Etwa 28,5 Milliarden Rechnungs-Seiten werden jährlich auf dem Postweg in Europa versendet. Höchste Zeit, digitale Potenziale zu nutzen! Schluss mit Papierbergen und Zettelwirtschaft.
ZUGFeRD
Die plakative Abkürzung steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer
Rechnung Deutschland“ – und erleichtert die Arbeit des Fachhandwerks künftig
spürbar. ZUGFeRD ist ein übergreifendes Format für elektronische Rechnungen,
unterstützt vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.
Das neue einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD legt fest, wie Informationen in
einer elektronischen Rechnung abgespeichert werden. Der Fachhandwerker erhält
eine PDF-Datei, die wie gewohnt betrachtet werden kann, aber auch mit dem
maschinenlesbaren, eingebetteten XML-Teil zur automatischen Buchung und
Archivierung im System sichtbar ist. Zudem ist sie als rechtsgültiges Dokument
anerkannt.
Die Vorteile der digitalen Bereitstellung von Rechnungsdaten auf einen Blick:
- Reduzierter Papierverbrauch schont die Umwelt und das Klima
- Keine langen Postlaufzeiten – Erhalt direkt nach Rechnungsstellung für hohe Planungssicherheit
- Entfall von Druck- und Portokosten
- Einscannen und Texterkennungs-Prozesse gehören der Vergangenheit an
- Rechnungen können direkt elektronisch geprüft und verarbeitet werden
- Rechnungsaufbewahrung nur noch in elektronischer Form erforderlich
- Als PDF-Dokument jederzeit les-, druck- und speicherbar
Zu den weiteren Stärken von ZUGFeRD zählt die revisionssichere Archivierung. Die
PDF-Datei und der Buchungssatz sind fest miteinander verknüpft. Alle wesentlichen
Informationen der Rechnung sind als XML-Code in die PDF-Datei eingebettet und
gehen automatisch in die Buchhaltung ein. Erkennungsfehler sind ausgeschlossen,
da kein Scan mehr nötig ist. Eine rein elektronische Archivierung wird möglich.
Zudem kann mit ZUGFeRD der Eingangs- und Ausgangsprozess der Rechnungen
weitgehend automatisiert werden. Manuelles Prüfen oder Scannen, etwa von
Dokumenten, werden überflüssig, der Personalaufwand sinkt deutlich. Ressourcen,
die für gewinnbringendere Prozesse und Tätigkeiten im Tagesablauf des
Unternehmens frei werden.