Durchsuchung? Doch nicht bei mir!

Die Möglichkeit, dass urplötzlich die Staatsanwaltschaft, die Steuerfahndung oder der Zoll vor der Tür stehen, wird von SHK-Fachhandwerkern ja eher als unwahrscheinlich eingeschätzt. Zumindest als so unwahrscheinlich, dass keine Vorbereitung für diesen Fall erfolgt. Wer sich korrekt verhält und die Gesetze befolgt, wird kaum mit solchen Besuchen konfrontiert – das ist die übliche Ansicht, welche jedoch schlicht falsch ist. Der Grund: Ein vernachlässigter Aspekt ist die ungebrochene Regelungswut des Gesetzgebers. Immer neue Gesetze und Verordnungen werden erlassen, die Einhaltung kontrolliert und Fehlverhalten sanktioniert.

Durchsuchungen müssen sich nicht zwangsläufig gegen das Unternehmen richten, sondern können auch einzelne Mitarbeiter, das Unternehmen als unverdächtigen Dritten oder als Opfer einer Straftat betreffen. Weiterhin können Ermittlungen ebenso Privatpersonen betreffen, insbesondere den Betriebsinhaber. So werden von Steuerbehörden im Verdachtsfall neben den Privathaushalten meistens zeitgleich die Geschäftsräume der Beschuldigten durchsucht.

Typische Beispiele dafür sind:

• Ein SHK-Fachhandwerksbetrieb beauftragt ein Subunternehmen, aber es besteht der Verdacht, dass dieses gegen das Mindestlohngesetz verstößt
• ein Mitarbeiter hat die Erlaubnis bekommen, auf einem abgelegenen Bereich Fahrzeuge abzustellen, gegen diesen wird aber wegen Diebstahl ermittelt
• ein anderer SHK-Fachhandwerksbetrieb, mit dem partnerschaftliche Beziehungen bestehen, ist sich nicht sicher, ob die Geschäftsbeziehung gegen Kartellgesetze verstößt und stellt eine strafbefreiende Selbstanzeige
• die Exfrau des Inhabers informiert das Finanzamt über Unregelmäßigkeiten bei der steuerlichen Berücksichtigung von Dienstreisen.

Nur wer diese Sachverhalte ausschließen kann, muss nicht unbedingt weiterlesen. Aber wer kann das mit Sicherheit?

Risiken einer Durchsuchung

Eine weitere Fehleinschätzung liegt darin, dass Betroffene vermuten, als Unschuldige keine Nachteile durch eine Durchsuchung erleiden zu können. Wer ein reines Gewissen hat, könne doch vorbehaltlos mit den Ermittlungsbehörden zusammenarbeiten und so einen möglichen Anfangsverdacht rasch ausräumen. So plausibel dieser Gedanke erscheint, es kann eine gewisse Naivität nicht abgestritten werden. Ermittlungen stören den Geschäftsbetrieb, unterbrechen und blockieren diesen, meist zur unpassenden Zeit, worunter dringende Arbeiten leiden könnten.

Mitarbeiter möchten mit besten Absichten richtig auf die Durchsuchung reagieren, ohne zu wissen, was richtig und falsch ist. Der Eine plaudert unvoreingenommen mit den Beamten und verstärkt vielleicht unbeabsichtigt den Verdacht, ein anderer versucht, die Ermittler zu behindern und verweigert Zugänge und Zugriffe. Daten und Datenträger werden beschlagnahmt, der Geschäftsbetrieb kommt zum Erliegen. Kunden werden auf die Ermittlungen aufmerksam, das Image des Betriebs wird nachhaltig beschädigt. Weiterhin dürfen auch Zufallsfunde aus anderen Gebieten verwendet werden, wenn diese zum Beispiel steuerliche Sachverhalte oder die Sozialversicherung betreffen.

Vorbereitung und Krisenmanagement

Sicherlich muss ein SHK-Unternehmer keine detaillierten Alarmpläne ausarbeiten und regelmäßig Übungen veranstalten. Allerdings sollte ein Mitarbeiter festgelegt werden, der im Falle von Ermittlungen das Verhalten der Mitarbeiter koordiniert, externe Ansprechpartner kennt, zu diesen unmittelbar Kontakt aufnimmt und als zentraler Ansprechpartner den Ermittlungsbehörden zur Verfügung steht. Verfügt der Betrieb nicht über einen Justiziar, sollte der Verantwortliche für das Rechnungswesen die Verantwortung übernehmen, da Erfahrungen im behördlichen Umgang bestehen, etwa im Rahmen von Betriebsprüfungen. Es darf bei ihm auch eine gewisse Sensibilität, insbesondere bei steuerlichen Fragen vorausgesetzt werden.

Die im weiteren Text dargestellte Vorgehensweise sollte verinnerlicht und abgestimmt werden. Sowohl der vorliegende Text als auch Kontaktdaten eines externen Rechtsvertreters sollten vorliegen, nicht zuletzt gilt es für den SHK-Fachhandwerker, einen Vertreter für den Fall der eigenen Abwesenheit zu benennen und einzubeziehen.

Eintreffen der Beamten

Im Eingangsbereich tätige Mitarbeiter sollten wissen, wer vom Besuch der Ermittlungsbeamten zu informieren ist. Der Mitarbeiter wird die Beamten im Empfang nehmen und diese in ein Besprechungszimmer bitten. Daraufhin wird der leitende Beamte gebeten, die erhobenen Vorwürfe mitzuteilen und den schriftlichen Durchsuchungsbefehl zu überreichen. Der Durchsuchungsbefehl ist auf mögliche Mängel zu prüfen, so stimmen manchmal die Adresse oder Unternehmensname nicht vollständig. Darauf wären die Beamten hinzuweisen. Dies führt kaum zum Abbruch der Untersuchung, kann aber zu einem späteren Zeitpunkt aus strafprozessualer Sicht bedeutsam sein. Bei „Gefahr im Verzug“ kann eine Durchsuchung ohne richterlichen Beschluss erfolgen, aber einer solchen Durchsuchung sollte widersprochen werden, die Gründe sind zu notieren, der Widerspruch ist im Durchsuchungsprotokoll festzuhalten.

Zwar sind die Ermittler nicht zum Abwarten verpflichtet, ist der Ansprechpartner jedoch rasch zur Stelle, wird dieser Bitte meistens entsprochen. Mit der Übergabe des Durchsuchungsbefehls sollte der rechtliche Beistand des Unternehmens informiert und darum gebeten werden, unverzüglich zum Standort zu kommen.

Bei der Begrüßung sollte auch das Parken der Einsatzfahrzeuge angesprochen werden. Es empfiehlt sich einen möglichst nicht von außen einsehbaren Parkplatz anzubieten. Bereits zu Beginn der Durchsuchung ist eine sachliche Atmosphäre zu schaffen, auf Aussagen zur Sache oder den Ausdruck der Empörung ist zu verzichten.

Die eigentliche Durchsuchung

Zu Beginn der Durchsuchung wird angeboten, dass Mitarbeiter die im Durchsuchungsbeschluss festgelegten Unterlagen beibringen, wobei Ermittlungsbeamte diese begleiten können. So wird die Gefahr möglicher Zufallsfunde reduziert.

Bestehen die Beamten auf einer eigenständigen Durchsuchung, werden diese nach Möglichkeit vom vorgesehenen Mitarbeiter und/oder dem Rechtsbeistand begleitet. Die Beamten dürfen verschlossene Räume oder Schränke gewaltsam öffnen. Deshalb sollten insbesondere Außendienstmitarbeiter und Meister, welche häufig abwesend sind, die notwendigen Schlüssel zentral hinlegen.

Um die Arbeitsfähigkeit zu erhalten, werden Kopien der beschlagnahmten Unterlagen angefertigt. Weiterhin müssen die Ermittler eine detaillierte Aufstellung der beschlagnahmten Unterlagen erstellen, welche auch Kopien elektronischer Daten beinhaltet.

Sicherung elektronischer Daten

Da meistens der Großteil der Unternehmensdaten in elektronischer Form vorliegt, verlangen die Ermittler in aller Regel Zugriff auf die Server bzw. die Rechner des SHK-Fachhandwerksbetriebs. Dieser Aufforderung ist zu entsprechen. Dann wird ein IT-Experte eine sogenannte Spiegelung der Daten vornehmen. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage des Umfangs der Datensicherung. Zwar sind Komplettspieglungen meist unzulässig, die Beamten werden jedoch auf die fehlenden Selektionsmöglichkeiten hinweisen. Dann sollte mit der zuständigen Staatsanwaltschaft das weitere Vorgehen im Rahmen der Filterung der Datenbestände geklärt werden. Ist eine Beschlagnahme bestimmter Server bzw. Computer vorgesehen, wird eine kurzfristige Freigabe erbeten, um selber die Daten zu spiegeln, um weiter den ungestörten Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten.

Vor diesem Hintergrund sollten der Inhaber und die Mitarbeiter genau prüfen, ob und welche privaten Daten auf den Rechnern gespeichert werden bzw. ob ein privater Laptop in den Betrieb mitgenommen wird. Ein schlichter Hinweis darauf, dass sich auf dem Rechner nur private Daten befinden, wird die Beamten nicht davon abhalten, dessen Daten ebenfalls zu spiegeln.

Gespräche während der Aktion

Unterhaltungen, auch nebensächlicher Art, sind während der Durchsuchung zu unterlassen. Die Ermittlungsbeamten sind darin versiert, unverfängliche Unterhaltungen zu führen, wobei die Ergebnisse in den Durchsuchungsprotokollen festgehalten und später ausgewertet werden. Auf dieses Vorgehen sind sämtliche Mitarbeiter hinzuweisen, die in Kontakt mit den Beamten treten könnten.

Sind Vernehmungen vorgesehen, ist zu klären, ob der Mitarbeiter als Beschuldigter oder Zeuge vernommen wird. Beschuldigte sollten in jedem Fall von ihrem Aussageverweigerungsrecht Gebrauch machen, spätere Vernehmungen sollten in Anwesenheit eines Rechtsvertreters erfolgen. Als Zeuge ist ein Mitarbeiter zur Aussage gegenüber dem Staatsanwalt verpflichtet. Falls dieser die Durchsuchung begleitet, kann die Aussage unmittelbar erfolgen. Auch in dieser Situation sollte auf die notwendige Rücksprache mit dem Rechtsanwalt hingewiesen werden. Und darauf, dass die überraschende, ungewohnte Situation keine Aussage ermöglicht.

Beschlagnahmung

Eine freiwillige Weitergabe von Unterlagen sollte nicht erfolgen, womit eine Beschlagnahme erforderlich wird. Das Recht zur Beschlagnahme muss im Durchsuchungsbefehl enthalten sein. Bei Beschlagnahmen sollte der SHK-Fachhandwerksbetrieb auf einem detaillierten Protokoll bestehen, das alle beschlagnahmten Unterlagen mit einer genauen Bezeichnung enthält.

Nach erfolgter Durchsuchung

Hier endet die Verantwortlichkeit des zuständigen Mitarbeiters. Nunmehr gilt es für den Inhaber, mit seinem Rechtsanwalt und Steuerberater das weitere Vorgehen zu beraten, wobei die Infos über die Durchsuchung eine wichtige Grundlage darstellen. Wurden hier keine Fehler begangen, ist die Basis einer tragfähigen Verteidigung gelegt. Grundsätzlich gibt es bei einer Durchsuchung wenig zu gewinnen, aber viel zu verlieren.

13 Verhaltensregeln für den Ernstfall

Die wichtigsten Verhaltensregeln können auf einer kleinen Karte zusammengefasst werden und den Mitarbeitern überreicht werden, die in Kontakt zu den Beamten treten könnten. Es sollten die folgenden Angaben enthalten sein:

• Bleiben Sie sachlich und ruhig
• Notieren Sie die Namen und Dienstbezeichnungen der Beamten
• Kopieren Sie Durchsuchungsbefehl und Beschlagnahmeverzeichnis
• Informieren Sie den Rechtsanwalt und Steuerberater
• Geben Sie keine freiwilligen Erklärungen ab
• Protokollieren Sie Durchsuchungshandlungen und Besprechungen
• Leisten Sie den Anweisungen der Beamten Folge
• Kopieren Sie beschlagnahmte Unterlagen, kopieren Sie von den Beamten verlangte Kopien zweifach
• Leisten Sie keinen körperlichen Widerstand
• Beantworten Sie keine Fragen ohne Rücksprache mit dem Rechtsanwalt oder Steuerberater
• Unterstützen Sie die Beamten nicht aktiv
• Vernichten Sie keine Unterlagen oder Hardware, löschen Sie keine Dateien
• Geben Sie Originalunterlagen nur bei förmlicher Beschlagnahme heraus

Dipl.-Kfm. Thomas Schneider ist für Interne Revision der Knauf Interfer SE, ein mittelständischer Stahlhändler in 45141 Essen, verantwortlich. Telefon (02 01) 83 17-1 59, E-Mail: s_tommy@web.de