Die schnelle Disposition von Mitarbeitern und die Erfassung von Arbeitsleistungen gehören zu den Erfolgsfaktoren im Handwerk. Das hat auch SHK-Handwerksmeister Ralf Schulz aus Achim bei Bremen erkannt und sich nach einer Alternative umgesehen, mit der er sich und seine Monteure von überflüssigem Schreibkram befreien kann. Auf der Suche nach einer Lösung für sein Problem wurde er schnell fündig. Seit geraumer Zeit setzt er nun auf ein mobiles Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem namens virtic. Dafür rüstete er seine 15 Monteure mit Diensthandys aus, auf denen eine spezielle Software installiert wurde. Durch Eingaben in ein intuitiv bedienbares Menü werden nun Fahrt-, Arbeits- oder Rüstzeiten ebenso wie Pausen getrennt voneinander, minutengenau und auftragsbezogen erfasst. Die Daten werden in Echtzeit auf einen Server übertragen und sind in der Verwaltung über ein internetbasiertes Portal sofort einsehbar.
Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH, weiß um die Problematik von Stundenzetteln im Servicebereich. Das Dortmunder Unternehmen bietet mobile Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsysteme an. Auch für Ralf Schulz stellte virtic eine individuelle Lösung bereit. Nach Ansicht von Stausberg müssen technologische Hilfsmittel wesentliche Voraussetzungen erfüllen, damit Arbeitsprozesse auch wirklich optimiert werden: „Ein System muss für den Nutzer einen geringen Erfassungs- und Aufbereitungsaufwand sowie eine zügige Verfügbarkeit und Plausibilität der Daten garantieren. Nur dann schafft es einen spürbaren Mehrwert für Angestellte und das Unternehmen.“
In jeder Situation die richtigen Fragen
Für Schulz ist der Mehrwert spürbar. Die virtic-Lösung erleichtert für sein Unternehmen nicht nur die Erfassung der Daten, auch der Aufwand bei ihrer Weiterverarbeitung in der Verwaltung wird deutlich reduziert. Auf Basis der Handy-Eingaben findet die Vorkontierung und Berechnung von Zulagen, Zuschlägen, Auslösen oder Reisekosten automatisch und ohne zusätzliche Formulare statt. Für den Mitarbeiter ist der Erfassungsaufwand gering, die Handysoftware ist leicht zu bedienen. „Das Menü stellt dem Anwender in jeder Situation die richtigen Fragen“, erklärt Stausberg. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Daten online einsehen können. Das schafft Transparenz und Abrechnungsgerechtigkeit für beide Seiten.
Qualität der Daten entscheidend
„Bei der Arbeitszeiterfassung spart jeder meiner Service-Mitarbeiter täglich etwa zehn Minuten. In dieser Zeit kann er Projekte abwickeln und Umsatz machen statt seinen Arbeitsablauf zu dokumentieren“, rechnet Schulz vor. Er kalkuliert allein aufgrund des reduzierten Aufwands bei Arbeitszeitdokumentation und Lohnbuchhaltung Personalkosteneinsparungen von etwa 15000 Euro pro Jahr. Doch der finanzielle Aspekt ist für Schulz nicht das Hauptargument für den Einsatz der mobilen Lösung: „Für mich ist die Qualität der Daten das Entscheidende. Die Arbeitszeiten werden auf die Minute erfasst und ich kann die Eingaben einer Plausibilitätsprüfung unterziehen. Das erleichtert mir die unternehmerische Steuerung.“ Die Daten sind manipulationssicher, weil die Serverzeit maßgeblich ist und Lokalisierungsfunktionen zur automatischen Verifizierung zur Verfügung stehen.
Die 15 Mann starke Monteursflotte steuert täglich eine Vielzahl verschiedener Einsatzorte an. Hinzu kommt, dass der Betrieb eine 24-Stunden-Notfall-Hotline anbietet. Die geleisteten Dienste und Schichten werden im virtic-System an die betrieblichen Arbeitszeit- und Vergütungsregeln angepasst. So lassen sich Nacht-, Wochenend- und Bereitschaftszuschläge automatisch berechnen. Im „Cockpit“, der internetbasierten Dispositions- und Kommunikationszentrale des Systems, kann der zuständige Disponent am Bürorechner jederzeit einsehen, welcher Mitarbeiter sich an welchem Einsatzort befindet. So kann schnell der geeignete Mitarbeiter für kurzfristig eingehende Aufträge ausgewählt werden. Der Monteur bekommt die neuen Auftragsdaten über virtic unmittelbar auf sein Handy geschickt. So wird der Mitarbeiter unkompliziert über seinen aktualisierten Einsatzplan aufgeklärt.
Werte und Prozesse richten sich nach individuellen Anforderungen
Die virtic-Dienstleistungen werden als „Software-as-a-Service“-Lösung erbracht. Es muss keine Software gekauft und installiert werden, keine Hardware-Investitionen sind notwendig – eine Internetverbindung und ein Internetbrowser genügen. Welche Werte und Prozesse letztlich abgebildet werden sollen, richtet sich nach den individuellen Anforderungen der Nutzer. Die Unternehmen können die Services entweder über das Internet nutzen und Stundenzettel, Kostenstellen-Reports oder Reisekostenabrechnungen über ihren Browser abrufen. Oder sie nutzen die Schnittstellen, mit denen die vorkontierten Daten in eine andere Software exportiert werden. Bei Ralf Schulz wurde eine Schnittstelle zum Buchhaltungssystem Datev eingerichtet, über die eine automatische Weiterverarbeitung der Arbeitszeitdaten zur Lohnabrechnung und zur Nachkalkulation der einzelnen Kostenstellen vorgenommen wird.
Um den Büroalltag noch papierloser zu gestalten, nutzen die Mitarbeiter zur Erfassung auftragsbezogener Detaildaten zudem einen besonderen Stift, den virtic Pen. Das Ergänzungsfeature erleichtert zum Beispiel die Rechnungs- und Angebotserstellung. Während des händischen Schreibens wird der Text durch Schrifterkennung digitalisiert und für die elektronische Bearbeitung bereitstellt. Die Verarbeitung von Informationen überwindet so dank mobiler Übertragungstechnologien die Ortsgebundenheit.
Dank des Pens müssen Mitarbeiter Rechnungen nicht zusätzlich abschreiben. Außerdem kann ein Monteur beim Kunden vor Ort zeitnah ein Angebot für die erforderliche Leistung erstellen: Dazu muss er mit dem digitalen Stift auf einem Papier-Formular, das mit einer speziellen Rasterung versehen ist, seine Anfahrtszeit, die voraussichtliche Stundenzahl und eventuell benötigte Ersatzteile notieren. Die Daten werden digitalisiert und mithilfe des Diensthandys an das Büro gesendet.
„Der Kunde hat binnen weniger Minuten ein konkretes Angebot. Und wer mehr Angebote schreibt, bekommt mehr Aufträge“, weiß Schulz, der sich über ein weiteres technologisches Hilfsmittel freut, das sich für ihn bezahlt macht.
Autor
Malte Limbrock ist freier Journalist mit den Schwerpunkten IT, Telekommunikation, Bauwirtschaft und Unternehmensführung in 48153 Münster, Telefon (02 51) 62 55 61 22, https://www.sputnik-agentur.de/
