Business-Messenger haben die gleichen Vorteile wie die Messenger, die für den privaten Bereich genutzt werden (z. B. WhatsApp). Allerdings sind diese ergänzt um wichtige Features, die die Kommunikation eines Unternehmens intern sowie mit externen Partnern stark vereinfachen und übersichtlicher gestalten. Die meisten der gängigen Instant Messenger, wie zum Beispiel WhatsApp, Threema u. a., haben eine Business-Variante im Portfolio, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen ausgelegt ist. Es gibt aber auch eine ganze Reihe anderer Anbieter, die rein auf das Messaging ausgelegt sind (z. B. Memoio), oder solche, die Bestandteil eines größeren Projektmanagement- oder Kollaborationstools sind (z. B. Microsoft Teams).
Die Kommunikation ist in den meisten Handwerksbetrieben ähnlich. Handwerker, die auf Baustellen unterwegs sind, brauchen Kontaktmöglichkeiten zum Büro, zum Kunden, zu Kollegen (und umgekehrt) – und das möglichst unkompliziert und schnell. Bei einer dringenden Rückfrage, bei Baubehinderungen, Personalausfall oder Ähnlichem kann man zwar zum Telefonhörer greifen, jedoch sind meistens mehrere Leute in einen Vorgang eingebunden, der sich dann im 1:1-Telefonat nicht immer vollständig, schnell und zufriedenstellend lösen lässt. Viele Aktionen auf einer Baustelle erfordern eine Bildgebung bzw. Visualisierung und deren schnellen Versand.
Viele Betriebe arbeiten bereits mit Messengern. Allerdings werden häufig noch jene verwendet, die auch für private Chats genutzt werden. Diese reichen im Arbeitsalltag in den meisten Fällen nicht aus, da Funktionen fehlen, um Sachverhalte, Projekte und Chats zu strukturieren und diese den verantwortlichen Mitarbeitern klar und übersichtlich zuzuordnen. Gemeinsam Projekte bearbeiten, Lösungen im Team finden, Kontakte zum Großhändler knüpfen – Unternehmen haben andere Ansprüche an einen Messenger als Privatpersonen. Die Nachteile von privaten Messengern sind u. a.:
Themen-Wirrwarr: In einem privaten Gruppenchat werden oft gleichzeitig mehrere Themen behandelt. Wir kennen das alle. Jeder gibt seinen Senf zu verschiedenen Themen dazu und hinterher weiß keiner mehr, wer wofür eigentlich zuständig ist. Man muss dann den gesamten Chat durchforsten, um eine bestimmte Nachricht zu suchen. Bei einem Business-Messenger funktioniert das anders, das ist einer der großen Vorteile.
Informationen gehen unter: In ellenlangen Chats eine Nachricht wiederzufinden, kostet Zeit und Nerven. Das würde sich für einen Betrieb nicht lohnen. Informationen gehen hier schnell unter oder werden einfach übersehen. Man muss sich nur mal vorstellen, was dabei herauskommt, wenn ein Mitarbeiter auf der Baustelle mit drei anderen Kollegen, mit dem Innendienst und vielleicht mit einem Kunden in einem Chat kommuniziert. Heraus kommt in den meisten Fällen eine Aneinanderreihung von Nachrichten ohne Ordnung oder Struktur.
Ungeklärte Zuständigkeiten: Bei der Kommunikation innerhalb eines Handwerksbetriebes ergibt ein Chat nur dann Sinn, wenn man gleichzeitig Aufgaben vergeben kann und mit den relevanten Kontakten themenbezogen chattet. Sonst ist es ungefähr so, als würden sich alle an einem Projekt Beteiligten an einen Tisch setzen und ohne Struktur gleichzeitig durcheinanderreden.
Ablenkung durch private Chats: Wer einen privaten Messenger geschäftlich nutzt, läuft Gefahr, durch private Chats abgelenkt zu werden. Je nachdem, wie das private Nutzungsverhalten ist, kann das den Arbeitsfluss beeinträchtigen und die geschäftliche Kommunikation ins Stocken bringen. Eine klare Trennung von Privatbereich und Geschäft ist auf jeden Fall empfehlenswert.
Was kann ein Business-Messenger?
Business-Messenger fassen Chats nach Themen zusammen: Ein Monteur ist meistens auf vielen verschiedenen Baustellen unterwegs. Man mag sich gar nicht vorstellen, wie es wäre, würde er mit der Zentrale bzw. mit seinem Chef und seinen Kollegen in einem einzigen Chat kommunizieren. Er wäre mehr auf der Suche nach Nachrichten, als mit der Lösung seiner Aufgaben beschäftigt.
Im Gruppenchat eines Business-Messengers ist es möglich, Unterhaltungen zu einem bestimmten Thema zu führen. In diesem Fall holt man sich alle Personen, die man für dieses Thema braucht, in die Unterhaltung hinzu. Weitere Personen können beliebig hinzugefügt oder entfernt werden.
Der Vorteil: Der Überblick bleibt gewahrt, da alles thematisch geordnet ist und archiviert werden kann. Unser Video am Ende des Textes zeigt dieses Beispiel anhand des Business-Messengers Memoio ganz anschaulich.
Messenger statt Laufzettel: Ein Business Messenger kann den herkömmlichen Laufzettel ersetzen. Durch die digitale Übermittlung von Daten, Zeiten, Fotos kommt alles sicher im Büro an und kann dort ohne Zeitverzug, der oft durch notwendige Rückfragen oder schlechte Lesbarkeit entsteht, weiterverarbeitet werden.
Die meisten Business-Messenger besitzen eine Funktion, die das Wiederauffinden von älteren Vorgängen erlaubt. Durch die Vergabe von Referenznummern können Unterhaltungen dann auch im Nachhinein themenbezogen eingesehen werden.
Wissen bleibt im Unternehmen: Durch das Archivieren der Unterhaltungen bleibt wichtiges Wissen im Unternehmen. Bietet der Anbieter eine serverseitige Archivierung an, bleiben die Daten erhalten, auch wenn Geräte verlorengehen oder Mitarbeiter ausscheiden. Der Nutzen, den andere Mitarbeiter haben, ist hoch, denn sie profitieren aus vergangenen Projekten und Fragestellungen in den unterschiedlichsten Bereichen.
Anbindung an den Fachgroßhandel: Auch die Anbindung an den Fachgroßhandel wird bereits angeboten (z. B. bei Memoio). Hier kann man direkt von der Baustelle Produkte, Datenblätter und Verfügbarkeiten anfragen.
Integration in Branchenlösung: Lässt sich der Messenger in Ihre Handwerker-Software integrieren, kann die Kommunikation innerhalb eines Betriebes (intern und extern) auf einem hohen Niveau mit vielen Effizienzvorteilen optimiert werden.
Datenschutz
Ein zentrales Thema bei Messengern ist der Datenschutz. Einige Apps (z. B. WhatsApp) sind wegen datenschutzrechtlicher Bedenken in die Kritik geraten. Da in den Chats permanent personenbezogene Daten ausgetauscht werden, sollte man dieses Thema unbedingt in den Fokus nehmen, wenn man einen sicheren Messenger sucht.
Fazit
Ein guter Messenger ist aus dem modernen Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Aber ganz wichtig: Unternehmen haben andere Anforderungen an einen Messenger als Privatpersonen. Hier tauchen viele verschiedene Themen auf, Aufgaben müssen vergeben, Fristen eingehalten und Sachverhalte schriftlich und bildlich dokumentiert werden. Eine glasklare Struktur ist unerlässlich. Messenger sind keine Spielerei, sondern ein zentrales Tool in der Kommunikation von Betrieben. Welche Funktionen ein Unternehmen im Einzelfall braucht, entscheidet über die Wahl des optimalen Tools. Die nachfolgende Auswahl kann zur Orientierung dienen.
INFO
Kriterien für einen datenschutzkonformen Messenger
Serverstandort: Der Server sollte in der EU oder in einem anderen Staat (Norwegen, Island, Liechtenstein) des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) stehen. In vielen anderen Ländern gelten unterschiedliche Datenschutzverordnungen. Beachten Sie den Sonderfall Großbritannien: Das Land ist durch den Austritt aus der EU auch nicht mehr an die hier geltenden Datenschutzverordnungen gebunden.
Werbung: Finanziert sich der Messenger durch Werbung? In vielen Fällen besteht die Gefahr, dass die versendeten Daten weiterverwendet werden.
Verschlüsselung: Wie sind die Daten auf dem Weg vom Sender zum Empfänger verschlüsselt? Am sichersten fahren Sie mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Manche Messenger sind via Server-Client verschlüsselt.
Adressdaten: Damit die Daten aus Ihrem Adressbuch nicht vom Messenger genutzt werden können, lesen Sie unbedingt das Kleingedruckte im Kapitel Datenschutz Ihres Anbieters.
Serverseitiges Archiv: Prüfen Sie gegebenenfalls, ob der Anbieter ein serverseitiges Archiv für Ihre Unterhaltungen anbietet, damit Sie Ihre Daten auf Ihrem eigenen Server und nicht nur in der Cloud verfügbar haben.
