Mit dem Büro-Center haben die Sachbearbeiter*innen den kompletten Überblick und können reibungslos koordinieren. So ist die lückenlose Erfassung der Arbeitsstunden möglich und auch die komplette Auftragsabwicklung von der Annahme über die Arbeitszeiterfassung bis hin zur Abrechnung.
Bei der papierlosen Lösung der in Münster ansässigen Firma Clockin handelt es sich um ein App-basiertes System mit Anbindung an ein Büro-Center im Browser-Format. Im Letzteren laufen alle Daten der mobilen Endgeräte zusammen. Hier findet sich eine laufend in Echtzeit aktualisierte Übersicht der Kunden, des Personals und ihrer Mobilgeräte. Unter dem Reiter des jeweiligen Mitarbeiters werden sämtliche Arbeitszeiten lückenlos aufgelistet. Eine gleichzeitige Zeiterfassung von mehreren Beschäftigten ist ebenfalls möglich. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn mehrere Arbeitskräfte zum gleichen Auftrag fahren müssen und nur ein Endgerät eingesetzt werden soll.
Sämtliche Informationen oder Bilder, die in die App eingegeben werden, landen ohne Verzögerung im Büro-Center. Die Daten werden dort ausgewertet und automatisiert an die Lohnbuchhaltung oder den Steuerberater weitergeleitet. Alle Funktionen des Systems werden den Regelungen des Mindestlohngesetzes sowie den Zollkontrollen gerecht.
Die Smartphone-App kann noch mehr als die Arbeitszeit erfassen: Hier lässt sich die komplette Auftragsabwicklung umzusetzen, zum Beispiel die Dokumentation des Projektstatus sowie eine Kundenbestätigung inklusive Unterschrift direkt vor Ort. Eine Diktierfunktion und die Möglichkeit, Fotos zu hinterlegen, erleichtern die Eingabe. Mit einer digitalen Checkliste können sämtliche Formulare in der App hinterlegt werden. Die Kombination aus App und Büro-Center ermöglicht durch die Echtzeitübertragung der erfassten Daten und das Wegfallen der administrativen Arbeiten bei der Papierversion eine enorme Zeitersparnis. Darüber hinaus werden Fehlerquellen durch die automatisierte Übertragung der Daten minimiert.
Die App wurde für iPhone und Android-Geräte entwickelt und lässt sich im AppStore bzw. über Google play herunterladen. Die Nutzung des clockin-Systems wird monatlich pro Mitarbeiter im Abonnement abgerechnet. Interessierte haben die Möglichkeit, das gesamte System 14 Tage unverbindlich und in vollem Umfang zu testen. Ein entsprechendes Registrierungsformular findet sich auf der Website www.clockin.de
Clockin GmbH, Münster
