Wer statt Digitalkamera, Bleistift und Papier für die fotografische Erfassung von Baustellen oder haustechnischen Anlagen, für die Dokumentation von Tätigkeiten, Mängeln, Behinderungen oder des Baufortschritts eine Smartphone- oder Tablet-App einsetzt, kann seinen Zeit- und Organisationsaufwand erheblich reduzieren. Die Auswahl der richtigen Software hängt allerdings sehr davon ab, was man konkret machen will: Einige Programme sind auf Bautagebücher oder Bautagesberichte spezialisiert, andere unterstützen die Aufnahme und Nachverfolgung von Mängeln. Manche können beides. Die Auswahl der passenden App hängt deshalb sehr davon ab, was man konkret machen will.
Baustellendokumentation – einst und jetzt
Die herkömmliche Erfassung von Baustellenaktivitäten, die Dokumentation des Baufortschritts, von Behinderungen, Materialfehlern oder Ausführungsmängeln von Subunternehmen oder die Erstellung von Bautagesberichten war bisher zeit- und arbeitsaufwendig: Vor-Ort-Daten wurden schriftlich notiert und anhand von Fotos dokumentiert. Dokumentationen, Berichte oder Mängelrügen wurden später im Büro mit Office-Programmen erstellt und per Post an Projektbeteiligte verschickt. Kopien wurden in Ordnern abgelegt und auf Wiedervorlage gelegt. Das führte zu Mehraufwand, Fehlern und Verzögerungen.
Mit speziellen Baustellen-Apps lassen sich diese Medienbrüche vermeiden und Arbeitsabläufe optimieren. Außerdem entfällt das umständliche Hantieren mit Notizblock, Plan, Diktiergerät und Fotoapparat auf der Baustelle. Stattdessen werden mit Smartphones oder Tablets und den entsprechenden Apps die Vor-Ort-Daten direkt in Wort und Bild digital erfasst und sofort zugeordnet. Das erübrigt das nachträgliche Eintippen, Sortieren, Zuordnen und Verorten der Daten. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen und Textbausteinen beschleunigen einerseits die Erfassung, sorgen aber auch dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird. Da bei der Mängelverfolgung oder Bautagesberichten auch rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützt die Software Anwender auch beim Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder der Verfolgung von Fristen.
Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente einbinden, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen, Fotos können in einfacher Form bearbeitet (Größe, Ausschnitt ändern etc.) und mit Hinweispfeilen, Maßen und Bildkommentaren ergänzt werden. Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können Fotos auch verortet werden, sodass man auf Anhieb weiß, was auf welcher Baustelle fotografiert wurde.
Aus den erfassten Daten lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen sofort Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder Mahnungen generieren und per E-Mail versenden. Fristen können zur Terminüberwachung an den Terminkalender, z. B. von Microsoft Outlook, übergeben werden. Beim Programmstart erinnert eine Wiedervorlagefunktion an Termine und wacht darüber, dass terminlich nichts anbrennt.
Was sollte dokumentiert werden?
Damit Bau- und Montageabläufe später nachvollziehbar sind, müssen wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten der verschiedenen Unternehmer sowie die jeweiligen Arbeitsbedingungen auf der Baustelle dokumentiert werden. Erfasst werden beispielsweise anwesende (Sub-)Unternehmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Baubesprechungen, Prüfungen und Messungen, besondere Vorkommnisse, die Witterungsverhältnisse (Bewölkung, Niederschlag, Temperatur, Wind etc.) und anderes mehr.
Baustellendokumentationen sind eine wichtige Informationsgrundlage bei Störungen des Bauablaufs oder bei eventuellen Streitigkeiten mit anderen Baubeteiligten, beispielsweise bei Nachtrags- oder Ersatzforderungen oder wenn Ursachen von Baumängeln oder Terminverzögerungen aufzuspüren sind etc. Dokumentationen unterstützten aber auch die Rechnungsprüfung oder Projektdokumentation. Deshalb sollten sie auch persönliche Notizen als Gedächtnisstütze oder kommentierte Fotos enthalten. Wird kontinuierlich dokumentiert, entsteht ein umfangreiches Protokoll der Bauausführung, das im Streitfall den Verfasser entlasten kann. Kann dieser Baustellenaktivitäten lückenlos dokumentieren, hat er bei gerichtlichen Auseinandersetzungen stets die bessere Position.
Mit der digitalen Dokumentation entsteht zudem quasi nebenbei eine Informationsdatenbank, die später für die Bewirtschaftung, Gewährleistungsdokumentation oder für Statistiken und zur Qualitätsverbesserung genutzt werden kann. Baustellendokumentationen sind deshalb wichtige Unterlagen, die sorgfältig und unbefristet aufbewahrt werden sollten.
Mobile Technik macht’s möglich
Aktuelle mobile Dokumentationslösungen machen sich die Popularität und die Vorteile der intuitiv bedienbaren Smartphones und Tablet-PCs zunutze: Die Apps lassen sich einfach per Fingergesten bedienen, Vor-Ort-Bedingungen über die integrierte Fotofunktion dokumentieren und über die Bildschirmtastatur oder per digitaler Sprachaufzeichnung kommentieren. Ob sich Smartphones, die größeren Phablets, Tablets oder Convertibles mit drehbarer oder aufsteckbarer Tastatur besser eignen, muss jeder für sich entscheiden. Welche Hardware auch bevorzugt wird – sie sollte baustellentauglich sein oder durch eine Zusatzausstattung (Gummiarmierung, Gehäusehülle etc.) robust gemacht werden, damit Baustellenstaub und -nässe oder Stürze nicht zum Problem werden.
Auch die Display-Helligkeit spielt, etwa bei Dokumentationen auf dem Dach, eine wichtige Rolle. Bewährt haben sich spezielle Rugged-Smartphones und -Tablets. Damit Mängelprotokolle von der Baustelle aus versandt werden können, ist eine mobile Internetverbindung Voraussetzung. Dann kann man auch gegebenenfalls auf Büro- und Projektdaten zugreifen oder mobil erfasste Daten sofort mit den Bürodaten abgleichen.
Was gibt es und was ist für wen sinnvoll?
Keine Baustellen-App kann alles. Deshalb sollte man sich vorher Gedanken machen, was man konkret machen will. Einige Apps dienen primär der Erstellung von Bautagesberichten. Sie enthalten Angaben zur Witterung, beschäftigten Arbeitern, Fremdfirmen, Behinderungen, Änderungen oder besonderen Vorkommnissen und dienen der Dokumentation und Beweissicherung. Spezielle Lösungen für das mobile Mängelmanagement unterstützen die Aufnahme, Beschreibung, Zuordnung, Verteilung und Nachverfolgung von Mängeln und Mängelrügen.
Die meisten Apps sind allgemein einsetzbar, andere sind auf spezielle Bereiche, etwa die Brandschutzdokumentation, spezialisiert, viele sind kostenpflichtig, einige kostenfrei. Die Apps laufen auf Windows-, iOS- oder Android-Mobilgeräten, Web-Apps sind plattformunabhängig. Unterschiede gibt es in Bezug auf Dokumentations- und Auswertungsfunktionen, die Einsatzmöglichkeiten oder die Zielgruppe.
Nicht alle Apps sind in der Lage, Messdaten, etwa von Laser-Distanzmessgeräten, per Bluetooth-Funkstandard zu importieren. Die Zukunft gehört wohl den cloudbasierten Lösungen. Damit können auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem per Passwort zugänglichen Webserver gespeichert werden. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte, wie etwa Subunternehmer, haben dadurch die Möglichkeit, die für sie relevanten Berichte jederzeit online einzusehen, eigene Informationen beizusteuern und sich zeitnah über den aktuellen Stand zu informieren.
Worauf sollte man achten?
Funktionelle Unterschiede liegen im Detail: Baustellen dokumentieren oder Mängel erfassen können alle dafür ausgelegten Apps mehr oder weniger gut. Entscheidend ist, welche Funktionen und Automatismen die Software für die daran anschließende Weiterbearbeitung, Verwaltung und Auswertung bietet, denn hier steckt der eigentliche Arbeits- und Organisationsaufwand. Auch bei der Erfassung gibt es Unterschiede – etwa im Hinblick auf die Möglichkeit, beliebig lange Notizen anfügen, Spracheingaben beispielsweise per Google Docs zu erfassen oder zwischen Planungs-, Material- und Ausführungsfehlern unterscheiden zu können und so weiter.
Wichtig sind ferner eine intuitive Bedienung, aber auch Zusatzfunktionen. Dazu gehört etwa die Möglichkeit einer projektübergreifenden Mängelauswertung, um beispielsweise offene Mängel aus verschiedenen Baustellen ein- und desselben Unternehmens herausfiltern zu können. Auch eine Einbindung in die bestehende Bürosoftware-Umgebung, funktionierende Schnittstellen für eine Datenübernahme/-übergabe, einen Datenabgleich etc. sind wichtig.
Hier gibt es noch Optimierungsbedarf. So werden in übergeordnete Programme, etwa branchenspezifische ERP-Software, integrierte Dokumentations-Apps kaum offeriert. Dabei hätte dies viele Vorteile: neben der einheitlichen Bedienung könnte man Projektdaten, wie beteiligte Firmen und Personen, Leistungen, Termine etc., übernehmen, erfasste Baustellendaten könnten direkt weiterverarbeitet werden und so weiter. Wichtig bei mobilen App- und Cloudlösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Verfügbarkeit einer (ausreichend schnellen) Online-Datenverbindung etwa im Kellergeschoss auf der Baustelle nicht immer gewährleistet ist.
Extras
Produkte und Anbieter
In unserem Bereich „Extras“ auf www.sbz-online.de finden Sie eine Auswahl von Produkten und Anbietern, die allerdings keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.
Autor
Dipl.-Ing. Marian Behaneck ist Fachautor zahlreicher Publikationen zu Hardware, Software und IT im Baubereich; 76751 Jockgrim, E-Mail: behaneck@gmx.de
Smarter dokumentieren: Mobile Dokumentationslösungen rationalisieren die Erfassung und das Management von Baustellendaten.
Im Vergleich zur konventionellen Baustellen-Dokumentation reduzieren mobile Dokumentations-Apps den Papier- und Materialaufwand erheblich.
Im Plan verortete Fotos und Textkommentare bilden die Grundlage für eine nachvollziehbare Baustellendokumentation.
Baudokumentationslösungen bestehen meist aus einer mobilen Erfassungs-App und einer stationären Büro-Auswertungssoftware.
„Pinnadeln“ symbolisieren Baumängel mit unterschiedlichem Bearbeitungsstand, die mit Detailinformationen hinterlegt sind.
Die mobil erfassten Baustellendaten werden am Büro-PC ausgewertet und in Form eines Berichts an Projektverantwortliche verteilt.
