Der digitale Wandel findet bei der Heizungs- Lüftungs- und Sanitärbau GmbH Matulla aus dem ostfriesischen Holtgast bereits seit über 20 Jahren statt – und ist trotzdem noch lange nicht abgeschlossen. Geschäftsführerin Kerstin Matulla hat sich für den SHK-Betrieb ein großes Ziel gesetzt: „Wir wollen möglichst alles digital erfassen und verarbeiten.“ Arbeits- und Verbrauchszettel sollen verschwinden. Die Akten aus Papier sollen ebenso wie der Aufwand, den sie verursachen, deutlich reduziert werden. Schnellere, schlanke und transparente Prozesse sind die Idealvorstellung. Aber alles Schritt für Schritt. Evolution, nicht Revolution, ist dabei die Vorgabe von Matulla, die das Unternehmen zusammen mit ihren Eltern führt.
Das System passt sich dem Anwender an
Als sich die Matullas vor über 20 Jahren auf den Weg machten, das analoge Zeitalter zu beenden, dachte noch niemand an das heute so häufig genutzte Wort Digitalisierung. Ganz im Gegenteil: „Wir hatten damals viele kleine Bücher, in die wir die Projektnummern eingetragen haben, und große Schränke mit Akten“, erinnert sich Matulla heute an das aufwendige Prozedere. Die Kladden sind inzwischen verschwunden, die damals noch im Einsatz befindlichen Schreibmaschinen auch. Nur die Aktenschränke gibt es noch, ganz ohne Papier geht es heutzutage dann doch nicht.
Geändert hat sich trotzdem eine Menge. Die ersten Computer kamen, doch die Software war sehr kompliziert, die Umstellung von analog auf digital lief in kleinen Schritten. „Wir haben dann erst mal die Rechnungen am Computer erstellt, bei den Angeboten aber noch auf die Schreibmaschine zurückgegriffen.“ Nachkalkulation? Gab es nicht. „Das lief dann eher Pi mal Daumen“, berichtet Matulla. Was bei kleinen Kundendiensteinsätzen noch funktionieren mag, ist bei Großaufträgen, die durchaus ein halbes Jahr in Anspruch nehmen können, problematisch. Fest stand: Die mit den althergebrachten Methoden verbundene Intransparenz und die verzögerte Nachkalkulation sollten der Vergangenheit angehören.
Transparenz bei Projekten
Kurz nach der Jahrtausendwende entschied sich die Geschäftsführerin zu einem Schnitt: Das bisherige System konnte die Anforderungen an die durchgehende, medienbruchfreie Abbildung des Prozesses nicht erfüllen. Matulla machte sich auf die Suche nach einem System, das diese Anforderung erfüllt, und wurde letztlich bei dem Softwareunternehmen Moser aus Würselen bei Aachen fündig. Seit 2002 setzt das SHK-Unternehmen mit seinen rund 50 Mitarbeitern auf die Handwerkersoftware Mosaik. Deren modularer Aufbau ermöglicht eine schrittweise Digitalisierung der innerbetrieblichen Prozesse.
Kernstück von Mosaik ist die Projektverwaltung, die bei der Erstellung des Angebots anfängt. Daraus wird dann im Anschluss – im Optimalfall – ein Auftrag. Parallel zum Projekt läuft die Begleitkalkulation, wobei die von den Mitarbeitern geleisteten Stunden und die Materialverbräuche in das System gebucht werden. „Ich kann zeitnah sehen, wie der Stand in dem Projekt ist“, betont Matulla, die Dokumente wie Anzahlungs- und Schlussrechnung auch in Mosaik erstellt. Diese wiederum können über die entsprechenden Schnittstellen an die Datev-Anwendung beim Steuerberater übergeben werden.
Mobile Anwendungen geplant
Darüber hinaus führt Matulla derzeit den mobilen Service für die Kundendienstmitarbeiter ein. Hier wird der Arbeitszettel vor Ort auf einem Tablet ausgefüllt, in die Zentrale geschickt, und schon kann die Rechnung gestellt werden. Nützlich ist das Modul auch, wenn ein Auftrag kurzfristig reinkommt. „Viele Kunden rufen im Laufe des Tages wegen einer Störung oder eines Lecks an“, sagt Matulla. Hier muss nur noch eine Mail mit dem Arbeitszettel an den jeweiligen Mitarbeiter verschickt und nicht teils mehrfach telefoniert werden, um die Auftragsdaten zu übermitteln.
Mit der mobilen Erfassung der Arbeitszeiten ist eine weitere App derzeit in der Testphase, deren Einsatz die Stundenzettel der Mitarbeiter überflüssig machen könnte. Auch die Einführung des mobilen Aufmaßes ist vorgesehen, bisher läuft der Vorgang noch papierbasiert ab. Gleiches gilt für die Anlagenakte: Hierüber wird die Wartung der bei den Kunden stehenden Anlagen, sei es die Therme im Einfamilienhaus oder der Heizkessel in der Grundschule, geplant. Dabei bekommt jede Anlage ihre digitale Akte, Wartungstermine können so organisiert und eine Wartungshistorie gepflegt werden.
Die Lagerhaltung hingegen hat Matulla bereits vor einigen Jahren umgestellt. „Alles, was rein- und rausgeht, wird gescannt“, erläutert Matulla. Was aus dem Lager entnommen wird, wird auf das Projekt gebucht. Die Monteure rufen abends an und geben ihre Bestellung für den Folgetag durch, die ihnen dann von den beiden Lagerkräften zusammengestellt wird.
Fazit
Mit der Zeit hat Matulla die Mitarbeiter für die Neuerungen im Betrieb gewonnen: „Am Anfang ist immer eine gewisse Skepsis vorhanden. Aber sie haben bei jeder Einführung einer neuen Lösung erkannt, welche Vorteile sich ihnen bieten.“ Vom Angebot bis zur Schlussrechnung wird nun alles über Mosaik abgewickelt, die Akte liegt auf der Festplatte – das komme auch in der Belegschaft gut an. Die Geschäftsführerin ist von dem eingeschlagenen Weg überzeugt und will die Digitalisierung im Unternehmen Stück für Stück weiter vorantreiben. „Heute sind die Prozesse bei uns schneller, effizienter und transparenter. Das möchte ich nicht mehr missen.“
Über den mobilen Service werden beispielsweise Arbeitszeiten und Verbräuche erfasst. Der Kunde kann den Arbeitszettel sofort unterschreiben, dann wird das Dokument per Mail in die Zentrale geschickt.
Alles, was ins Lager rein- und rausgeht, wird bei Matulla gescannt.
