Die Initiative zur Prozessoptimierung stützt sich dabei auf standardisierte Lösungen. Der EAN kommt als einheitliches, weltweit überschneidungsfreies Artikelnummernsystem eine entscheidende Bedeutung zu. Als Entwicklungs- und Vergabestelle in Deutschland ist die GS1-Germany GmbH zuständig. Der Dienstleister unterstützt Unternehmen aller Branchen dabei, moderne Kommunikations- und Prozessstandards in der Praxis anzuwenden und damit die Effizienz ihrer Geschäftsabläufe zu verbessern. Er sitzt in Köln und gehört zum internationalen Netzwerk „Global Standards One“ (GS1), das sich aus mehr als 100 GS1-Länderorganisationen zusammensetzt (weiterführende Infos unter https://www.gs1-germany.de/). Nachfolgend sind einige Fakten und Details zusammengetragen, um die Vorteile möglicher Prozessoptimierungen durch die einheitliche Nutzung des EAN-Systems für die SHK-Branche deutlich zu machen. Die EAN bringt erheblichen Nutzen, weil mit ihrer Hilfe die Prozesse von der Bestellung bis zur Lieferung des einzelnen Produktes optimiert werden können. Wäre dies bereits gang und gäbe und nicht nur auf wenige Großhändler beschränkt, so könnten Hersteller, Handel und Handwerk längst davon profitieren.
Dass EAN-Nummern nicht auf den Rechnungen für Endkunden vermerkt sind, ist nur von untergeordneter Bedeutung. Vielmehr vereinfachen sich Angebots-, Bestell- und Abrechnungsprozesse zwischen Hersteller, Großhändler und Handwerksunternehmen – und sind weniger mit Fehlern behaftet. Mit Hilfe der EAN wissen alle am Prozess beteiligten Partner, welcher Artikel von welchem Hersteller und mit welchen Eigenschaften sich hinter der 13-stelligen Nummer verbirgt.
Auch in der SHK-Branche wächst durch die anspruchvolleren Kundenwünsche die Zahl der verfügbaren Artikel. Bestellnummern, die man sich in der Routine des Alltags bisher noch einprägen konnte, werden sich mit der Fülle der Möglichkeiten nicht mehr präsent halten lassen. Ebenso sind sprechende Nummernsysteme (z.B. EV für Eckventil) nicht praktikabel und eine Fehlerquelle im Bestellprozess – zumal die Bestellabwicklung zunehmend automatisiert verläuft. Durch ihre Eindeutigkeit und Überschneidungsfreiheit sorgen EAN-Nummern dagegen für eine reibungslose Auftragsbearbeitung zwischen Handwerksbetrieb und Großhandel. Auch können sie gut in Print-Katalogen oder elektronischen Varianten Verwendung finden. Statt einer manuellen Erfassung kann die EAN auch dort herausgelesen werden oder aber – bei Platzproblemen – im fingernagelgroßen EAN-Data-Matrix codiert werden. So ist es sogar kleinen Handwerksunternehmen möglich, von einer fehlerfreien Datenerfassung zu profitieren.
Großhandel ebenfalls Nutznießer
Nutzen durch die Weitergabe der EAN kann auch jedes Großhandelshaus ziehen. Verringern sich nämlich Fehlbestellungen und Falschlieferungen, bedeutet dies weniger Aufwand. Rationellere Bestell-Zyklen wirken sich langfristig gesehen positiv auf den Umsatz aus. Darüber hinaus können Großhändler – ohne eigene Artikelnummern zu vergeben – die EAN der Hersteller direkt übernehmen und in ihre Kataloge integrieren, sodass die aufwendige Pflege mehrerer Artikelnummern-Systeme entfällt. Über den standardisierten elektronischen Stammdaten-Austausch sind auch weitere Informationen zum Produkt verfügbar. Für Handelsmarken, die der Großhändler unter seinem Namen verkauft, kann er als Markengeber auftreten und entsprechende EAN-Nummern vergeben. Somit entsteht ein durchgängiges System für Markenware und Handelsmarken.
Lösungskonzept für SHK-Variantenartikel
Für variantenreiche Artikel bietet das EAN-System ebenfalls entsprechende Lösungen an. So können mit dem CSA-Konzept die verschiedenen Ausprägungen auf standardisierte Weise definiert werden. Der Kunde kann dann nur noch Kombinationen möglicher Ausprägungen bestellen, die tatsächlich im Markt verfügbar sind. Zeitaufwendige Absprachen am Telefon oder Fehllieferungen können damit bei elektronischen Bestellprozessen vermieden werden.
Wichtig ist bei der Gesamtbetrachtung, dass sich durch die EAN nicht nur eine effiziente Bestellabwicklung realisieren lässt, sondern sich vielfältige Möglichkeiten der Prozess-Optimierung ergeben: Sei es im Bereich von Wartungsarbeiten, bei Fragen der Gewährleistung, zur verbesserten Rückverfolgbarkeit und letztendlich auch zum Schutz vor Plagiaten. Wird die EAN auf ein Produkt aufgebracht, muss dies nicht immer mit Etiketten geschehen: Eine „EAN Data Matrix“ lässt sich direkt auf das Produkt bzw. das Material (beispielsweise Metall, Kunststoff, Glas) auftragen. Mit dieser Direktmarkierung können die einzelnen Teile langlebig gekennzeichnet werden, sodass sich Pressfittings, HT-Rohre und ähnliches auch nach dem Einbau identifizieren lassen.
Großhändler will die EAN haben
Noch offensichtlicher stellen sich die Vorteile dar, die über eine per Barcode gesteuerte Lagerhaltung und Inventur zu realisieren sind. Schnell und fehlerfrei lassen sich Warenein- und -ausgänge buchen und kontrollieren. Dies führt letztendlich zur Optimierung der Logistik.
Es ist davon auszugehen, dass die Optimierungsvorteile des EAN-Systems schon heute von vielen Großhändlern genutzt werden – doch nur für ihre internen Prozesse. Dies spiegelt sich in der aktuellen Datenqualitätsrichtlinie zwischen Industrie und Großhandel wider, die sich an den realen Prozessen orientiert. Darin wird die Lieferung der EAN vom Hersteller an den Großhändler als Muss-Kriterium definiert. Leider wird von der Großhandelsstufe die EAN dann nicht an das Handwerk weitergegeben.
Die Nutzung der EAN und der darauf aufbauenden Standards sind kein starrer Rahmen, sondern ein flexibles Instrumentarium, um die Anforderungen und Erwartungen aller Geschäftspartner im professionellen Vertriebsweg zu erfüllen. Der ZVSHK hat von seiner Anhörung „Prozessoptimierung durch elektronische Datenkommunikation in der SHK-Wirtschaft“ im letzten Herbst einen Tagungsband herausgegeben. Dieser steht allen Interessenten unter https://www.wasserwaermeluft.de/ zum Download bereit.
Matthias Thiel
