Wer statt Digitalkamera, Bleistift und Papier eine Smartphone- oder Tablet-App für die Dokumentation von Baustellen, Tätigkeiten, Mängeln oder des Baufortschritts einsetzt, kann seinen Zeit- und Organisationsaufwand erheblich reduzieren. Einige Apps sind auf Bautagebücher oder Bautagesberichte spezialisiert, andere unterstützen die Aufnahme und Nachverfolgung von Mängeln. Manche vereinfachen auch das Management von Aufträgen oder den Nachrichtenaustausch. Keine App kann alles, deshalb hängt die Auswahl der richtigen Lösung davon ab, was man konkret braucht.
Bild: Digital Documentation Systems
Bild: 123erfasst, Lutz Werbefotografie
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Foto machen, Notizen anfügen – und fertig
Die herkömmliche Erfassung des baulichen Zustands im Zusammenhang mit Installationsarbeiten, die Dokumentation von Baustellenaktivitäten und des Baufortschritts, von Schäden oder Mängeln ist zeitaufwendig. Auch das Führen von Bautagebüchern oder Bautagesberichten ist sehr arbeitsintensiv. Vor-Ort-Daten müssen schriftlich notiert und anhand von Fotos dokumentiert werden. Die Dokumentationen und Berichte werden später im Büro mit Office-Programmen erstellt und per E-Mail, Fax oder Post an Projektbeteiligte verschickt. Kopien werden in Ordnern abgelegt und zu Erledigendes auf Wiedervorlage gelegt. All das generiert Mehraufwand. Mit speziellen Baudokumentations-Apps lassen sich Medienbrüche vermeiden und Arbeitsabläufe optimieren.
Außerdem entfällt das umständliche Hantieren mit Notizblock, Bleistift und Digitalkamera. Stattdessen werden mit Smartphones oder Tablets und den entsprechenden Apps die Vor-Ort-Informationen per Text und Bild digital erfasst und sofort Projekten und Beteiligten zugeordnet. Das erübrigt das nachträgliche Eintippen, Sortieren, Verorten und Zuordnen manuell notierter Daten. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen und Textbausteinen beschleunigen die Erfassung und sorgen dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird. Da bei der Mängelverfolgung oder Bautagesbericht-Erstellung auch rechtliche Aspekte und Fristen zu beachten sind, unterstützt die Software auch das Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder die Fristenverfolgung.
Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente einbinden, häufig auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Fotos können in einfacher Form bearbeitet (Größe, Ausschnitt ändern etc.) und mit Hinweispfeilen, Maßen und Bildkommentaren ergänzt werden. Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können Fotos auch verortet werden, sodass man auf Anhieb weiß, was auf welcher Baustelle fotografiert wurde. Aus den erfassten Daten lassen sich Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder Mahnungen generieren und per E-Mail versenden.
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Was können Baudokumentations-Apps?
Damit Abläufe, Bau- oder Montagearbeiten auf der Baustelle später nachvollzogen werden können, müssen wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten sowie die jeweiligen Bedingungen möglichst vor Ort dokumentiert werden. Erfasst werden Wetterdaten, anwesende (Sub-)Unternehmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Besprechungen, Prüfungen und Aufmaße, besondere Vorkommnisse, persönliche Notizen und anderes mehr.
Daraus entstehen digitale Baustellendokumentationen, die bei Störungen des Bauablaufs, bei strittigen Fragen, Nachtragsforderungen oder bei der Ursachenforschung für Baumängel oder Terminverzögerungen wichtige Hinweise liefern können. Die Dokumentationen können auch als Nachweis bei der Rechnungsstellung oder als Grundlage für die Projektdokumentation herangezogen werden. Wird kontinuierlich dokumentiert, entsteht zugleich sukzessive eine digitale Informationsdatenbank, die für spätere Renovierungs-, Umbau- und Erweiterungsmaßnahmen oder die Bewirtschaftung wertvolle Informationen zu verwendeten Materialien, Produkten oder Planänderungen liefert. Cloudbasierte Lösungen bieten zusätzlich die Möglichkeit, auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem plattform-, zeit- und ortsunabhängig zugänglichen Webserver abzulegen. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte können damit für sie relevante und freigegebene Berichte jederzeit online einsehen, sich über den aktuellen Projektstand informieren und eigene Informationen beisteuern.
Über eine Benutzer- und Rechteverwaltung kann der Administrator steuern, wer welche Anzeige-/Bearbeitungs- Upload-/Downloadrechte erhält. Werden die Daten statistisch ausgewertet, können zudem wichtige Fragen beantwortet werden – beispielsweise zur Dauer einer Mängelbehebung, zur Mängelanfälligkeit von Bauteilen und Leistungen oder zur Zuverlässigkeit ausführender Subunternehmen, was die Qualität der Bauausführung steigern hilft und Entscheidungen bei künftigen Projekten vereinfacht.
Welche Baustellen-Apps gibt es?
Inzwischen gibt es ein breites Angebot an mobilen Baustellenlösungen. Da jede ihre Schwerpunkte und Stärken hat, sollte man sich vorher überlegen, welche Funktionen man braucht. Einige Apps legen den Fokus auf die Erstellung von Bautagebüchern, andere auf die mobile Mängelerfassung und Verwaltung. Einige wenige Apps verfügen über eine integrierte Messenger-Funktion, wie zum Beispiel BauMaster, CraftNote, Hero Software oder MemoMeister und ermöglichen damit zusätzlich eine schnelle, unkomplizierte und dokumentierte Kommunikation mit dem Baustellenteam oder Projektbeteiligten.
Manche Apps können auch Kunden, Aufträge und Ressourcen verwalten oder Mitarbeiterzeiten erfassen und anderes mehr. Die Softwarekonzepte sind unterschiedlich: Kaufprogramme bestehen aus einer lokal installierten PC-Software und einer Kombination mit einer mobilen Android- oder iOS-App für die Vor-Ort-Erfassung, was eine gelegentliche Datensynchronisation voraussetzt. SaaS-Lösungen (Software as a Service) sind plattformunabhängig und müssen weder aktualisiert noch synchronisiert werden, da das Programm samt Daten stets aktuell von einem externen Cloudserver abgerufen wird. Dafür werden monatliche Nutzungsgebühren fällig.
Alle Programme sind kostenpflichtig, einige sind in der Basisversion kostenfrei (z. B. Bautagebuch Mobile App oder Hero Free App). Die Preise für Kaufprogramme reichen von 100 bis 1000 Euro und mehr pro Lizenz und 25 bis 90 Euro pro Benutzer und Monat und mehr für SaaS-Lösungen, je nach Leistungsumfang. Hinzu kommen gegebenenfalls einmalige oder laufende Zusatzkosten für Wartungsverträge (Kaufsoftware) respektive die Einrichtung oder Servernutzung etc. (SaaS-Software). Bei SaaS-Verträgen sind Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen zu beachten.
Worauf sollte man achten?
Nicht nur konzeptionell, sondern auch funktional gibt es Unterschiede. So verfügen nur wenige Apps über eine Spracheingabe, bei der Sprachnotizen beispielsweise per Google Docs oder anderen Diensten direkt in Text umgewandelt werden (z. B. BauMaster oder Pro-Report). Nicht alle Apps können Fotos im Plan verorten oder zwischen Planungs-, Material- und Ausführungsfehlern unterscheiden und so weiter. Entscheidend ist aber, welche Funktionen und Automatismen eine App für die an die Vor-Ort-Erfassung anschließenden Arbeitsschritte (Weiterbearbeitung, Verwaltung, Auswertung) bietet, denn hier kann die Software dem Anwender viel Arbeits- und Organisationsaufwand abnehmen.
Sind auch Funktionen für das Büro- und Auftragsmanagement integriert, lassen sich zudem Büroprozesse rationalisieren. Wichtig bei mobilen App-, respektive Cloudlösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Verfügbarkeit einer ausreichend schnellen und stabilen mobilen Internetverbindung nicht immer gewährleistet ist. Mit SaaS-Anbietern sollte man einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) abschließen.
Für Anwender, die ihre vertraulichen Büro- und Projektdaten nicht auf externen Servern speichern wollen, bieten einige SaaS-Anbieter alternativ eine lokale Datenhaltung an.
Info
Weitere Produkte und Anbieter
bau-mobil (www.connect2mobile.de), BauButler (www.baubutler.de),
docma Report (www.edr-projekt.com), Bau-Printz (www.bau-printz.de),
BauProCheck Mängelverfolgung (www.bauprocheck.de),
ed Controls (www.edcontrols.com), FirstAudit (www.firstaudit.de),
iTWOsite (www.rib-leipzig.com), mms (www.maengelmanagement-software.de),
Olmero Mängelmanagement (www.olmero.ch), Plaans (www.mikavaa.com),
pro-def (www.pro-def.de), ProCapture (www.procapture.de),
Projektdocu (www.projectdocu.com), ProjectNetworld (www.projectnetworld.com), Sablono Plattform (www.sablono.com), Sfirion.Journal (www.sfirion.de),
Sharesuite (www.sharesuite.com)
(Es handelt sich um eine Auswahl, ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
Literatur
[1] Aschenbrenner, H, Metzger, B., Hopfensperger, G., Onischke, S.: Baumängel und Bauschäden erkennen und erfolgreich reklamieren, Haufe-Lexware, Freiburg, 2015
[2] Schaufenster Digitales Bauen in den Bildungszentren des Baugewerbes e. V. (Hrsg.): Baudokumentation und Mängelmanagement (Webseminar), Eigenverlag, Krefeld, 2020, Download: https://kompetenzzentrum-hamburg.digital/images/themen/Handwerk/Aktionsmonat
2020/Prsentation_Baudokumentation.pdf
[3] Müller, K.: Dokumentation im Bauprojekt, Netzwerk Bau-Publikation Nr. 17-013, Eigenverlag, Graz 2013, Download: www.mplaw.at/publikationen/mueller-katharina-
dokumentation-im-bauprojekt.html
(Es handelt sich um eine Auswahl, ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
Bild: Behaneck
