SBZ: Wann hält das papierlose Büro endlich Einzug ins SHK-Handwerk?
Karl-Heinz Hottgenroth: Ich glaube, dass sich das Thema in fünf Jahren in vielen Betrieben durchgesetzt hat. Ein Computer bzw. eine Software soll ja generell Vorteile bieten, damit sie interessant ist und nützlich für den Anwender. Auf dem Weg zum papierlosen Büro hilft schon so eine einfache Funktion wie das Auffinden von Dokumenten am Rechner. Das geht wesentlich schneller, als in Aktenschränken zu wühlen. Je nachdem, wie hoch das Sicherheitsbedürfnis des Anwenders ist, hat er vielleicht trotzdem noch Ausdrucke im Schrank stehen, das sei mal dahingestellt. Aber nötig wäre das faktisch schon heute nicht mehr.
SBZ: Gibt es Branchen, die in dem Thema weiter sind als die SHK-Welt?
Hottgenroth: Eigentlich ist das SHK-Handwerk relativ weit vorne. Es wurden bereits eine Menge Schnittstellen entwickelt, die die Fachbetriebe mit den anderen Bereichen des Baugewerbes verbinden, zum Beispiel IDS-Connect, GAEB und DATANORM. Das reduziert den Aufwand bei der Korrespondenz enorm. Und den Bedarf an Papier. Mir ist jetzt keine handwerkliche Branche bekannt, die da weiter ist. Eine große Rolle nimmt zum Beispiel auch BIM ein. Diese Methode ist in der Lage, sowohl die kaufmännische als auch die technische Seite eines Projektes abzubilden.
SBZ: Bei BIM denke ich eigentlich zuerst an die Vorteile auf technischer Seite.
Hottgenroth: Sprechen Sie mal mit Unternehmern, die zum Beispiel mit Leistungsverzeichnissen zu tun haben. Diese nehmen die technische Seite weniger wahr, für sie existieren die Bedingungen bei den Ausschreibungen. Dass aber zusätzlich die technische Ausführung dokumentiert werden sollte, wird oftmals ausgeblendet. Gerade bei einer gewerkeübergreifenden Zusammenarbeit ist das von hoher Bedeutung. Deshalb sage ich, kaufmännische Software wird eine immer größere Rolle spielen, wenn es darum geht, technische Vorgänge zu dokumentieren, vor allem mit Blick auf das BIM. Wir bei Hottgenroth/ETU entwickeln technische und kaufmännische Anwendungen. Insofern ist der SHK-Kunde, der unsere Software nutzt, schon ein Stück privilegierter in diesem Punkt.
SBZ: Werden in diesem Zusammenhang mobile Anwendungen die stationären Rechner irgendwann komplett ablösen?
Hottgenroth: Die Handwerker, die mit mobilen Lösungen arbeiten – und das werden immer mehr – wissen den Wert zu schätzen. Mobile Anwendungen sind Hilfestellung und Arbeitserleichterung zugleich. Sie bieten eine direkte Dokumentation vor Ort, es werden zum Beispiel Stundenabrechnungen einfach erstellt. Gerade kleine Betriebe haben dadurch Vorteile. Die Unternehmer müssen abends nicht noch ein oder zwei Stunden im Büro sitzen, um die Aufträge des Tages abzuarbeiten. Das wird quasi direkt und nebenbei erledigt. Außerdem ist eine exakte Dokumentation möglich. Wer von Hand aufschreibt, muss doch hinterher alles nachhalten und übertragen. Ob dann noch jede einzelne Position präsent ist und abgerechnet wird, möchte ich bezweifeln.
Aber um Ihre Frage noch mal genauer zu beantworten: Diese Ablösung wird sicherlich ein schleichender Prozess. Grundsätzlich gilt, man kann heute nicht mehr sagen, dieses oder jenes Vorgehen ist der Königsweg für den Arbeitsalltag. Es gibt eine Vielfalt an Möglichkeiten zur Abwicklung. Der Zugriff kann zum Beispiel über eine Cloud erfolgen. Deshalb muss jeder so arbeiten können, wie und wo er will. Ganz entscheidend ist, dass sich die Anwendungen synchronisieren. Darauf sollte man beim Kauf neuer Software unbedingt achten.
SBZ: Das spielt ja schon in den Bereich Arbeitsoptimierung hinein.
Hottgenroth: Ja, das Thema wird eine massive Notwendigkeit bekommen. Nehmen Sie die Punkte Fachkräftemangel und hohe Auftragslage – eine Software verschlankt zeitraubende Prozesse im Alltag. So bleibt für jeden Mitarbeiter mehr Zeit für das Wesentliche, für den Kundenkontakt.
SBZ: Das müssen Sie genauer erklären.
Hottgenroth: Die Verbesserungsmöglichkeiten sind ja allein schon dadurch gegeben, dass SHK-Unternehmen mit mobilen Anwendungen eine Beschleunigung und höhere Präzision bei ihren Abläufen erreichen. Nehmen wir die Dokumentation von Wartungsaufträgen und von Arbeitszeiten. Die Informationen werden digital weitergeben vom Servicetechniker an den Betrieb. Und zwar so, dass sie vollständig zentral erfasst werden. Das hat Vorteile: a) sie kommen leichter an Infos, b) alle Daten werden unmittelbar zentral gehalten. Deshalb ist es bei der mobilen Lösung wesentlich einfacher, die Rechnungen bzw. die Stundenzettel zu schreiben. Aus einem Angebot etwa lässt sich ganz einfach eine Rechnung erzeugen, in der ich bei Bedarf nur Positionen abändere. Das spart Zeit, die man als Unternehmer anderswo besser investieren kann.
SBZ: Unter anderem bildet diese Vorgänge Ihre Software „Kaufmann“ ab. Wenn ein Auftrag reibungslos abläuft, passt das ja prima. Aber wie hoch ist der Bedienaufwand, wenn ich Fehler beheben möchte oder gar eine Reklamation zu bearbeiten habe?
Hottgenroth: Wir haben die Software so benutzerfreundlich wie möglich entwickelt, um die Arbeits- bzw. Bedienzeit zu reduzieren. Der Aufwand ist also minimal. Bei Rechnungen muss ich allerdings den buchhalterischen Grundsätzen genügen, so wie sie das Finanzamt vorschreibt. Also entsprechende Gutschriften erzeugen. Das System bietet diese Möglichkeit an.
SBZ: Finanzamt ist ein gutes Stichwort: Entspricht die Dokumentenpflege im „Kaufmann“ den Ansprüchen, die bei einer Betriebsprüfung gestellt werden?
Hottgenroth: Ganz klares Ja. Es sind weiter keine Vorgänge erforderlich. Sie können dem Betriebsprüfer einfach einen USB-Stick mit den Daten in die Hand drücken.
SBZ: Was passiert, wenn die Technik plötzlich ausfällt?
Hottgenroth: Wenn man möchte, kann man bei uns die Daten zusätzlich ablegen und sichern lassen. Generell empfehlen wir aber jedem Kunden, selbst eine Datensicherung zu betreiben.
SBZ: Ist mit der neuen Mobilität der Entwicklungsspielraum für Software eigentlich ausgereizt?
Hottgenroth: Immer, wenn sich ein neuer Technologiesprung anbahnt, wie die Cloud als virtueller Datenspeicher, dann muss man erweiterte Lösungen realisieren. Schließlich soll ja auch weiterhin alles wie aus einem Guss funktionieren. Ein Entwicklungssprung bei Kaufmann war die Plattformunabhängigkeit der mobilen Lösungen. Diese kann der Anwender immer und überall nutzen. Egal, mit welchem Gerät er darauf zugreift.
SBZ: Was haben Sie aktuell an Verbesserungen vorgesehen?
Hottgenroth: Mit ZUGFeRD gibt es eine neue Schnittstelle. Sie unterstützt den elektronischen Rechnungsaustausch und automatisiert Buchungen auf einzelne Posten. Das bedeutet: An einer Rechnungs-PDF hängt eine sogenannte XML-Datei dran. Wenn Sie eine Rechnung verschicken, versenden sie quasi Huckepack die technischen Informationen maschinenlesbar mit. Beim Empfänger werden die Daten zugeordnet, er muss nicht noch Werte extra eingeben.
Ab Ende 2018 wird die digitale Verarbeitung nach meinem Wissen verbindlich vorgeschrieben für die Abwicklung öffentlicher Projekte und Aufträge, auch von Wartungen. Da kommen wir wieder zum eingangs erwähnten papierlosen Büro. ZUGFeRD ist eine attraktive Geschichte, es reduziert den Verwaltungsaufwand beim Empfänger extrem.
SBZ: Herr Hottgenroth, vielen Dank für das informative Gespräch.
Info
Das ist ZUGFeRD
Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird entsprechende Software benötigt. ZUGFeRD-konforme Rechnungen sollen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten. Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form von PDF/A-3. Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturieren Daten im XML-Format.
Die Zielgruppe sind große und mittlere Unternehmen und öffentliche Verwaltungen wie auch kleine und kleinste Unternehmen, die wenige Rechnungen pro Jahr an einen Partner stellen oder mit Partnern zu tun haben, mit denen keine regelmäßigen Geschäftskontakte bestehen. Dabei wird erwartet, dass durch das neue Format nicht nur die Kosten der Rechnungsstellung aufgrund des Wegfalls von Material und Portokosten sowie einer automatischen Verarbeitung stark reduziert bis komplett eliminiert werden, sondern auch das Rechnungswesen in Zukunft durch optimierte Prozesse effizienter wird. Der Begriff ZUGFeRD hat folgenden Ursprung, er steht für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.