Der Reparaturzettel ist von gestern

Um Zeit und Energie im Büroalltag zu sparen, bietet Hottgenroth/ETU dem Fachhandwerker die Branchensoftware Kaufmann an. Sie ist sogar durch Apps für Smartphone und Tablet erweiterbar. Mit der "Kundendienst-App" können Kundendienst-Aufträge schnell abgewickelt und abgerechnet werden. Wartungsverträge und regelmäßige Termine lassen sich organisieren und Informationen zu Anlagen hinterlegen.

Der Mitarbeiter im Büro stellt die Kundendienstaufträge zentral ein und die Monteure erhalten online eine Terminübersicht Ihrer Aufträge. Auftragsinformationen wie z.B. Adresse, Arbeitsauftrag, Anlageninformation, Ersatzteile und genauer Termin werden analog dem bisherigen „Papier-Auftrag“ zur Verfügung gestellt.

 

Bei der Disposition wird dem Auftrag sofort Material zugeordnet und zusätzlich benötigtes Material direkt erfasst. Um Preisaussagen vor Ort zu treffen, sind die Brutto-Preise des Materials entsprechend hinterlegt. Digitale Fotos von der Baustelle gewährleisten die Dokumentation von Reparatur- und Wartungsarbeiten. Der Auftrag kann vom Monteur wie bisher bearbeitet und ein Status an den Mitarbeiter im Büro übermittelt werden: Kunde wurde nicht angetroffen oder ein zusätzlicher Termin ist notwendig. Nach Durchführung des Auftrags erfasst der Mitarbeiter den Arbeitsbericht und lässt seinen Kunden direkt auf dem mobilen Endgerät unterschreiben. Alles zusammen wird online zurück an das Büro übertragen. Der durchgeführte Kundendienst landet im Auftrag und kann abgerechnet werden. Frei nach dem Motto: „ Wer früher fakturiert, hat auch früher sein Geld. “

 

Für die Einsatzplanung aller Monteure steht eine sogenannte Chefübersicht mit verschiedenen Kalenderansichten zur Verfügung. Somit ist vom Schreibtisch aus einsehbar, wo sich die Außendienstmitarbeiter aktuell befinden bzw. für welche Einsätze sie bereits verplant sind. Mit der „Zeiterfassungs-App“ können Monteure mittels Stoppuhr-Funktion die Arbeitszeiten (Beginn-/Endzeit) erfassen oder durch den Vorarbeiter zentral eintragen lassen. Des Weiteren ist die projektbezogene Stundenerfassung von Mitarbeitern und Geräten möglich. Die erfassten Zeiten stehen zeitgleich im Büro zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: der Monteur ist wesentlich flexibler und effizienter, Fahrten ins Büro entfallen. Der Papierkram verringert sich und etwaige Übertragungsfehler bei Mengen und Artikeln durch Übernahme von handschriftlichen Angaben werden vermieden.

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