Mit dem Begriff Cloud ist – einfach gesprochen – die Bereitstellung von Rechenleistung über das Internet gemeint. Hierbei wird unter anderem der teure und aufwendig gepflegte Server im Unternehmen eingespart. Die Betreuung der Hardware und Softwareprogramme wird aus dem Unternehmen in ein sicheres und zertifiziertes Rechenzentrum verlagert. Der Handwerksbetrieb kann sich so stärker auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Ermöglicht wird diese Entwicklung durch immer schnellere und zuverlässigere Internetverbindungen. Investitionen in eigene Hardware und die Instandhaltung einer aufwändigen IT-Infrastruktur entfallen im Cloud-Betrieb gänzlich. Softwarenutzung wird in der Cloud zum Service für jedermann – mit transparenten und kalkulierbaren Kosten.
Datensicherheit und Updates automatisch
Die Datensicherung gehört zu den unbeliebtesten und deshalb häufig vernachlässigten Themen in Handwerksbetrieben. Die tägliche Datensicherung mittels Datensicherungsband oder externer Speichermedien ist nicht nur mühsam, sondern birgt aufgrund des manuellen Vorgangs und der zunehmenden Datenkomplexität zudem oftmals unterschätzte Risiken. Wird die Handwerkssoftware nicht auf eigener Hardware, sondern im PDS-Rechenzentrum betrieben, geben die Handwerksbetriebe die Verantwortung der Datensicherheit an einen spezialisierten Dienstleister mit höchsten Sicherheitsstandards ab.
Minimierung des Hardware-Ausfallrisikos
Server-Hardware, die heute angeschafft wird, ist morgen vielfach bereits veraltet. Diese Frage erübrigt sich im Rechenzentrumsbetrieb, wo die Hardware regelmäßig durch den Betreiber auf dem aktuellsten Stand gehalten wird. Fällt im Rechenzentrum eine Festplatte aus, so wird diese binnen weniger Stunden durch eine neue ersetzt. Dank einer doppelten Sicherung der Daten kann das Handwerksunternehmen in der Zwischenzeit ohne jegliche Unterbrechung in der Cloud weiterarbeiten. So wird das Risiko eines Ausfalls der Hardware minimiert und der Unternehmer kann sich voll und ganz auf sein Handwerk konzentrieren.
Das Programm wächst mit dem Unternehmen
Märkte verändern sich heute immer schneller und die Entwicklung der Auftrags- und Personalsituation unterliegt einer steten Unsicherheit. Eine Investition in die IT-Infrastruktur ist immer eine langfristige Entscheidung und Bindung. Ist die Hardware zu klein dimensioniert, wird sie nicht die Anforderungen eines wachstumsorientierten Unternehmens erfüllen können. Ist sie überdimensioniert ausgelegt, verursacht sie unnötige Kosten. Der Vorteil, die benötigte Branchensoftware im Cloud-Betrieb zu mieten, liegt auf der Hand: Es wird nur das gezahlt, was auch wirklich vom Unternehmen benötigt und genutzt wird. Das minimiert das Risiko einer Fehlinvestition und ermöglicht die flexible Anpassung der Hardware an die Anforderungen des Handwerksbetriebs. Was für die Hardware gilt, gilt für die Software gleichermaßen. Durch das modulare Konzept kann die Softwarenutzung hier auch den wachsenden (oder sich reduzierenden) Anforderungen flexibel angepasst werden.
Ortsunabhängiger Zugriff
Das Handwerk ist mobil. Selten arbeitet man mehrere Tage am gleichen Einsatzort und nicht immer macht eine zusätzliche Fahrt in die Firma Sinn, um projekt- oder auftragsrelevante Daten in das System einzugeben. Nutzt man hingegen Handwerkersoftware in der Cloud, kann man auf seine Software und Auftrags- bzw. Kundenstammdaten völlig standortunabhängig zugreifen. Das ermöglicht flexibles Arbeiten von unterwegs (Mobile Computing) und von zu Hause (Homeoffice). Auch der Vernetzung mehrerer Unternehmensstandorte sind somit keine Grenzen mehr gesetzt.
Weitere nützliche Programme in der Cloud
Über die Handwerkersoftware hinaus lassen sich bei Bedarf auch weitere Dienste in die Cloud verlagern und beispielsweise mit der Lösung pds abacus verbinden. Für die Übersicht von Kalendern und die Abwicklung von E-Mailverkehr eignet sich zum Beispiel die Lösung Exchange Online aus dem Microsoft Office 365 Programm hervorragend. Der Austausch mit pds abacus erfolgt online in der Cloud. So wird die Handwerkersoftware mit den Kalendern der Monteure und dem E-Mail-Programm gekoppelt, ohne diese selbst im Unternehmen vorhalten zu müssen. Auf die gleiche Weise kann auch die Anbindung und Übergabe der Daten an den Steuerberater erfolgen. Mit der zertifizierten Schnittstelle zu „DATEV Unternehmen online“ erfolgt die monatliche Übergabe der Daten in der Cloud. Hierbei werden die Buchungen zusammen mit den digital archivierten Belegen in das DATEV Onlineportal importiert. Diese stehen dann dem Steuerberater zur sofortigen Verwendung und Verarbeitung zur Verfügung.
Software in der Cloud nutzen
PDS polaris one ist ein einfach zu bedienendes Handwerkerprogramm mit Funktionen wie Angebotskalkulation, Projekt, Bestellwesen und Kundendienst. Als webbasierte Software lässt es sich in der Cloud im PDS-Rechenzentrum betreiben. Durch aktuelle Schnittstellen werden externe Anwendungen wie Microsoft Office 365 oder DATEV Unternehmen Online in der Cloud miteinander verbunden. Für die Nutzung wird lediglich eine Internetverbindung benötigt. Die Nutzung im Rechenzentrum wird mit einer monatlichen Gebühr vergütet und richtet sich nach der Anzahl der Benutzer, die auf die Software gleichzeitig zugreifen. Die Handwerkersoftware pds abacus kann wahlweise gekauft oder gemietet werden. Auch hier richtet sich die Höhe des Preises nach der Anzahl gleichzeitiger Nutzer. Weitere Infos unter https://pds.de/.
Info
Vorteile des Cloud Computing
Handwerkersoftware und Hardware passen sich stets der Größe des Unternehmens an
Kein Ausfallrisiko für die Server-Hardware
Ortsunabhängiger Zugriff
Transparenz und Sicherheit in den IT-Kosten
Datensicherung erfolgt täglich und automatisch
Verknüpfung weiterer Programme aus der Cloud
Updates müssen nicht selbst eingespielt werden, stets aktuelle Software
