Der Installateurmeister Georg Pfaff sitzt vor seinem PC und speichert die GAEB-Angebotsdatei, die ihm sein Großhandelspartner gerade per E-Mail gesendet hat. Denn vom Großhändler wurden in das Leistungsverzeichnis, das er zuvor von einem Ingenieurbüro erhalten hatte, bereits die objektspezifischen Einkaufspreise eingesetzt.
Ein halber Arbeitstag gespart
Drei Mausklicks später öffnet er diese Datei wieder im EDV-Programm für Kalkulation und Auftragsabwicklung. Innerhalb weniger Sekunden ist das bepreiste Leistungsverzeichnis eingelesen. „Bis hierher habe ich jetzt mindestens einen halben Tag Arbeit gespart“, sagt Georg Pfaff und nimmt demonstrativ ein älteres Lieferantenangebot in die Hand, das als Papierausdruck auf dem Schreibtisch liegt. Er lässt die rund 50 Seiten über den Daumen gleiten und meint: „Bisher musste von jeder einzelnen Position der Material-Einkaufspreis von Hand eingegeben werden.“ Nun ist alles anders beim SHK-Betrieb Pfaff im schwäbischen Unlingen: Das zeitraubende und fehleranfällige Abtippen von Material-Einkaufspreisen in die EDV ist Vergangenheit.
Die Vorgehensweise, mit der sich die LVBepreisung und damit die Angebotsbearbeitung enorm beschleunigen lässt, hat das Software-Unternehmen Locher & Christ zusammen mit einigen Fachgroßhandelshäusern auf den Weg gebracht. Als Kunde des oberschwäbischen Softwarehauses waren Georg Pfaff und Juniorchef Markus Pfaff, die bereits seit zehn Jahren mit dessen Programm LC-TOP arbeiten, schnell von dem damit verbundenen Zeitvorteil überzeugt. Rationalisierung bei der Angebotsbearbeitung ist hier durchaus geboten, denn von zehn abgegebenen Angeboten ist teilweise oft nur ein Auftrag zu erwarten.
Besser und schneller kalkulieren
Allerdings bleibt in vielen Handwerksbetrieben das Angebotswesen auf der Strecke. Der Haupt-Bremsklotz ist, dass der Prozess vom Erhalt des Leistungsverzeichnisses über die Preisanfrage beim Lieferanten bis zur Eingabe der Preise in das EDV-Programm zu viel Zeit beansprucht: Bis Leistungsverzeichnisse kopiert und zum Großhandel geschickt, das Lieferantenangebot vorliegt und die Preise von Hand eingegeben sind, bleibt oft bis zur Angebotsabgabe kaum noch Zeit, geschweige denn für eine akkurate Kalkulation. Der Ansatz von Locher & Christ war, das bewährte GAEB-Datenaustauschformat für die LV-Bepreisung zu nutzen. Damit lässt sich der Zeitaufwand für die Angebotsbearbeitung mehr als deutlich reduzieren. „Bei Angeboten im Objektbereich sparen wir gut zwei Drittel der sonst benötigten Zeit“, berichtet Georg Pfaff. Der Arbeitsablauf stellt sich wie folgt dar:
- Erhalt des Leistungsverzeichnisses: Der Handwerksbetrieb erhält via E-Mail ein Leistungsverzeichnis im GAEB-Datenformat und liest die Daten über die Schnittstelle in das Angebotsprogramm ein.
- Übermittlung der LV-Daten an den Großhandel: Der Handwerksbetrieb sendet das eingelesene Leistungsverzeichnis aus dem Programm heraus als Preisanfrage als GAEB- oder UGL-Datei.
- Bearbeitung des LVs beim Großhandel: Sofern der Großhandelspartner die Möglichkeit hat, GAEB-Dateien zu verarbeiten, kann dieser innerhalb seines EDV-Systems den jeweiligen LV-Positionen die in Frage kommenden Artikel automatisch zuordnen. Eine speziell für das Programm LC-TOP entwickelte Suchfunktion vereinfacht dabei das Erfassen der Artikel: Wird eine LV-Position markiert, kann per Tastenbefehl ein Suchlauf gestartet werden, der den passenden Artikel anhand von hinterlegten Schlüsselwörtern findet.
- Der Handwerksbetrieb erhält die bepreiste LV-Datei: Der Großhandelspartner sendet das Angebot mit kunden- und objektspezifischen Einkaufspreisen dem Handwerkskunden als GAEB- oder UGL-Datei zurück. Dieser liest die LV-Datei über die entsprechende Schnittstelle ein. Weil die Preise bereits in diesen Daten enthalten sind, bleibt die händische, zeitraubende und fehleranfällige Übertragungsarbeit erspart. Sofern im Artikelstamm Montagezeit-Richtwerte hinterlegt sind (z.B. Bürgerle-Daten), können diese mit eingelesen werden.
Objektgeschäft wieder interessant
Die wesentlich schnellere Angebotsbearbeitung bringt es mit sich, dass auch mehr Angebote bewältigt werden können. Für den acht Mann starken SHK-Betrieb Pfaff lohnt es sich damit auch, im hart umkämpften Objektgeschäft zu agieren, das den größten Teil des Auftragsvolumens einnimmt. Nach dem Einlesen des bepreisten LVs können sich Georg und Markus Pfaff sofort der eigentlichen Kalkulation zuwenden: Kalkulationsaufschläge festlegen und für reine Leistungspositionen (z.B. „Speicheranschluss herstellen“) Material- und Lohnpreise kalkulieren. „Damit bleibt uns auch Zeit zu kontrollieren, ob z.B. beim Verteiler auch die Konsolen einkalkuliert oder bei Heizungspumpen die Verschraubungen dabei sind“, sagt Georg Pfaff. „Da es bei der herkömmlichen Vorgehensweise stets eilig war, blieb möglicherweise auch so mancher Kalkulationsfehler unbeachtet.“
Wie der SHK-Unternehmer berichtet, erfolgt die Übermittlung der bepreisten LV-Dateien im GAEB- oder UGL-Datenformat – je nach Großhandelspartner – entweder durch direkte Zusendung per E-Mail oder als Download über einen passwortgeschützten Bereich auf der Webseite des Großhandelsunternehmens. „Die Richtung stimmt. Allerdings sollte der Fachgroßhandel die Bepreisung von GAEB-Leistungsverzeichnissen noch intensiver und auf breiter Ebene unterstützen“, meint Georg Pfaff und bedauert, dass die direkt beliefernden Herstellerfirmen diesen Angebotsservice noch nicht bieten. Dort müsse man die Preise noch auf konventionelle Weise per Fax anfragen.
• EDV-Anwender: Pfaff HeizungSanitär GmbH 88527 Unlingen https://www.pfaff-unlingen.de/
• Software LC-TOP: Locher & Christ GmbH 88456 Winterstettenstadt Telefon (0 73 55) 93 17-0 Telefax (0 73 55) 93 17-20 E-Mail: info@lc-top.de https://www.lc-top.de/
