Schluss mit Chaos-Ablagen

Kern der Mappei-Methode ist es, Akten zu vereinzeln, um gezielt auf kleine organisatorische Einheiten zugreifen zu können. Unterlagen werden nicht in sperrigen Ordnern abgeheftet, sondern ungelocht in Mappen eingelegt, die wie Karteikarten in Boxen abgestellt werden (Bild 1). Die Ablage in Mappen ist effizient, da keine Zeit durch mühsames Ein- und Ausheften der Papiere verschwendet wird. Die Beschriftung der Mappen verläuft nach einem ausgeklügelten System. Durch die Farbe und die alphabet­genaue Positionierung der Reiter ist der Zugriff auf Unterlagen mit geringen bzw. ohne Suchzeiten möglich. In Zahlen ausgedrückt: Mit dem System lassen sich bis zu 60 Minuten pro 8-Stunden-Tag und 40 % Raum sparen. Folgende statistische Zahlen sind nicht ganz so positiv und sollten jedes Unternehmen aufhorchen lassen:

• Das Informationsvolumen im Büro verdoppelt sich zurzeit alle drei Jahre. Trotz EDV und Digitalisierung steigt dabei der absolute Papierbedarf – und damit auch die Höhe der Verwaltungskosten.
• Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts verschwenden Mitarbeiter bis zu 30 Arbeitstage im Jahr mit der Suche nach Unterlagen.
• Im Unternehmen entfallen 10–15 Prozent aller Ausgaben auf die Papier-Organisation.
• Die Ablage eines Blattes Papier in einem gewöhnlichen Ordner kostet ca. 50 Cent, das Wiederauffinden eines einzigen Dokumentes fast zwei Euro.

Ein Beispiel aus der Praxis

Die Schriftgutorganisation beim Leverkusener Haustechnikbetrieb Kriener & Trübner war vor der Reorganisation nicht eindeutig geregelt. Hauptsächlich waren Hängemappen im Einsatz, mit denen die Dokumente nicht zufriedenstellend und übersichtlich organisiert werden konnten (Bild 2). Daher schwenkte man auf Ordner um, in die man kleine Einheiten und Papiermengen separat abheftete. Dies brachte zwar mehr Übersichtlichkeit, allerdings verschwendete man durch die Ordner sehr viel Platz: In den Regalen reihten sich zahlreiche Ordner mit breitem und starrem Rücken aneinander, die allerdings nur minimal befüllt waren (Bild 3). Doch die Platzverschwendung war nicht das einzige Manko: Das Einheften in die Ordner kostete viel Zeit. Untersuchungen der deutschen MTM-Vereinigung (für Methodenzeitmessungen) haben ergeben, dass die Zeit, die man für das Lochen und Abheften von Papier aufwendet, doppelt so hoch ist wie bei der Lose-Blatt-Ablage. Büromitarbeiter sind durchschnittlich etwa zwei Stunden pro Tag mit dem Handling von Papieren beschäftigt. Mit dem Lose-Blatt-Verfahren könnte somit pro Mitarbeiter etwa eine Stunde Zeitaufwand eingespart werden. Zeit, die ein Handwerksbetrieb besser für den Kundenkontakt, die Serviceverbesserung oder die Akquise nutzen kann. Für Kriener & Trübner war somit klar: Eine Umorganisation musste her! Die Verwaltung der Dokumente sollte leichter und übersichtlicher werden, jeder Mitarbeiter muss sich im Vertretungsfalle in den Dokumenten des Kollegen zurechtfinden und auch der Raumbedarf für die Ablage und die Archivierung der Unterlagen sollte verringert werden.

Neue Ordnungsweise: Übersicht durch Farben

Unterstützung bei der Einführung der Map­pei-Methode für das Handwerk fand das Unternehmen bei der InHouseTrainerin Sieglinde Pietsch, die nicht nur Expertin für intelligente Ablauforganisation, sondern auch sehr vertraut mit der Mappei-Methode ist. Im ersten Schritt wurde ein Aktensystemplan erstellt. Sinn eines solchen Plans ist es, eine einheitliche Ablagestruktur zu schaffen. Er erleichtert das Zusammenspiel im Team und optimiert durch eine eindeutige Zuordnung auch die Arbeit am Einzelplatz. Er ist wie eine Art Koordinatensystem bzw. Landkarte. Der Aktensystemplan nutzt das wirkungsvollste Ordnungskriterium: die Farbe. Der Mensch nimmt Farben schnell und einfach wahr, sie ermöglichen eine zügige Orientierung auch bei großen Mengen von Mappen. Zudem kommen Verwechslungen zwischen unterschiedlichen Bereichen durch verschiedenfarbige Reiter nicht mehr vor. Daher wurden die Vorgänge bei Kriener & Trübner im ersten Schritt einzelnen Sachgebieten mit entsprechenden Farben zugeordnet (Bild 4). Vorgänge aus der Personalabteilung erhielten beispielsweise hellgrüne Reiter, Bestellungen wurden mit gelben Reitern gekennzeichnet, offene Aufträge bekamen einen blauen und Lieferscheine einen orangefarbenen Reiter. Jeder Vorgang kann nun einem Bereich oder Thema zugeordnet werden. Durch einmal bestimmte Regeln ist auch der Begriff, unter dem der Vorgang abgestellt werden soll, schnell gefunden. Das kann ein Name, zum Beispiel bei Personalakten, oder ein Sachtitel, wie zum Beispiel bei Marketingunterlagen, sein. Wichtig ist, dass dieser Begriff immer sichtbar bleibt. Er wird daher auf den Reiter geschrieben, der am oberen Mappenrand angebracht wird. Die genaue Position ist durch die Organisationsleiste auf jeder Mappe vorgegeben: Der Anfangsbuchstabe des Suchbegriffs zeigt, wo der Reiter anzubringen ist. So gekennzeichnet ergeben die Reiter in den Ordnungsboxen eine schräge Staffelung von A bis Z, so dass sofort klar wird, an welche Stelle in der Box die Mappe einsortiert werden muss bzw. wo sie zu finden ist.

Wiedervorlage immer ­termingerecht

Gerade in Handwerksunternehmen ist eine intelligente Wiedervorlage immens wichtig: Angebote müssen nachgefasst, Rechnungen erstellt und leider auch hin und wieder Mahnungen verschickt werden. Es gibt viele gute elektronische Hilfsmittel, die an den Wiedervorlagetermin erinnern. Zur Bearbeitung muss aber fast immer die komplette Akte zur Verfügung stehen. Was liegt also näher, als die Akte selbst zu terminieren (Bild 5)? Die Wiedervorlage wurde vor der Restrukturierung mit Hilfe von Pultordnern organisiert. Dort war die Akte in einem Terminfach abgelegt, musste aber teilweise mit hohem Aufwand gesucht werden, da sie von außen nicht direkt identifizierbar war. Bei der Reorganisation wichen diese Pultordner einer rollierenden Wiedervorlage, mit der alle Vorgänge auf den Tag genau terminiert werden können. Die Wiedervorlage-Box ist aufgeteilt in die Monats­tage 1 bis 31 und die Monate Januar bis Dezember. Der Vorgang wird hinter die entsprechende Leitkarte gestellt und steht so zum geplanten Datum vollständig zur Verfügung. Wird er zwischenzeitlich trotzdem benötigt, kann er über den Reiter sofort gesehen und herausgezogen werden. Die Angebote des laufenden Tages erscheinen immer vorn und können so kontinuierlich abgearbeitet werden. Zusätzlich findet man jede Mappe schnell über den jeweiligen Anfangsbuchstaben. Die Reiterfarbe (beispielsweise gelb für Bestellungen) erleichtert zusätzlich die Suche, wenn verschiedene Aufgabenbereiche in einer Wiedervorlage eingestellt werden. Die neue Wiedervorlage-Box steht auf dem Schreibtisch, so ist jede Mappe sofort griffbereit.

Fazit: Weniger Suchen, besserer Überblick

Die Organisation mit der Mappei-Methode hat sich in sämtlichen Unternehmens-Be­reichen bei Kriener & Trübner positiv aus­gewirkt. Durch die Reorganisation des Do­kumentenmanagements konnten die Zugriffszeiten auf Akten stark gesenkt werden. Durch die eindeutig festgelegten Ablagekriterien haben die Mitarbeiter nun einen viel besseren Überblick über alle Vorgänge. Die Vertretungssituation im Urlaubs- oder Krankheitsfalle hat sich ebenfalls deutlich entspannt.

Durch die geschaffene Transparenz in den Prozessen findet man sich auch am Arbeitsplatz eines Kollegen schnell zurecht. Die ­Stapel auf den Schreibtischen der Sachbearbeiter sind verschwunden, langes Suchen gehört der Vergangenheit an. Mit einem Griff ist die Mappe zur Hand und der Kunde kann schnellstmöglich mit der richtigen Auskunft versorgt werden. Kurz: Die Mitarbeiter sind wesentlich entspannter und auch die Kunden profitieren von dem reibungslosen Ablauf.

Ordnung ohne Stress

Das Buch „Ordnung ohne Stress – Der Effizienzvorsprung im Büro mit der Mappei-Methode“ richtet sich an Praktiker. Nach einer Einleitung, die den Kern der Mappei-Methode vorstellt, geht Frank-Michael Rommert auf die einzelnen Produkte ein und zeigt auf, wie diese Methode im Geschäftsalltag hilft. Das ganze ist unterlegt mit zahlreichen farbigen Fotos. Im letzten Kapitel zeigt er dann Beispiele, in denen von „richtigen“ Menschen im Arbeitsleben gezeigt wird, wie sie Mappei einsetzen. Das Buch, ISBN-Nr. 978-3-86936-051-5, umfasst 223 Seiten und kann für 29,90 Euro unter http://www.mappei.de bestellt werden.

In sieben Schritten zu mehr Ordnung

Schritt 1: Entwerfen Sie – am besten zusammen mit Ihren Kollegen – einen abteilungsübergreifenden Aktensystemplan (Hilfe und individuelle Unterstützung bietet hierbei ein Berater von Mappei). Entwickeln Sie die Ablagestruktur aus Ihrer Berufspraxis heraus. Legen Sie zuerst die Hauptgruppen fest. Beispiele könnten „Reparaturen“, „Finanzen“ (für Unterlagen rund um die Buchführung, Steuern, Anlagen), „Wartung“, „Angebote“, „Aufträge“, „Marketing“ und „Versicherungen“ sein. Die Hauptgruppen lassen sich aber auch an charakteristischen Betriebsabläufen Ihres Unternehmens festmachen: an Kernprozessen (z. B. Vertrieb, Produktion, Service…), Stützprozessen (z. B. Einkauf, Aus- und Weiterbildung, Liquiditätsplanung…) und Führungsprozessen (strategische Unternehmensentwicklung, Qualitätspolitik…).

Schritt 2: Weisen Sie den Hauptgruppen „Organisationsfarben“ zu. Jede Hauptgruppe bekommt eine eigene Farbe.

Schritt 3: Schaffen Sie bei Bedarf ergänzend eine Substruktur. Das ist besonders sinnvoll, wenn Sie innerhalb der Hauptstruktur sehr viele Akten unterzubringen haben. Verwalten Sie beispielsweise eine sehr große Zahl von Mitarbeitern, kann es sinnvoll sein, zwischen Lehrlingen, Installateuren und Bürokräften zu unterscheiden. Weisen Sie in diesem Fall der jeweiligen Untergruppe eine eigene Farbe zu oder arbeiten Sie mit Zusatzreitern.

Schritt 4: Bekommen Sie ein Dokument auf den Tisch, überlegen Sie zunächst, ob dafür bereits eine Ordnungsmappe besteht und Sie es dort ablegen können. Gibt es noch keine passende Mappe, legen Sie eine an.

Schritt 5: Wählen Sie einen passenden Reiter. Jeder hat nicht nur eine bestimmte Farbe, sondern auch eine exakte Position sowie eine eindeutige Beschriftung. Durch diese drei Merkmale ist es möglich, sofort die richtige Mappe zu finden. Beschriften Sie den Reiter links, damit er auch dann gut zu lesen ist, wenn viele Mappen in einer Box stehen.

Schritt 6: Falls es noch keine Ordnungsbox für die Mappe gibt, legen Sie nun eine an. Stellen Sie die Mappe in die Box, so wie Sie Karteikarten in einen Karteikasten stellen. Mappen mit dem Anfangsbuchstaben »A« stehen dabei ganz hinten, Mappen mit »Z« ganz vorn.

Schritt 7: Finden Sie für die Box(en) einen geeigneten Platz. Nutzen Sie zum Beispiel ­eine bestehende Hängevorrichtung/-registratur, montieren Sie Teleskopauszüge auf Regalböden oder verwenden Sie einen Rollcontainer – Möglichkeiten gibt es zahlreiche.

Umgang mit angelegten Mappen

Halten Sie die Akten dünn: Dünne Akten machen es möglich, dass Sie benötigte Papiere mit einem Griff zur Hand haben. Hier geht es um das Prinzip der Aktentrennung, um das „Vereinzeln“. Wird eine Akte dicker, ist es Zeit, weitere Mappen anzulegen, auch, wenn Sie dann nur ein einziges Blatt enthält. Beispiel: Sie suchen einen neuen Installateur und legen eine Mappe an mit dem Reiter »Installateur«. Was mit der Einstellung zu tun hat, wandert in die Mappe: Profil, Stellenanzeige, Budgetvorgaben und so weiter. Im Laufe der Zeit nimmt der Umfang der Mappe zu. Kristallisieren sich verschiedene Themen heraus, ist es an der Zeit, die Inhalte der Mappe auf mehrere neue Mappen aufzuteilen. Bei der Mitarbeitersuche kann das beispielsweise so aussehen, dass Sie für die Vorstellungstermine, Absagen usw. je eine neue Mappe anlegen.

Legen Sie einheitlich ab: Manche Unterlagen bekommen Sie elektronisch, andere in Papierform. Schaffen Sie also eine Verbindung zwischen der Papier- und Ihrer elektronischen Ablage. So wissen Sie immer, wo Sie eine Information finden. Wenn Sie Dokumente ablegen, gehen Sie nach einem einheitlichen System vor. Das heißt, die Ordnerstruktur im Computer entspricht der Struktur Ihrer Papierablage. Für Windows-Nutzer ist es mit Unterstützung durch Mappei möglich, nicht nur die Bezeichnungen zu übernehmen, sondern auch die Farbstruktur Ihrer Papierablage in den Windows Explorer zu überführen.

Sinnvolle Grenzen setzen: Begrenzungen sorgen dafür, dass Sie nicht in Akten ersticken. Sie helfen Ihnen außerdem dabei, sich nicht zu verzetteln. Deshalb sollten Sie jedes Jahr die Unterlagen entsorgen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Damit schaffen Sie Platz für das neu zu archivierende Material. Nach Erledigung der Aufträge bleiben die Unterlagen in der jeweiligen gekennzeichneten Ordnungsmappe. So ist der Zugriff auch später schnell und einfach möglich. Erfahrungsgemäß ist der Rückgriff auf diese Mappen nach ca. einem Jahr so gering, dass die Unterlagen in Archivschachteln umgeschichtet werden können. Diese werden mit dem Buchstabenbereich und dem Jahrgang beschriftet und können platzsparend (problemlos in acht Reihen übereinander) im Archiv verstaut werden.

Jürgen Jung ist geschäftsführender Gesellschafter der Mappei-Organisationsmittel GmbH in 57080 Siegen. Telefon (02 71) 23 88-0, Telefax (02 71) 23 88-1 99, http://www.mappei.de