Wie viele Stunden verwenden Sie für die Kalkulation und Angebotserstellung? Zu viele? Wie viele Aufträge resultieren daraus? Zu wenige? Wer beide Fragen mit Ja beantwortet, nutzt entweder nicht die Vorteile branchenspezifischer Software oder er hat nicht die richtige. Werden Angebote manuell mit einem Taschenrechner kalkuliert und mit einem Textprogramm zusammengestellt, braucht man zu lange und macht Fehler. Außerdem sehen die Angebote meist wenig ansprechend aus, sodass sie schnell im Angebotsstapel potenzieller Kunden ganz unten landen. Es geht auch anders und vor allem mit weniger Aufwand – so versprechen es zumindest die Anbieter von Branchensoftware-Lösungen.
Sicher kalkulieren, schnell und attraktiv anbieten
Die Kalkulation und Angebotserstellung gehört zu den Basisfunktionen von Branchenprogrammen, weshalb diese für die Auftragsbeschaffung und Akquisition von Neukunden besonders wichtigen Bereiche durch zahlreiche Funktionen und Automatismen unterstützt werden. Grundlage für eine rationelle und transparente Kalkulation ist eine möglichst umfangreiche branchenspezifische, individuell erweiterbare Leistungs- und Materialdatenbank, inklusive aller für eine Kalkulation und Angebotserstellung relevanten technischen und kaufmännischen Informationen. Über die UGL-Schnittstelle können Artikeldaten von Großhändlern, per Datanorm-Schnittstelle Artikel- und Preiskataloge in die Kalkulation eingefügt werden. Für das Angebot notwendige Mengen werden entweder analog vom Aufmaßzettel oder digital von mobilen Aufmaßprogrammen übernommen, wofür die im Online-Extra aufgeführten Anbieter teilweise eigene Lösungen offerieren.
Bei der eigentlichen Angebotserstellung wird der Anwender vom Programm assistiert und das Angebot schrittweise erstellt. Wurde beispielsweise eine Leistung bereits kalkuliert, zeigt die Software dies an und liefert detaillierte Informationen dazu. Vorhandene Titel und Positionen können sowohl innerhalb eines Angebotes als auch in ein neues Angebot kopiert werden. Alternativpositionen können mit einem Klick eingefügt und entsprechend gekennzeichnet werden. Durch attraktiv und übersichtlich gestaltete Angebotsunterlagen kann sich der SHK-Handwerker nicht nur positiv vom Wettbewerb abheben. Eine übersichtliche Angebotsgestaltung ist auch für die Vertrauensbildung zwischen Handwerker und potenziellem Kunden wichtig. Ergänzende Fotos und Grafiken dienen als Blickfang, machen das Angebot individueller, erläutern Angebotspositionen und vermitteln dem Kunden: Dieser Auftrag ist mir wichtig!
Neben Schönheit zählt auch Schnelligkeit. Auch hier sind Branchensoftware-Anwender im Vorteil, weil Funktionen und Automatismen, Textbausteine und Vorlagen die Angebotserstellung vereinfachen und beschleunigen. Parallel rechnet das Programm, sodass man sofort erkennt, ob man mit dem Angebot im grünen Bereich liegt oder nicht. Werden dabei Einkaufspreise und Aufschläge für Materialien und Arbeitsleistungen übersichtlich aufgelistet, Gewinnmargen in Prozent und Euro dargestellt, sieht man auch, wie viel Gewinn an den einzelnen Positionen und am gesamten Auftrag erzielt werden kann. Ist das zu wenig und damit der Auftrag unwirtschaftlich, lassen sich Aufschläge auf einzelne Positionen oder anteilig auf alle Positionen umlegen. Wünscht der Kunde eine getrennte Aufstellung von Lohn- und Materialkosten für das Finanzamt, erstellt die Software ein Angebot mit der gewünschten Aufschlüsselung. Immer wiederkehrende Kalkulationen lassen sich inklusive Beschreibungen, Abbildungen und Preisen abspeichern.
Mithilfe dieser Vorlagen können auch umfangreiche Angebote in wenigen Minuten zusammengestellt und individuell angepasst werden. Kalkuliert wird entweder mit festgelegten Zuschlägen oder über die Angebotssumme. Sowohl die Vollkostenrechnung als auch die Deckungsbeitragsrechnung werden unterstützt. Wird das fertige Angebot postalisch versandt, gefaxt oder als PDF-Anhang per E-Mail versandt, setzt die Software diesen Vorgang automatisch auf die Wiedervorlageliste. Auf diese Weise vergisst man nicht, nach ein paar Tagen nachzuhaken, sollte sich der Interessent nicht von selbst melden. Eine Angebotsstatistik listet die Anzahl, den Wert, den Ertrag oder den Status der Angebote auf und erleichtert damit die Angebotsverwaltung und -kontrolle.
Mehr als nur Kalkulation und Angebot
Branchensoftware kann nicht nur kalkulieren und anbieten. Ein wesentlicher Vorteil gegenüber Office-Lösungen liegt darin, dass einmal eingegebene Daten mehrfach genutzt und verarbeitet werden, was die Büroarbeit erheblich rationalisiert und beschleunigt. So besteht über die Angebotserstellung hinaus die Möglichkeit, mit den vorhandenen Informationen einen Arbeitsplan zu erstellen. Dazu werden alle ausführungsrelevanten Angebotsdaten (Einsatzort, Ansprechpartner, Tätigkeiten, Materialbedarf, Zeitvorgabe etc.) zusammengestellt und in Form eines übersichtlichen Dokuments für die Mitarbeiter vor Ort ausgedruckt. So sehen Mitarbeiter sofort, wie viel Zeit für die einzelnen Tätigkeiten eingeplant ist, die Materialliste unterstützt die Bestellung und Arbeitsvorbereitung. Auch die Ausführung vor Ort läuft reibungsfreier ab, weil jeder weiß, was wann wie zu tun ist.
Neben Rationalisierungsvorteilen bietet kaufmännische Branchensoftware auch Kontrollmöglichkeiten: Werden über eine konsequente Stunden- und Materialmitschreibung alle Stunden und Materialien den Aufträgen, respektive Positionen zugewiesen, hat man jederzeit den Überblick, ob Kalkulation und Realität übereinstimmen. Anhand von Nachkalkulationen wird sofort ersichtlich, ob die Angebotskalkulation stimmig ist, respektive wie groß die Abweichungen sind. Dieser schnelle Soll-Ist-Vergleich ermöglicht einerseits ein rechtzeitiges Gegensteuern, andererseits gewinnt man eine größere Sicherheit bei künftigen Angebotsabgaben, da die kalkulierten Zeitwerte sich den tatsächlichen Werten aufgrund immer präziserer Daten stetig annähern. Dies macht die Angebotserstellung sicherer, auch bei knapp kalkulierten Preisen.
Eine Übersicht über den Funktionsumfang von SHK-Branchenprogrammen bietet auch der „Praxistest EDV-Software“ des Fachverbands Sanitär-Heizung-Klima Nordrhein-Westfalen ( http://www.fvshk-nrw.de ).
Info
In wenigen Schritten zum attraktiven Angebot
Attraktive Angebote werden zu einem immer wichtigeren Faktor im harten Wettbewerb um Kunden und Aufträge. Da jedoch keineswegs sicher ist, ob man den Auftrag auch erhält, sollte es möglichst schnell und rationell gehen. Natürlich kann man Angebote auch mit Text- oder Tabellenkalkulationsprogrammen erstellen, respektive frühere Angebote passend zuschneiden. Dann muss man allerdings auf viele Vorteile verzichten: auf die effizienzsteigernde Mehrfachnutzung von Daten, auf ineinandergreifende Funktionen und Automatismen, Plausibilitätsprüfungen und Zusatznutzen wie Arbeitspläne oder Controlling-Mechanismen. Wer das nicht will, erstellt in wenigen Schritten attraktive Angebote: Gewünschte Positionen aus der mitgelieferten und gegebenenfalls individuell modifizierten Leistungs- und Materialdatenbank auswählen und in das Angebot einfügen. Danach Änderungen an gewünschter Stelle vornehmen: Leistungstext anpassen, Massen/Mengen sowie Kalkulationsdaten ändern, Alternativ-, Bedarfs-, Eventual- oder Pauschalpositionen anlegen etc. Optional können per mobiler Aufmaßsoftware erfasste Daten importiert sowie erklärende Abbildungen (Fotos, Grafiken, Pläne etc.) eingefügt werden. Werden Änderungen oder Ergänzungen nötig, berechnet das Programm automatisch alle Kalkulationsdaten und die Angebotssumme neu.
Tipp
So überzeugen Sie Kunden
Angebote realistisch und mit ausreichendem Sicherheitsaufschlag kalkulieren (Ortstermin mit Auftraggeber vereinbaren).
Im Anschreiben auf vom Kunden geäußerte Wünsche eingehen, Nutzen und Besonderheiten des Angebots hervorheben.
Darin ggf. mithilfe einer Fotomontage (Grafik- oder Fotogestaltungssoftware) zeigen: So sieht das Bad später aus…
Angebotsunterlagen übersichtlich und attraktiv gestalten (Geschäftspapier mit Firmenlogo, einheitliche Schriftart, ggf. erläuternde Abbildungen etc.)
Alternativpositionen besonders kennzeichnen, Lohn- und Materialkosten, Teilsummen etc. ggf. gesondert ausweisen.
Alles drin (Position, Menge, Leistungsbeschreibung, Einheitspreis, Gesamtpreis, Angebotssumme, Zahlungsbedingungen etc.)?
Bonus oder Preisvorteil als Appetitanreger nicht vergessen: „Wenn Sie sich bis zum (Termin) entscheiden, …“
Angebot auf Firmenpapier möglichst mit (Farb-)Laserdrucker ausdrucken und in Schnellhefter und A4-Kuvert mit Kartonrücken stecken und parallel als PDF versenden.
Angebote möglichst zeitnah (spätestens nach einer Woche) und an eine konkrete Person postalisch oder persönlich zustellen.
Nach ein paar Tagen nachhaken: Ist das Angebot eingetroffen? Gibt es noch Fragen? Wann kann man erneut anrufen?
Extras
Eine Liste mit Produkten und Anbietern von SHK-Branchensoftware finden Sie zum Download unter
Autor
Dipl.-Ing. Marian Behaneck war viele Jahre lang in Dokumentation, Marketing und PR der Bausoftware-Branche tätig. Er ist Fachautor zahlreicher Publikationen zu Hardware, Software und IT im Baubereich, 76751 Jockgrim, Mail: behaneck@gmx.de
