Software mieten oder kaufen?

Nicht nur die Auswahl der Software ist schwierig, anschließend steht gleich die nächste Entscheidung an: Neukauf, Gebrauchtkauf, Miete, Mietkauf oder Leasing? Nicht zuletzt mit dem Cloud-Computing-Trend ist auch die Auswahl an Alternativen zum Softwarekauf größer geworden. Software muss man heute nicht unbedingt in Form einer CD/DVD besitzen. Man kann sie auch für eine befristete Zeit mieten – oder als Cloud-Lösung, genau dann nutzen und bezahlen, wenn man sie auch wirklich braucht. Damit hat man unabhängig von Zeit, Ort und der Hardware-Plattform per Web-Browser jederzeit Zugriff auf eine stets aktuelle Software, ohne sie kaufen, installieren und permanent aktualisieren zu müssen.

Alternativen zum Softwarekauf

Software-Miete: Über viele Jahre war die Software-Miete nicht oder nur in Ausnahmen möglich. Mittlerweile können Anwender bei den meisten Anbietern, alternativ zum Softwarekauf, wahlweise einzelne Module, Programme oder ganze Pakete über einen beliebigen Zeitraum ab einem Monat mieten. Damit lassen sich beispielsweise Auftragsspitzen eines Büros durch kurzfristig angemietete Lizenzen abfangen. Umgekehrt kann man bei einer Auftragsflaute nicht benötigte Lizenzen kündigen.

Mit der Software-Miete müssen Unternehmen ihr Kapital nicht langfristig durch hohe Anschaffungskosten binden und können flexibel auf die aktuelle Auftragssituation reagieren. Die Mietkonditionen sind unterschiedlich, in der Regel sind aber Software-Aktualisierungen ebenso im Mietpreis enthalten wie der Support. Bei konventioneller Client-Server-Software werden sogar mehrere Monatsmieten angerechnet, wenn man sich nachträglich für einen Kauf entscheidet.

Wichtig ist, dass die Kosten individuell, je nach Paket oder den eingesetzten Modulen, berechnet werden, sodass nur das bezahlt wird, was auch tatsächlich gebraucht wird. Außerdem sollte der Mietvertrag kurzfristig kündbar sein.

Immer häufiger werden SaaS-Lösungen (Software as a Service) offeriert, eine spezielle Ausprägung des Cloud-Computing. Dabei wird die Software als reine Online-Dienstleistung angeboten, inklusive Wartung, Administration, Konfiguration, Updates, Weiterentwicklung und Support. Der SaaS-Kunde hat mit der von ihm genutzten Software direkt nichts mehr zu tun – er nutzt nur ihre Funktionalität. Auch die Arbeitsdaten werden in der Cloud gespeichert und stehen zugriffsberechtigten Anwendern zeit-, orts- und plattformunabhängig zur Verfügung. Dafür benötigt der Anwender lediglich einen Internet-Browser. Büromitarbeiter, die häufig unterwegs sind, schätzen die räumliche Unabhängigkeit von Cloud-Diensten. Zudem kann SaaS-Software nicht nur per monatlicher Mietpauschale abgerechnet werden, sondern auch nutzungsbezogen. Dabei zahlt der Kunde nur für die tatsächliche Nutzungszeit, sodass – zumindest theoretisch – eine minutengenaue Abrechnung möglich ist.

Software-Mietkauf: Beim Mietkauf räumt der Software-Vermieter dem Mieter das Recht ein, innerhalb einer bestimmten Zeitspanne die gemietete Software zu einem vorher vereinbarten Preis käuflich zu erwerben. Bereits gezahlte Mietbeträge werden angerechnet. Damit ist der Mietkauf mit einer Ratenzahlung vergleichbar.

Im Unterschied zum Leasing ist der Mietkäufer in der Regel bereits mit der ersten Mietzahlung auch der Eigentümer und das wirtschaftliche Eigentum geht sofort auf ihn über, was mehrere Konsequenzen hat: Er muss sowohl das Objekt als auch die Verpflichtungen aus dem Mietkaufvertrag in seine Bilanz aufnehmen, wobei sich die monatlichen Kosten aus dem Zinsanteil der Mietkaufraten und der Abschreibung des Objekts zusammensetzen.

Aktualisierungs- und Supportbedingungen müssen meist separat ausgehandelt werden, da sie in der Regel nicht oder nur für einen begrenzten Zeitraum in der Mietgebühr enthalten sind. Die Software geht nach Ablauf der Vertragsdauer zwar in das Eigentum des Mietkäufers über, sodass die Mietraten nicht verloren gehen. Allerdings ist die Software dann, je nach Vertragslaufzeit und Upgradebedingungen, eventuell schon wieder veraltet, sodass sie per kostenpflichtigem Upgrade zu etwa 15 bis 20 % des aktuellen Softwarepreises aktualisiert werden muss.

Software-Leasing: Das Leasen (englisch: pachten, vermieten) ist eine liquiditätsschonende Finanzierungsalternative. Dabei wird im Rahmen eines „Nutzungsüberlassungsvertrags“ die Software vom Leasinggeber bereitgestellt und dem Leasingnehmer gegen Zahlung eines vereinbarten Leasingentgelts zur Nutzung überlassen.

Im Unterschied zum oben genannten Mietkauf bleibt der Leasinggeber Eigentümer der Software, der sich auch um die Aktualisierung der Software kümmern muss. Der Leasingnehmer erhält nur die Nutzungsrechte an der Software. In der Regel ist zwischen Softwareanbieter und Leasingnehmer jedoch eine Leasinggesellschaft als Vertragspartner des Softwareanbieters zwischengeschaltet. Der Leasingkunde schließt einen Vertrag mit der Leasinggesellschaft, die dem Kunden die Nutzungsrechte an der Software verschafft und dafür eine monatliche Leasinggebühr verlangt. Da es zahlreiche Leasingvarianten gibt, sind die Steuer- und Bilanzvorteile unterschiedlich. Meist sind Leasingraten jedoch in voller Höhe steuerlich absetzbar. Da das Leasing bilanzneutral ist, entstehen in der Regel auch keine Abschreibungsprobleme.

Gebrauchtsoftware: Überschüssige, vergessene Lizenzen, Systemaktualisierungen, Umstrukturierungen, der Abbau von Arbeitsplätzen, Insolvenzen, aber auch Unzufriedenheit mit der Software sind Gründe, warum gekaufte und benutzte Programme wieder verkauft werden. Gebrauchtsoftware ist vor allem deshalb interessant, weil sie in der Regel um 30 bis 50 % günstiger ist, als neue Software oder weil eine alte, aber stabile und bewährte Version vom Hersteller nicht mehr angeboten wird.

Noch immer wird in einigen Softwareverträgen der Weiterverkauf untersagt, was jedoch rechtlich nicht zulässig ist. Schon 2012 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) in seinem Grundsatzurteil den Handel mit gebrauchten Computerprogrammen für rechtmäßig erklärt. Der Gebrauchtsoftware-Käufer hat außerdem auch Anspruch auf Updates und Support. Wurde ein Wartungsvertrag abgeschlossen, muss der Hersteller auch Wartungsleistungen erbringen, sofern die Wartungsgebühr für das laufende Jahr entrichtet wurde.

Da kein Hersteller oder Distributor ohne Not auf Wartungsgebühren verzichtet und die Zufriedenheit der Kunden das Ziel sein sollte, entstehen in der Regel keine Probleme. Erhältlich ist Gebrauchtsoftware über Ebay oder Online-Kleinanzeigen sowie über Online-Vermittler, wie www.2ndsoft.de, www.vendosoft.de oder www.usedsoft.com. Wer seine alte Software abgeben will, kann dies übrigens auch im Rahmen von Sonderaktionen tun, bei denen alte Programme in Zahlung genommen werden, wenn man sich für eine ähnliche andere oder eine neuere Software entscheidet.

SSV oder Individual Update?

Ob Neu- oder Gebrauchtsoftware: Gekaufte Programme müssen aktualisiert werden – die Hard- und Softwareentwicklung erfordert Updates ebenso wie neue Gesetze, Richtlinien und Normen. Wer seine Software nicht regelmäßig aktualisiert, riskiert irgendwann durch veraltete Software bedingte Fehler oder Inkompatibilitäten mit neuer Hardware oder einem neuen Betriebssystem.

Schließt man mit dem Hersteller einen Software-Wartungsvertrag ab – auch Softwarepflege- oder Softwareservicevertrag (SSV) genannt – bleibt die Software kontinuierlich auf neuestem Stand. Natürlich kann man Software alternativ auch ohne Wartungsvertrag individuell aktualisieren und beispielsweise eine Versionsnummer überspringen. Allerdings muss die übersprungene Version spätestens beim nächsten Software-Upgrade meistens mitbezahlt werden.

In der Regel kostengünstiger fährt, wer regelmäßig per Wartungsvertrag aktualisiert: Die jährlichen SSV-Kosten betragen etwa 10 bis 15 % des Software-Listenpreises. Ohne Wartungsvertrag liegen die Update-Kosten etwa 5 % höher, bei 15 bis 20 % des Software-Listenpreises seit dem Neukauf bzw. dem letzten Kauf eines Upgrades. Neben weiteren Zusatzleistungen für SSV-Kunden sprechen auch steuerliche Aspekte für den SSV: Ein Wartungsvertrag ist eine Dienstleistung, die im selben Jahr in voller Höhe als Aufwand geltend gemacht werden kann. Dagegen muss der Kauf einzelner Upgrades als Anlagevermögen unter Umständen über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben werden.

Dass sich Softwarehäuser um die Aktualität ihrer eingesetzten Software sorgen, ist nicht ganz uneigennützig: Mit älteren Versionen arbeitende Anwender generieren nämlich Supportanfragen, die nicht sein müssten, weil das betreffende Problem mit der aktuellen Version längst behoben wurde. Aus Updates / Upgrades bzw. Software-Wartungsverträgen resultierende Zahlungen stellen zudem eine wichtige kontinuierliche Einnahmequelle dar.

Aus Anwendersicht steigern Updates im besten Fall durch neue und bessere Funktionen deren Produktivität. Zuvor muss jedoch Zeit investiert werden – in die Installation und nicht zuletzt in das Einarbeiten in die neuen Funktionen, was im Alltagsgeschäft nicht immer einfach ist. Problematisch ist ein Wartungsvertrag dann, wenn er beim Kauf neuer Software zwingend abgeschlossen werden muss. Sofern die Leistungen jedoch stimmen und der Gegenwert zum jährlichen SSV-Beitrag erkennbar ist, sind Wartungsverträge sinnvoll – vorausgesetzt man nutzt die Neuerungen auch.

Was sollten SSV bieten?

Zentrale Leistung von SSV-Verträgen ist das Update bzw. Upgrade. Updates enthalten im Wesentlichen Fehlerbereinigungen und Qualitätsverbesserungen innerhalb der jeweils aktuellen Version. Sie werden inzwischen meist automatisch heruntergeladen und installiert, sobald die Software eine Internet-Verbindung hat. Upgrades sind dagegen neue Programmversionen mit elementaren Neuerungen und Weiterentwicklungen. Diese erhalten Kaufsoftware-Kunden meist per Post auf einem Datenträger (CD/DVD, USB-Stick), zusammen mit einer Dokumentation der Neuerungen.

Auch der Telefon- oder E-Mail-Support durch den Hersteller oder durch Vertriebspartner ist bei Wartungsverträgen inklusive. Dabei sollte der Wartungsvertrag auch Aussagen zur Reaktionszeit (Zeitraum zwischen Problemmeldung und Support-Rückmeldung) enthalten. Teilweise werden (optional) auch Notdienste außerhalb der Geschäftszeiten, an Samstagen und an nicht bundeseinheitlichen Feiertagen angeboten. Anwender ohne Wartungsvertrag müssen diese Supportleistungen bezahlen – entweder über eine kostenpflichtige Telefon-Vorwahl oder per Rechnung (ca. 1 bis 2 Euro/min).

Zunehmend setzen Softwarehäuser auf die Online-Fernwartung. Dabei kann der Support-Mitarbeiter über eine möglichst schnelle Internet-Verbindung den Bildschirm des Anwenders einsehen und mit Zustimmung auf dessen Rechner zugreifen, um etwa Einstellungen an seiner Software vorzunehmen oder ihm über Hürden hinwegzuhelfen. Zusätzliche Leistungen sind Online-Foren, bei denen häufige Anwender-Fragen (FAQs) oder individuelle Anfragen beantwortet werden. Einige Softwarehäuser bieten zudem nur für Wartungsvertrags-Kunden zugängliche Service-Portale mit Zusatzleistungen, wie Online-Workshops, Tutorials oder Einarbeitungshilfen in neue Versionen etc.

Kauf oder Miete: Vor- und Nachteile

Die meisten Softwarehäuser bieten parallel zum Kauf auch die Möglichkeit der Miete, einige auch des Mietkaufs, respektive des Leasings. Mit Adobe und nun auch Autodesk wagen erste Software-Anbieter einen radikalen Schnitt: Kaufsoftware soll der Vergangenheit angehören. Stattdessen sollen Kunden neue Software nur noch in der Datenwolke mieten können. Das Mietlizenzmodell, auch Software-Abonnement oder Subskription-Lizenz genannt, hat für Software-Hersteller gegenüber Kaufsoftware den Vorteil stetiger Einkünfte. Weitere Vorteile aus Anbietersicht sind eine einfachere Administration und Aktualisierung. Auch der Support ist einfacher, da alle Anwender auf demselben technischen Stand sind.

Ob Bestands- und Neukunden mitmachen, ist keineswegs ausgemacht. Darauf lassen zumindest erste Reaktionen in einschlägigen Diskussionsforen schließen. Während die meisten Hersteller schon Cloud-ready sind, sind es die Anwender (noch) nicht. Gerade Handwerker scheinen noch sehr konservativ zu denken. Aber auch Architekten, Fachplaner oder Energieberater kaufen – zumindest derzeit – ihre täglich genutzte, fachspezifische Software lieber. Das ergab zumindest eine nicht repräsentative Umfrage unter Software-Anbietern im Zusammenhang mit der Recherche zu diesem Artikel.

Ein hoher Prozentsatz der Käufer schließt demnach mit dem Kauf auch einen Wartungsvertrag ab, indem Software-Updates, ein Support-Service und weitere Leistungen enthalten sind. Da die Cloud-Lösung bei der Zielgruppe offensichtlich noch nicht angekommen ist, ist das Thema auch bei den Anbietern oben genannter Softwarekategorien derzeit noch nicht relevant. Die Zurückhaltung potenzieller Kunden gegenüber Kaufalternativen liegt vermutlich nicht nur darin begründet, dass man sein wichtigstes Arbeitsmittel lieber sein Eigen nennen will. Viele haben wohl auch erkannt, dass Mietsoftware nur dann günstiger ist, wenn man sie nur eine relativ kurze, zeitlich begrenzte Phase nutzt.

SaaS wirft noch Fragen auf

Zweifellos haben SaaS-Lösungen Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Client-Server-Installationen: Software-Kosten werden reduziert und lassen sich an die aktuelle Auftragssituation besser anpassen. Der Aufwand für Installation, Konfiguration, Aktualisierung und Wartung entfällt. Die Software ist flexibler, plattform- und standortunabhängig einsetzbar. Büros mit mehreren Standorten können einfacher zusammenarbeiten. Auch Mitarbeiter auf der Baustelle oder im Home-Office lassen sich besser in IT-Prozesse integrieren.

Doch Cloud-Lösungen werfen noch Fragen auf: Neben der Datensicherheit ist es vor allem die Arbeitsgeschwindigkeit (Antwortzeit). Sie hängt von der Geschwindigkeit der aktuell verwendeten stationären oder mobilen Internetverbindung ab. Weitere Unsicherheiten betreffen den Software- und Datenzugriff bei einem Serverausfall oder bei Netzproblemen etc.

Wissenswertes in Kürze

Nach dem Softwarekauf fallen jährliche Gebühren für Aktualisierungen und den Support an. Da sich die meisten Handwerker beim Kauf von Branchensoftware zusätzlich für einen Software-Wartungsvertrag entscheiden, ist es sinnvoll, sich auch die Leistungen genauer anzuschauen. Neben dem Software-Update und -Support sollten auch weitere Zusatzleistungen enthalten sein. Sinnvoll ist ein Wartungsvertrag allerdings nur dann, wenn die neuen Funktionen auch erlernt und genutzt werden. Ob ein Neukauf, Gebrauchtkauf, eine Miete, ein Mietkauf oder ein Software-Leasing für das eigene Büro die passende Lösung ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Grundsätzlich gilt, dass Mietsoftware nur dann günstiger ist, wenn man sie nur eine kurze Zeit nutzt.

Anrufe bei der Support-Hotline

Ob Kauf- oder Mietsoftware – wer beim Support Zeit und Kosten sparen will, sollte sich vor dem Anruf wichtige Eckdaten notieren: Kundennummer, Programm-, Betriebssystem- und Browser-Version sowie Hardware-Konfiguration. Als hilfreich haben sich kurze schriftliche Notizen des Problems erwiesen (Menü, Untermenü, Funktion etc.). Die Beantwortung beschleunigen auch Screenshots von der aktuellen Problemsituation (sofern aufgrund des Problems möglich). Mit Begleitnotizen per E-Mail an das Support-Team gesendet, helfen sie den Helfern, ein Problem schneller zu erkennen.

Dipl.-Ing. Marian Behaneck ist Fachautor zahlreicher Publikationen zu Hardware, Software und IT im Baubereich; 76751 Jockgrim, behaneck@gmx.de