Bei Eingangsrechnungen, Lieferscheinen, Ausschreibungsunterlagen, Fotos etc. wird die digitale Archivierung zum hilfreichen Instrument. Der Anwender arbeitet dabei wie gewohnt mit Archiven, Aktenschränken und Ordnern – nur eben digital, schnell und komfortabel. Allerdings wird für Handwerksbetriebe die Lösung der digitalen Archivierung erst richtig interessant, wenn sie sich mit der im Betrieb eingesetzten Branchensoftware verknüpfen lässt.
Bei Label Software ist die Archivlösung in zwei Varianten verfügbar: Vollintegriert in das Gesamtpaket „Labelwin“ sowie – ganz neu – als eigenständiges Programm „Labelwin-Archiv“ neben der vorhandenen Software. Beide Versionen bieten spezielle Funktionen für den Handwerksbetrieb. Dabei nutzt Label die Einbindung des Archivierungsprogramms „Elo Digital Office“ in Labelwin (Elo-Version 7.0).
Konkret kann ein Ablauf im SHK-Betrieb z.B. so aussehen: Der Monteur kommt mit dem unterschriebenen Auftragszettel ins Büro. Das Dokument wird gescannt. Die Archivierungssoftware „Elo“ legt den eingelesenen Auftragszettel in die „Postbox“. Von da aus übernimmt die Branchenlösung „Labelwin“ automatisch die Zuordnung. Das funktioniert über einen Code auf dem Auftragszettel. Bei Eingangsrechnungen stößt der Mitarbeiter den Scanvorgang aus „Labelwin“ an. Nach dem Erfassen der Rechnung im Computer (Kostenzuordnung, Kontierung) erscheint die Frage, ob diese jetzt gescannt werden soll. Das Dokument wird am Arbeitsplatz in den Scanner gelegt und verarbeitet.
Beim eigenständigen Programm „Labelwin-Archiv“ kostet der erste Arbeitsplatz (inkl. Dokumentenscanner) 1990 €, jeder weitere Arbeitsplatz 690 €.
Label Software
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