Was früher mit Bleistift, Papier und Telefon erledigt wurde, geht heute per Smartphone, Notebook oder in der Cloud. Die modernen Informations- und Kommunikationstechnologien haben die Arbeitswelt erobert. Dieser Wandel ist noch nicht abgeschlossen, sondern befindet sich in einem anhaltenden Fluss, der Datenzugriff und -verarbeitung sowie sämtliche Unternehmensprozesse tiefgreifend verändert – und flexibler, schneller und effizienter macht.
Diese Entwicklung zeigt sich nicht nur in der steigenden Anzahl von mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets, die auch zunehmend dienstlich eingesetzt werden. Auch die Angebotsvielfalt von Apps oder Softwarelösungen ist in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen, darunter auch speziell auf Handwerksbetriebe zugeschnittene Anwendungen, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.
Viele Handwerksunternehmen haben die ersten Schritte bereits getan: Laut einer Studie zur Digitalisierung im Handwerk von Bitkom/ZDH aus diesem Jahr haben 58 % der Betriebe Teile der Büro- und Verwaltungsarbeiten digitalisiert und nutzen spezielle Software. So kann zum Beispiel ein Kunde den Auftrag direkt vor Ort auf dem Tablet des Handwerkers unterschreiben. Die Flexibilität und Ortsungebundenheit der Datenverarbeitung betrachten 78 % der in der Studie Befragten als weiteren wesentlichen Vorteil.
Will man die Möglichkeiten sinnvoll nutzen, muss das Unternehmen als Ganzes betrachtet werden, denn einer der großen Vorteile besteht in der Vernetzung und Zentralisierung von Daten. Mit acht wesentlichen Punkten der Digitalisierung sollten Sie sich in diesem Zusammenhang beschäftigen.
1. Zentrale Informationsplattform für saubere Datenhaltung
Unternehmen nutzen häufig eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen. Das hat einige wesentliche Nachteile: Die Programme können sich nicht oder nur beschränkt untereinander austauschen (sogenannte Insellösungen), die Bedienbarkeit und die Qualität der Daten leidet. Nicht zuletzt kostet deren unübersichtliche dezentrale Ablage Zeit.
Im Optimalfall haben Anwender eine zentrale Oberfläche, mit der alle kaufmännischen Tätigkeiten im Unternehmen erledigt werden können. Eine solche Plattform sollte sämtliche im Arbeitsalltag anfallenden Aufgabenstellungen abdecken können – von der Planung über die Projektkalkulation bis hin zum Rechnungswesen. Moderne Softwarelösungen bieten entsprechende Funktionen schon heute.
Eine zentrale Datenhaltung bietet den Vorteil, dass sämtliche Firmen-, Kunden- und Stammdaten nach ihrer Erfassung für alle weiteren Vorgänge verfügbar sind. Auch zu einem späteren Zeitpunkt kann der Anwender jederzeit darauf zurückgreifen. Zusätzlich kann mit einer zentralen Informationsplattform eine bessere, einheitliche Informationsversorgung ohne Barrieren gewährleistet werden. Ein Browser und eine Anbindung an das mobile Internet oder lokale Netzwerke genügen für den Zugriff.
2. Mobilität: Immer und überall Zugriff auf alle Daten
Egal ob Handwerk, Service- oder Instandhaltungsbranche: Ein Großteil der Wertschöpfung findet im Außendienst statt. Folglich muss die Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsdaten auch vor Ort möglich sein – und das nicht wie früher mit Bleistift und Papier. Dies wiederum erfordert intelligente, moderne Werkzeuge für die Abwicklung von kaufmännischen Vorgängen und Aufgaben. Mit den entsprechenden Lösungen erfassen die Mitarbeiter vor Ort alle Daten und übermitteln diese ins Büro zur sofortigen Weiterverarbeitung.
Das mobile Arbeiten, losgelöst von einem festen Büroarbeitsplatz, ermöglicht zugleich die effektive Zusammenarbeit in Echtzeit. Das gilt insbesondere dann, wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten eingesetzt werden. Durchgängige Prozesse fördern nicht zuletzt die Qualität und die Effizienz. Zudem reduziert eine smarte Arbeitsweise Übertragungsfehler und erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit.
Diese Maßnahmen sind bei Weitem kein Selbstzweck: 81 % der Betriebe sehen Zeitersparnis als wichtigen Vorteil von digitalen Anwendungen im Handwerk. Eine flexible Arbeitsorganisation nennen 78 % der Befragten.
3. Usability: Einfache Bedienung
Hinter dem Anglizismus steckt die ganz simple Benutzer- oder Bedienerfreundlichkeit. Bei Software spricht man auch von Gebrauchstauglichkeit. Das bedeutet zunächst, dass die Oberfläche so gestaltet ist, dass sich die Benutzer hier intuitiv zurechtfinden können. Sie müssen also nicht nachdenken, wie das Programm zu bedienen ist und wo welche Funktionen angeordnet sind – sondern machen instinktiv die richtigen Schritte. Über ein Benutzer- und Rollenmodell sieht jeder Mitarbeiter gleichzeitig nur die Funktionen und Informationen, die für seine tägliche Arbeit erforderlich sind.
4. Cloud: In der Wolke ist die Freiheit grenzenlos
Man darf jedoch nicht den Fehler machen, die Wolke als einfachen Datenspeicher im Web zu begreifen, wie ihn viele vielleicht von Diensten wie Dropbox kennen. Die Cloud ist noch viel mehr: So können hierüber komplette Anwendungen laufen, die dann nur noch gemietet und nicht mehr gekauft und auf dem Rechner installiert werden.
Bei einer Cloud nutzt man letztlich gewisse Leistungen zu einem vereinbarten Preis pro Monat, ähnlich wie bei der Abnahme von Strom, Gas oder Wasser. Der Anwender braucht sich nicht mehr um Bezug, Betrieb und Wartung der Leistung kümmern. Das übernimmt der Lieferant. Der Nutzer greift über einen Webbrowser bequem auf die jeweilige Anwendung zu, fast so als würde er im Internet surfen. Ein weiterer Vorteil: Die Anwendung ist immer auf der Höhe der Zeit, gesetzliche Vorgaben werden stets erfüllt.
Zum Teil existieren noch Vorbehalte gegenüber Cloud-Software. Diese Bedenken sind jedoch unbegründet: Die Kosten für die Anschaffung von Softwarelizenzen, Antivirenprogrammen, Hardware, Updates, Betrieb sowie Pflege und Wartung, Strom, Datensicherung sowie die Investitionen in Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter sind in der Wolke wesentlich geringer.
Solche Argumente überzeugen auch die Anwender: 65 % der deutschen Unternehmen nutzen die Cloud inzwischen – das sind 11 % mehr als 2016 (Umfrage Bitkom Research/KPMG; 2017). Dabei handelt es sich übrigens nicht um eine exklusive Veranstaltung für die Großen: In Unternehmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern ist die Cloud-Nutzung im Jahr 2016 um zwölf Prozentpunkte auf 64 % gestiegen.
Übrigens: Software aus der Cloud lässt sich im Regelfall auch einfacher testen. Auf der Website registrieren, anmelden und los gehts.
5. Unabhängigkeit von Endgeräten und Betriebssystemen
iOS, Windows, Mac oder Android? Notebook, Tablet oder Smartphone? Die Frage nach Endgeräten und Betriebssystemen ist eigentlich eine Frage von gestern. Im besten Fall gibt es seitens des Herstellers hierzu keine Vorgaben – der Zugriff ist über jedes Device und jedes Betriebssystem möglich.
Der Anwender ist im Optimalfall vollkommen flexibel in seiner Entscheidung über Endgeräte und Betriebssysteme. Das bedeutet umgekehrt, dass sich die Oberfläche der Anwendung durch ein responsives Design auszeichnen sollte. Das heißt, dass sich die Anwendung immer an die verfügbare Oberfläche anpasst. Sonderlösungen werden gar nicht erst benötigt.
6. Skalierbarkeit: Die Software wächst mit den Anforderungen
In der IT spricht man von Skalierbarkeit, wenn die Software mit dem Unternehmen wachsen kann. Es muss also nicht nur gewährleistet sein, dass der Kunde zu einem adäquaten Preis auch langfristig Lizenzen dazukaufen kann.
Wenn das Anwenderunternehmen etwa wächst, muss die Software mitwachsen können. Es darf beispielsweise nicht die Situation eintreten, dass die Programme mit steigenden Auftragsvolumina an ihre Leistungsgrenze stoßen. Zudem sollte ein Cloud-Anbieter ein Mindestmaß an Investitionssicherheit bieten und bereits am Markt etabliert sein.
7. Sicherheit: Drum prüfe, wer sich langfristig bindet
IT-Sicherheit ist für das Handwerk ein ebenfalls relevantes Thema. 77 % der Teilnehmer der genannten Bitkom-Studie betrachten das Thema mit Sorge. Die IT-Sicherheit ist dabei auf mehreren Ebenen zu bedenken: Unternehmen sollten darauf achten, dass ihr Vertragspartner deutsches Recht anwendet und sich dessen Rechenzentren in Deutschland befinden – nur so ist garantiert, dass der Zugriff auf ihre wertvollen Daten gut geschützt ist.
Nicht zuletzt sollten die technischen Hausaufgaben erledigt werden, sprich: Firewalls, Virensoftware sowie die gesamte IT-Infrastruktur und die Ihres Dienstleisters müssen stets auf dem neuesten Stand sein. Nicht zuletzt – und das ist die wohl größte, aber am meisten unterschätzte Herausforderung – ist die Sensibilisierung des Personals am wichtigsten. Was nützt der Virenscanner, wenn er manuell deaktiviert wird?
8. Gute Planung ist die halbe Miete
Auch beim Thema mobiles Arbeiten gilt: Man sollte nichts übers Knie brechen. Rom wurde schließlich auch nicht an einem Tag erbaut. Und was nützt die Eile, wenn dabei am Ende nur die zweitbeste Lösung herauskommt?
Jetzt gilt es, sich zu öffnen und mit dem Thema auseinanderzusetzen, die Optionen gegeneinander abzuwägen, den richtigen Weg zu finden. Veränderungsmanagement funktioniert nicht im Hauruckverfahren, Neues lässt sich nicht einfach über die vorhandenen Strukturen stülpen. Diese müssen vielmehr neu gedacht werden.
Eine gute Planung, ein offener Dialog mit dem gesamten Team und dem IT-Partner sowie die Bereitschaft zur Investition in die neuen Technologien sind ein Muss. Die Planung und die Maßnahmen zur Umsetzung sollten schriftlich festgehalten werden, sodass sie für alle Beteiligten einsehbar und vor allem verbindlich sind.
Ein regelmäßiger Austausch, die Prüfung des aktuellen Status sowie eine mögliche Anpassung der Maßnahmen sind wichtige Instrumente, um den Weg und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Neue Denkweisen sind auch immer eine Chance, Prozesse und Arbeitsweisen komplett neu zu definieren und umzusetzen.
Tipp
Auf www.sbz-online.de finden Sie in der Rubrik „Themen“ unter „Dossiers“ eine Sammlung von Artikeln rund um die Digitalisierung im Handwerk. Hier geben wir praktische Tipps, wie Sie sich online für die Zukunft aufstellen können. Denn nicht nur die interne Kommunikation im Betrieb kann mit den richtigen Werkzeugen optimiert werden, sondern auch die Kommunikation nach außen – vor allem mit den Kunden, indem man die passenden Kanäle nutzt. Von grundlegenden Trends und Potenzialen über einzelne Internet-Vertriebsmodelle, den Einsatz von konkreten Systemen und Werkzeugen bis hin zu Tipps für den Webauftritt beleuchten wir alle wesentlichen Aspekte der Digitalisierung in Handwerksbetrieben.
Auch in anderen Dossiers haben wir Beiträge zu wichtigen SHK-Themen zusammengestellt, darunter Badplanung, Brandschutz, Heizungswasser, Klima- und Lüftungstechnik, Nachwuchswerbung und Fachkräftesuche, Trinkwasserschutz und Weiteres mehr.
Gute Büro- und Handwerkersoftware funktioniert unabhängig vom Endgerät.
Digitalisierte Geschäftsprozesse lassen sich einfacher steuern und miteinander vernetzen.
Mit den richtigen Werkzeugen ist die Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsdaten auch im Außendienst möglich.
