Datensicherung ist Existenzsicherung

Computerdaten sind nicht unverwüstlich: ein kurzzeitiger Stromausfall während des Datenzugriffs oder ein zu hoher Spannungsimpuls – und schon sind die wichtigen Firmendaten ruiniert. Das versehentliche Überschreiben oder Löschen von Dateien ist ein weiterer „Klassiker“. Auch Diebstahl, Brand-, Blitz- oder Wasserschäden sind nicht auszuschließen.

Alle wertvollen Daten zerstört

Eine weitere Gefahrenquelle für Ihre Daten stellen z.B. Computerviren dar, die wichtige Dateien infizieren, teilweise unbrauchbar ­machen oder ganz zerstören. Stellen Sie sich einmal vor, was passieren würde, wenn ­aufgrund eines der aufgezählten Ereignisse all Ihre Projektdaten, Angebote, Kunden­daten, Rechnungen, Aktennotizen, CADPläne etc. zerstört wären. Vielleicht wurde ja auch ein Teil der Daten gesichert. Allerdings zuletzt vor mehreren Wochen, so dass der aktuelle Stand nur noch teilweise anhand von Papierausdrucken wieder hergestellt werden kann. Mehrfacharbeiten, Zeitverzögerungen, Ärger mit Kunden, empfindliche Einnahmeeinbußen und andere teure Unannehmlichkeiten waren die Folge. Wer eine derartige Situation schon einmal erlebt hat, nimmt das Thema Datensicherung nie wieder auf die leichte Schulter, weil er weiß: Zur ­regelmäßigen Datensicherung (engl. backup) gibt es keine Alternative. Denn von ihr kann im Ernstfall die Existenz eines Unternehmens abhängen.

Welche Backup-Strategien gibt es?

Wer sich vorher Gedanken über das „Wie“ macht, kann Fragen zu Kosten, Zeitaufwand und Wirksamkeit der Sicherungsmaßnahme im Voraus klären. Ähnlich wie bei einer Ver­sicherung, muss auch beim Backup-Konzept ein Kompromiss zwischen dem Wunsch nach Sicherheit auf der einen und dem Aufwand bzw. den Kosten auf der anderen Seite gefunden werden. Sicherungsstrategien haben einen entscheidenden Einfluss auf diese Faktoren.

Voll-Backup

Die vollständige Sicherung aller Daten erzeugt ein identisches Abbild des Datenspeichers auf dem Sicherungsmedium. Dies hat den Vorteil, dass der ursprüngliche Zustand sofort wiederhergestellt werden kann. Nachteilig ist, dass die Komplettsicherung zeitaufwendig ist und Sicherungsmedien mit einem extrem hohen Speichervolumen voraussetzt.

Inkrementelles/differenzielles Backup

Beim inkrementellen Backup werden nur Dateien gesichert, die seit dem letzten Sicherungsvorgang hinzugekommen oder verändert worden sind. Sowohl der Zeit- als auch Platzbedarf ist erheblich geringer als beim Voll-Backup. Allerdings dauert der Restaurierungsvorgang länger, weil bei Totalverlust zunächst das Voll-Backup und anschließend der Reihe nach alle inkrementellen Backups eingespielt werden müssen. Je mehr Backups einzulesen sind, desto größer ist die Gefahr, dass dabei etwas schief geht. Besser ist, wenn es die Datenmenge zulässt, das differenzielle Backup, bei dem stets alle Änderungen seit dem letzten Voll-Backup archiviert werden.

Projektbezogenes Backup

Befinden sich Daten zu einem bestimmten Projekt ungeordnet auf den Sicherungs­medien, ist eine schnelle Wiederherstellung des aktuellen Projektstandes umständlich. Aus diesem Grund sichern viele Unternehmen ihre wertvollen Daten projektbezogen. Voraussetzung für einen zügigen Sicherungsvorgang ist allerdings, dass sich auf dem Netzwerk alle Projektdaten möglichst in einem einzigen Verzeichnis (und weiteren Unterverzeichnissen) befinden.

Wie häufig sollte man sichern?

Die Häufigkeit der Datensicherung hängt von mehreren Faktoren ab: vom Datenaufkommen pro Arbeitstag, von der Wichtigkeit der Daten, vom Rekonstruktionsaufwand etc. Der dafür erforderliche Zeitaufwand darf keinesfalls ein Argument dafür sein, die Sicherungszyklen zu verlängern. Vor allem sollte die Datensicherung systematisch erfolgen. In der Praxis hat sich folgendes Schema bewährt:

Auf insgesamt drei Sätzen von Sicherungsmedien werden die Daten täglich, wöchentlich und monatlich gesichert. Jedes Medium ist beschriftet und mit einem Namen formatiert (z. B. „Montag“ bis „Donnerstag“, der „Freitag“ ist ein Sonderfall). Bei der inkrementellen/differenziellen Tagessicherung wird das Sicherungsmedium morgens neu eingelegt, der Sicherungsvorgang z. B. ab 24 Uhr automatisch gestartet. Über den Zeitraum von einer Woche entsteht so von Montag bis Donnerstag eine Sicherung. Freitags werden Komplett-Backups erstellt, die die Wochensicherungen darstellen. Diese sollten, mit einem Schreibschutz versehen, über vier Wochen gesondert aufbewahrt werden. Die letzte Wochensicherung wird als Monats-Backup, am besten extern in einem Tresor oder Bankschließfach, aufbewahrt. Innerhalb eines Jahres können vier oder zwölf (Quartal/Monat) Backups aufbewahrt werden.

Welche Art der Daten­sicherung?

Nach dem Motto „das Geschäft geht vor“ wird die Datensicherung in kleinere Betrieben häufig vernachlässigt. So sind denn auch Zeitmangel, Nachlässigkeit oder Unwissenheit meist die Hauptgründe dafür, weshalb sie vor allem in kleinen Unternehmen häufig vernachlässigt wird. Dabei ist ein Backup in Betrieben mit bis zu drei PCs relativ einfach. Hier ist eine arbeitsplatzbezogene Datensicherung noch praktikabel und ausreichend.

Mit der Betriebsgröße nimmt die Häufigkeit regelmäßiger Datensicherungen zu. Das liegt auch daran, dass die Arbeitsplatzrechner dann an einem Netzwerk-Server (Netzwerk-Zentralrechner) hängen, auf dem in der Regel alle essentiellen Unternehmensdaten gespeichert sind. Besondere Methoden (wie z.B. die „Spiegelung“, also die Verteilung der Daten auf mehrere Festplatten) gewährleisten zwar, dass beim Ausfall einer Festplatte sofort ein identisches Abbild einspringen, respektive mit den anderen weitergearbeitet werden kann. Das macht die regelmäßige Daten­sicherung aber nicht überflüssig.

Beim Netzwerk-Backup sind Besonderheiten zu beachten: Die Datensicherung sollte nachts erfolgen, da sonst Kollisionen zwischen Sicherungssoftware und NetzwerkBenutzern (geöffnete Datenbanken, Dateioperationen etc.) auftreten können. Außerdem hemmt eine Komplettsicherung die Datenzugriffs-Geschwindigkeit im Netz. Da wichtige, gemeinsam genutzte Daten ohnehin auf den Netzwerk-Server und nicht auf den lokalen PC gehören, erfasst eine Netzwerk-Sicherung in der Regel alle relevanten Daten. Dennoch sollten in regel­mäßigen Abständen auch die einzelnen angeschlossenen PC-Arbeitsplätze gesichert werden.

Welche Sicherungsmedien gibt es?

Nachfolgend eine Übersicht über die wich­tigs­ten Sicherungsmedien.

USB-Festplatten

Externe Festplatten, die man einfach über die USB-Schnittstelle anschließen kann, sind sehr preiswert geworden – bei deutlich gestiegenen Speicherkapazitäten (bis zu ca. 1000 GB pro Einzelplatte bei Preisen von unter 200 ­Euro). Sie haben sich – neben CDs bzw. DVDs – mittlerweile als Sicherungsmedium von Einzelarbeitsplätzen etabliert.

Wechselplatten

Schnelle, bis an Festplatten heranreichende Zugriffszeiten und ein problemloses Handling zeichnen Wechselplatten (z.B. Zip-/REV-Disk) aus. Für den Datentransport eignen sich Wechselplatten hervorragend, allerdings spricht die relativ geringe Verbreitung nicht nur im Baubereich gegen eine Verwendung als Datenaustauschmedium.

Magnetband/Streamer

Magnetbänder gehören zu den ältesten Datensicherungs-Medien und eignen sich insbesondere für die Sicherung im Netzwerk. Nachteilig ist der sequentielle Datenzugriff (Dateien sind nur hintereinander lesbar) sowie die Notwendigkeit einer speziellen Software zum Speichern und Lesen der Daten. Schneller und zuverlässiger sind Streamer mit digitaler DAT-Aufzeichnungstechnik.

CD-/DVD-Brenner

Die CD-R kann mit 600–700 MB einmal beschrieben, danach nur noch gelesen werden. Bei der CD-RW ist mehrfaches Beschreiben möglich. Da die Daten optisch abgetastet werden, entsteht kein Verschleiß. Neben der projektbezogenen Datensicherung eignen sich CDs auch für den Datenaustausch. Auf der höherkapazitiven, einschichtigen DVD (4,7 GB), die es ebenfalls als wiederbeschreibbare Variante gibt, lassen sich auch umfangreichere Datenmengen speichern.

USB-Speichersticks

Die kleinen Speichersticks haben vor allem die Diskette verdrängt. Sie haben die Größe eines Taschenfeuerzeugs, sind robust, bis zu 100000-mal schreib-/lesbar und verfügen über beachtliche Speicherkapazitäten von derzeit bis zu ca. 16 GB. Für den Datenaustausch sind sie hervorragend, für die Datensicherung aber nur bedingt geeignet.

Disketten

Disketten spielen im Zusammenhang mit der Datensicherung meist nur dann eine Rolle, wenn alte Daten von diesem betagten Sicherungsmedium gelesen werden sollen. Da moderne Rechner über kein entsprechendes Laufwerk mehr verfügen, sind externe 3,5 Zoll-USB-Diskettenlaufwerke eine Lösung.

Online-Backup

Mit der zunehmenden Verbreitung preiswerter Breitband-Internetverbindungen (DSL) werden Online-Backups auf externen Servern immer interessanter. Hauptvorteil: Die Daten werden außerhalb des eigenen Unternehmens in besonders gesicherten Räumen aufbewahrt. Allerdings ist der elektronische Versand der Daten nicht immer ausreichend vor Datendiebstahl abgesichert.

Welche Medien eignen sich für welchen Zweck?

Angesichts dieser Vielfalt ist es wichtig, sich klar darüber zu sein, ob das Medium lediglich zum Sichern oder zusätzlich für den Austausch oder das Archivieren von Daten verwendet werden soll. Reine Sicherungsmedien müssen vor allem zuverlässig, preiswert und einfach bedienbar sein. Hier haben USB-Festplatten die Nase vorn, da sie einfach wie ein zusätzliches Laufwerk angesprochen werden, keine spezielle Software zum Schreiben/­Lesen erfordern und teilweise sogar ohne ­zusätzliche Stromversorgung auskommen. Wer dagegen mit demselben Laufwerk auch Medien für den Datenaustausch beschreiben will, nutzt eher einen CD-/DVD-Brenner. ­Datensicherung ist nicht gleich Datenarchivierung. Während bei der Datensicherung kurz- bis mittelfristig verfügbare Daten­kopien zu Sicherungszwecken angelegt werden, zielt die Datenarchivierung darauf ab, Daten für eine längere Zeit (zehn Jahre und mehr) ­aufzubewahren. Hier ist bei allen Speichermedien Vorsicht geboten. Erfahrungen hinsichtlich der langfristigen Lesbarkeit von ­Daten gibt es kaum, da die meisten Technologien schlicht zu „jung“ sind. Lediglich bei der Magnetband-Technologie bestehen Erfahrungswerte von rund 50 Jahren. Über ­diesen Bereich hinausgehende Haltbarkeits-Prognosen sind schlicht unseriös. Hinzu kommt, dass niemand garantieren kann, dass die für das Lesen der Daten erforderliche Hard- und Software nach Jahrzehnten noch funktioniert, weiterentwickelt wird bzw. ­verfügbar ist.

Backup-Software und ­Datenrettung im Notfall

Prinzipiell lassen sich Dateien auch mit ­gewöhnlichen Windows-Explorer-Funktionen sichern. Werden jedoch Streamer ein­gesetzt, sollen die Daten Platz sparend komprimiert und müssen die Daten auf ­meh­rere Daten­träger verteilt werden, hilft nur spe­zielle Backup-Software. Ganz grob wird zwischen Hardware-orientierten und Hardware-unabhängigen Lösungen unterschieden. Software, die nicht an ein spezielles Laufwerk oder Medium gebunden ist, hat den Vorteil, dass sie auch bei einem Hardware-Wechsel oder Ausbau einsatzfähig bleibt. Damit beim Wiederherstellen von Backup-Daten nichts schief geht, vergleichen Backup-Programme gesicherte Dateien Bit für Bit mit dem Inhalt der Festplatte und listen eventuelle Differenzen auf. Ob ein problemloser Zugriff auf gesicherte Daten im Fall der Fälle auch tatsächlich möglich ist, muss regelmäßig geprüft werden, insbesondere bei neuer Backup-Software bzw. Hardware: ­Restaurieren der Daten, möglichst auf einer neuen PC-Festplatte, anschließendes Laden im Anwendungsprogramm.

Sind Dateien durch einen versehentlichen Löschbefehl verloren gegangen, so kann man diese unter Windows in den meisten Fällen durch Öffnen des Papierkorbs oder entsprechende Hilfsprogramme wiederherstellen. In allen anderen bzw. in komplizierten Fällen sollten Sie sich an Ihr EDV-Systemhaus oder an spezielle Servicelabors wenden.

Unser Autor Dipl.-Ing. Marian Behaneck war viele Jahre lang in Dokumentation, Marketing und PR der Bausoftware-Branche tätig. Er ist Fachautor ­zahlreicher Publikationen zu Hardware, Software und IT im Baubereich.

Ein System-Backup ist ebenso wichtig wie das regelmäßige Sichern von Arbeitsdaten. Denn es dauert eine Weile, bis ein PC so eingerichtet ist, wie er einmal war (z. B. müssen Betriebssystem und Anwendungsprogramme installiert, konfiguriert und eingestellt werden). Unter einem System-Backup versteht man die Er­stellung eines exakten 1:1-Abbildes des gesamten Festplatteninhalts eines Rechners auf einer weiteren Festplatte oder einem anderen Sicherungsmedium. Dazu gibt es entsprechende Spezialsoftware (Image-Tools). Im Ernstfall wird dann dieses Festplatten-Abbild eingespielt und man kann anschließend sofort weiter­arbeiten.

1. Datensicherung entsprechend einem ­individuellen Sicherungsplan regle­mentieren und „institutionalisieren“ (Wie wird was wann gesichert? etc.).

2. Sicherungs-Vorgang möglichst automatisieren (manuelle Backups können vergessen werden und sind fehler­anfällig).

3. Für die Datensicherung verantwort­lichen Mitarbeiter benennen.

4. Daten vor dem Sichern möglichst nicht packen, da beim Komprimieren/Dekomprimieren Fehler passieren können.

5. Einen schreibgeschützten Datensicherungs-Satz zusätzlich extern aufbewahren (im Bankschließfach, im Tresor etc.).

6. Führen Sie regelmäßig Restaurierungsversuche durch; am besten geeignet ist dafür ein spezieller, für diese Aufgabe vorgesehener „Reserve-PC“.

7. Datensicherung und Backup-Strategie regelmäßig überprüfen und wenn nötig anpassen (Wurden Daten vollständig und fehlerfrei gesichert? Ist das Verfahren noch aktuell? etc.).

8. Für einen möglichen „Daten-Gau“ einen gut überlegten Notfallplan zurechtlegen. Dazu gehört auch die Suche nach einer Anlaufstelle im Fall der Fälle (beim EDV-Systempartner oder bei Spezialdiensten zur Datenrettung wie http://www.convar.de, http://www.data-recovery.de, http://www.datenrettung.de, http://www.ontrack.de, https://www.trekstor.de/ usw.).