Eine Reihe von arbeitsvertraglichen Mustern enthält eine Vereinbarung wann, unter welchen Voraussetzungen Gratifikationen gezahlt werden und welche Einschränkungen bzw. Rückzahlungsverpflichtungen bestehen sollen. Problematisch sind Klauseln, die außerhalb von Tarifverträgen in Einzelverträgen genutzt werden sollen. Die Gerichte gehen häufig davon aus, dass in diesem Fall nicht auf Augenhöhe verhandelt wurde, sondern der Arbeitnehmer einer Druckposition ausgesetzt war. Deshalb sollte der Arbeitgeber bereits bei der Vereinbarung solcher Klauseln darauf achten, dass ein echtes Aushandeln stattfindet und das „Geben“ und „Nehmen“ auch protokollarisch für einen etwaigen späteren Nachweis festgehalten wird. Wenn es sich um eine Leistung handelt, die zumindest teilweise eine Belohnung für die im Gratifikationsjahr erbrachte Arbeit und die vom Mitarbeiter bewiesene Betriebstreue darstellt, entfaltet eine etwaige allgemeine Rückzahlungsklausel zu kleineren Beträgen keine Wirkung (Urteil vom 31.3.1999 – 2 Ca 559/99).
Abweichungen sind möglich
Anders sieht es bei Gratifikationen ab der Höhe einer Monatsvergütung aus. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat einem Arbeitgeber Recht gegeben, der diese Gratifikation auf der Grundlage der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen zurückfordern konnte, als der Arbeitnehmer das Unternehmen innerhalb von drei Monaten nach der Auszahlung verließ. Eine weitergehende Bindung des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber wird nur bei sehr hohen Gratifikationen ausnahmsweise anerkannt. In Tarifverträgen können entsprechende Fristen durch die Tarifvertragsparteien festgelegt werden (BAG-Urteil vom 28.4.2004 – 10 AZR 356/03). Das bedeutet bei entsprechender vertraglicher Vereinbarung für den Arbeitgeber: Eine im November empfangene Gratifikation für das Folgejahr kann bei einer Kündigung des Arbeitnehmers im Dezember zurückverlangt werden. Der Arbeitnehmer ist also zur vollständigen Rückzahlung verpflichtet. Erfasst sind dabei in der Regel Fälle, bei denen die Kündigung vom Arbeitnehmer, aus von ihm zu vertretenden Gründen ausgeht. In Frage kommen hier z. B. außerordentliche fristlose Kündigungen, die Mitarbeiter durch eigenes Fehlverhalten herbeigeführt haben. Wer gegen seinen Willen betriebsbedingt entlassen wird, dem kann keine Rückzahlung abverlangt werden. Ohne eine ausdrückliche und wirksame Rückzahlungsklausel wäre ein Arbeitnehmer bei Ausscheiden allerdings nicht zur Rückzahlung der Gratifikation verpflichtet.
Da schauen Gerichte genau hin
Wenn Rückzahlungsverpflichtungen auch Gegenstand von Aufhebungsverträgen sind, prüfen Gerichte ggf. die Vertragsgrundlagen tiefer. Vertragliche Rückzahlungsklauseln fixieren häufig nur den Fall einer Kündigung, nicht aber den einer Aufhebungsvereinbarung. Wenn die Alternative einer Aufhebungsvereinbarung im Vertrag fehlt, wird die „nachvertragliche“ Vereinbarung über Rückzahlungen schwierig. Gerichte befassen sich dann mit dem Wortlaut und Zweck der Rückzahlungsklausel und dem Anlass der Trennung. Nur wenn ermittelbar ist, dass die Parteien auch den Fall einer einvernehmlichen Auflösung mit der Rückzahlungsklausel umfassen wollten, wird eine solche Regelung im Aufhebungsvertrag Bestand haben. Häufig wird man davon ausgehen müssen, dass eine Rückzahlungspflicht nicht für diese Situation gilt. Die Gerichte sehen in dem Einverständnis des Arbeitgebers zum Abschluss und in seinem Mitwirken an einer Aufhebungsvereinbarung einen Verzicht auf Rückzahlungen. Dem kann entgegengewirkt werden durch eine klare Klausel im Arbeitsvertrag, die nicht nur die Kündigung des Arbeitnehmers, sondern auch die Bedingungen formuliert, die bei einvernehmlicher Aufhebung des Vertragsverhältnisses zu einer Rückzahlung gewährter Gratifikationen führen.
Rückzahlung von Weiterbildungsaufwendungen
Die Förderung der Fähigkeiten und Kenntnisse durch Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen ist in vielen Unternehmen geübte Praxis. In einigen Wirtschaftbereichen kostet die Suche nach einer neuen Spitzenkraft ein Unternehmen doppelt so viel, wie die Gehalts- und Nebenkosten bezogen auf ein ganzes Jahr. Weiterbildung kostet Zeit und Geld. Unternehmen sind immer häufiger bereit, ihren Mitarbeitern hier Angebote zu unterbreiten, Freistellungen zu ermöglichen und Kosten zu übernehmen. Der betriebswirtschaftlich denkende Unternehmer steht vor der Frage, ob und wann sich Investitionen in seine Mitarbeiter auszahlen bzw. ob die Entscheidung für eine Investition in die Mitarbeiterqualifizierung ökonomisch sinnvoll ist. Die Antwort auf die Frage ist angesichts der entstehenden Kosten gerade für kleinere Unternehmen mit dünner Finanzdecke nicht leicht. Es sind aber nicht nur die Kosten, die abgewogen werden müssen. Welche Folgen ergeben sich für das Unternehmen aus einem Abbruch einer Mitarbeiterqualifizierung und wie begegnet der Unternehmer dem Weggang des dann qualifizierten Mitarbeiters? Folglich ist es legitim, darüber nachzudenken, für unternehmensfinanzierte Fortbildungsmaßnahmen arbeitsvertragliche Sicherungen zu schaffen. In der Praxis findet das in Rückzahlungsklauseln oder Bindungsklauseln seinen Ausdruck.
Eine gesetzliche Regelung fehlt zu diesem Problemkreis. Der Unternehmer wird sich demnach an der Rechtsprechung orientieren müssen, um tragfähige arbeitsrechtliche Vereinbarungen zu einer etwaigen Rückzahlung von Weiterbildungskosten oder zur Betriebsbindung zu treffen. Allerdings ist die Rechtsprechung auch hierzu nicht einheitlich, teilweise sogar widersprüchlich. Es wird also immer ein gewisses Restrisiko für den Arbeitgeber bestehen bleiben. Im Folgenden wird anhand der Rechtsprechung ein Überblick vermittelt, der dazu beitragen soll, Unsicherheiten bei der Anwendung von Bindungs- und Rückzahlungsklauseln einzugrenzen. Ziel muss es sein, unwirksame Vertragsklauseln zu vermeiden und zielorientiert Rechtsicherheit zu diesem wichtigen arbeitsvertraglichen Thema zu erlangen.
Aus- oder Weiterbildung im arbeitsrechtlichen Sinne
Das Bundesarbeitsgericht (BAG), hat Aus- und Weiterbildung wie folgt definiert:
- jede Maßnahme zur Entwicklung von Fähigkeiten und Kenntnissen, die generell für den Arbeitnehmer berufliche von Nutzen sind,
- dazu zählen auch Maßnahmen, die darin bestehen, vorhandene Kenntnisse zu verbessern oder durch praktische Übungen zu vervollkommnen.
Als Kosten derartiger Maßnahmen sind alle Aufwendungen zu verstehen, die durch die berufliche Bildungsmaßnahme veranlasst sind, insbesondere die Kosten des Seminars oder Lehrgangs selbst, Lohnfortzahlung, Unterkunft, Verpflegung, Prüfungsgelder, Fahrtkosten, u.a.
Arbeitsrechtliche Grenzen für Bindungs- und Rückzahlungsklauseln
Das BAG hat bereits vor vielen Jahren Bindungs- und Rückzahlungsklauseln in Arbeitsverträgen für zulässig erklärt. Diese unterliegen wie AGB einer Inhaltskontrolle und dürfen den Arbeitnehmer nicht in seinem Grundrecht auf freie Berufswahl einschränken. Allerdings müssen diese Klauseln bestimmte Voraussetzungen erfüllen und in der Rechtsprechung haben sich bisher im Wesentlichen zwei Voraussetzungen herausgebildet:
- Die Rückzahlungsverpflichtung muss dem Arbeitnehmer unter Berücksichtigung der Grundsätze aus Treu und Glauben (§242 BGB) zumutbar sein.
- Der Arbeitgeber muss ein berechtigtes Interesse an der Rückzahlungsverpflichtung haben.
Beide Alternativen beinhalten sogenannte „unbestimmte Rechtsbegriffe“, welche zwar gerichtlich voll überprüfbar, jedoch aufgrund der Unbestimmtheit auslegungsbedürftig sind. Einheitliche Abgrenzungskriterien zur Ausfüllung dieser Begriffe haben sich jedoch noch nicht entwickelt bzw. sind stark umstritten. Das BAG hat entgegen dem o. g. Grundsatz in einer Entscheidung aus dem Jahr 2005 entschieden, dass eine in einem Formulararbeitsvertrag aufgestellte Klausel, nach der der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber vorverauslagte Ausbildungskosten bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ohne jede Rücksicht auf den Beendigungsgrund zurückzahlen muss, unwirksam sei, da diese Regelung den Arbeitnehmer unangemessen benachteilige (vgl. BAG 9 AZR 610/05). Für den Verwender von Rückzahlungsklauseln bleibt somit weiterhin die Frage, was denn nun dem Arbeitnehmer zumutbar ist und wann der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse hat.
Verhältnis muss angemessen sein
Hinsichtlich der Zumutbarkeit für den Arbeitnehmer wird überwiegend auf die Dauer und die Kosten der Ausbildung im Verhältnis zu der Dauer der Bindung im Arbeitsvertrag abgestellt (vgl. BAG 11.4.1984). Dieses Verhältnis muss angemessen sein, wobei sich hierzu trotz abweichender Rechtsprechung die folgenden Richtlinien entwickelt haben:
- Maßnahmedauer von bis zu zwei Monaten: höchstens einjährige Bindungsdauer
- Maßnahmedauer von bis zu vier Monaten: höchstens zweijährige Bindungsdauer
- Maßnahmedauer von bis zu sechs Monaten: höchstens dreijährige Bindungsdauer
- Maßnahmedauer von bis zu zwei Jahren: höchstens fünfjährige Bindungsdauer
Dabei handelt es sich nicht um starre Regel-Fristen. Es sind immer auch einzelfallbezogene Abweichungen in jede Richtung möglich. Davon sollte allerdings nur eingeschränkt Gebrauch gemacht werden. Jedes Überschreiten der Bindungszeiten im Arbeitsvertrag erhöht das Risiko der Unwirksamkeit der Rückzahlungsklausel und ein arbeitsgerichtliches Prozessrisiko. Ein Abweichen von diesen Vorgaben zu Lasten des Arbeitnehmers kann nur bei besonders hohen außerbetrieblichen nützlichen Qualifikationen oder außergewöhnlich hohen Ausbildungskosten überhaupt in Frage kommen. Auch die Fixierung einer Höchst-Bindungsfrist von fünf Jahren ist mit Vorsicht zu genießen, da abweichende Rechtsprechung existiert. In einigen Entscheidungen ist anders entschieden worden. So hat sich das BAG für eine zulässige Höchst-Bindungsfrist von drei Jahren ausgesprochen (BAG, 23.1.1985, AZ: 5 AZR 578/83). Die Fünf-Jahres-Obergrenze sollte in keinem Falle überschritten werden, da dies nicht nur mit der Rechtsprechung kollidiert, sondern auch den formal-gesetzlichen Regelungen, hier dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 642) widersprechen würde.
Die zeitliche Komponente in den Bindungsklauseln ist allerdings nur ein Bestandteil bei der Beurteilung ihrer Wirksamkeit. Hinzu kommt z.B. das Verhältnis zwischen Höhe der aufgewendeten Weiterbildungskosten und Bindungsdauer. So wird bei Aus- oder Weiterbildungskosten von unter 3000 Euro eine Bindung des Arbeitnehmers im Arbeitsvertrag grundsätzlich für unzulässig gehalten. Dient eine Weiterbildungsmaßnahme nicht den individuellen Interessen des Arbeitnehmers, sondern hauptsächlich den betrieblichen Interessen, wäre eine Rückzahlungsklausel ebenfalls unwirksam (LAG Köln, AZ: 10 Sa 329/03). Im Umkehrschluss kann gefolgert werden, wann der Arbeitgeber einen grundsätzlichen Anspruch, also ein berechtigtes Interesse auf Rückzahlung hat. Das wird anzunehmen sein, wenn der Arbeitnehmer durch die Bildungsmaßnahme einen nachweisbaren individuellen beruflichen Nutzen hat, der sich für ihn auch außerhalb des betreffenden Arbeitsverhältnisses als quasi geldwerter Vorteil darstellt. Verbessern sich durch die Bildungsmaßnahmen die Arbeitsvermittlungs- oder Aufstiegschancen des Arbeitnehmers, liegt dieses Merkmal vor. Als Anhaltspunkt gelten dabei erlangte Kenntnisse und Fähigkeiten, die die Voraussetzung oder Tätigkeitsmerkmale für eine höhere Tarif- oder Entlohnungsgruppe erfüllen würden. Dies sollte der Arbeitgeber bereits bei der Auswahl der Bildungsmaßnahme berücksichtigen.
Schritte zur Vermeidung der Unwirksamkeit
Rückzahlungs- und Bindungsklauseln unterliegen, wie alle als Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) vorformulierte Klauseln in einem Vertrag den Bestimmungen der §§ 305 ff BGB und insbesondere der Inhaltskontrolle des § 307 BGB. Unter AGB versteht man im Allgemeinen „alle für eine Vielzahl von Verträgen vorformulierten Vertragsbedingungen, die eine Vertragspartei (Verwender) der anderen Vertragspartei bei Abschluss eines Vertrags stellt“. Vorformuliert sind dabei solche Regelungen, die für eine mehrfache Verwendung schriftlich fixiert oder in sonstiger Weise aufgezeichnet sind. Doch Vorsicht, dies kann bereits beim erstmaligen Verwenden der Klausel vorliegen, da es lediglich auf die mehrfache Verwendungsabsicht ankommt. Derartige Klauseln werden immer auch einseitig von dem Verwender gestellt. Dies ist dann erfüllt, wenn eine Vertragspartei die Einbeziehung der vorformulierten Regelung in den Vertrag verlangt und es kein Aushandeln dazu gibt.
Um das Vertragsungleichgewicht bei vorformulierten, also einseitig gestellten Klauseln auszugleichen, hat der Gesetzgeber Regelungen aufgestellt. Klauseln dürfen nicht überraschen und müssen transparent sein. Das LAG Schleswig Holstein (AZ: 3 Sa 28/07) sah im Jahr 2007 das Transparenzgebot verletzt und damit eine Rückzahlungsklausel als unwirksam an, weil in der Klausel keinerlei Angaben über den Inhalt, den Ort, den zeitlichen Umfang und die Vergütung der nach (!) der vereinbarten Ausbildung geschuldeten Tätigkeit zu entnehmen waren. Es werden demnach hohe Maßstäbe an den Inhalt derartiger Klauseln gestellt. Der hierzu nicht bestens informierte Arbeitgeber wird in der Regel mit der Formulierung eigener wirksamer Klauseln vom Charakter einer AGB überfordert sein.
Individuelle Vereinbarung statt vorformulierter Klauseln
Im Gegensatz zu den vorformulierten Klauseln und somit als Alternative zu diesen stehen individuell vereinbarte Regelungen, welche grundsätzlich Vorrang vor den vorformulierten Klauseln haben. Gerade bei hohen Kosten und überdurchschnittlicher Länge der Ausbildung, verbunden mit einer gewünschten langen Bindungsdauer des guten Mitarbeiters ist dem Arbeitgeber zu empfehlen, Bindung und etwaige Rückzahlungen individualvertraglich zu vereinbaren. Dazu muss die geplante Maßnahme tatsächlich „verhandelbar“ sein, d. h. es müssen verschiedene Alternativen für das „Ob“ und das „Wie“ der Maßnahme vorliegen. Darüber hinaus sollte dem Mitarbeiter vor Abschluss der Vereinbarung eine angemessene Überlegungszeit eingeräumt werden. Eine Mindestfrist von einem Tag dürfte hier ausreichend sein. Auch sollte jeglicher Druck auf den Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der Entscheidung und der Realisierung einer Bindungs- und Rückzahlungsvereinbarung vermieden werden. Eine Rückzahlungsformulierung, die über die tatsächlich anfallenden Kosten hinausgehende Zahlungsverpflichtungen enthält, ist bedenklich, weil dies als unzulässige Vertragsstrafe angesehen werden könnte. Hier würde nicht nur die zusätzliche Rückzahlungspflicht nicht zum Tragen kommen, sondern ggf. die Klausel insgesamt als unwirksam eingestuft werden.
Vorsicht: Es existieren verschiedene Vordrucke und Formulierungen im Internet, welche gerade den letzten Punkt missachten. Deshalb wird dringend von deren Verwendung abgeraten.
Auslegungsrisiken vermeiden
Grundsätzlich gilt für Rückzahlungs- und Bindungsklauseln, so wie für alle gestellten Klauseln in Verträgen das Verbot der geltungserhaltenden Reduktion, d.h. erkennt das Gericht in der Klausel eine überraschende und die andere Vertragspartei in irgendeiner Weise unangemessen und benachteiligende Regelung, so ist die gesamte Klausel unwirksam und darf nicht auf ein zulässiges Maß umgedeutet werden. Interessanterweise gibt es bei Bindungs- und Rückzahlungsklauseln auch eine davon abweichende Rechtsprechung. Darin wurden im Wege der Vertragsauslegung entstandene Regelungslücken in den Klauseln behoben oder die Rückzahlungspflicht auf ihre Angemessenheit reduziert, ohne die gesamte Klausel für unwirksam zu erklären. Entscheidend hierfür war der Zeitpunkt des Vertragsschlusses als Beurteilungszeitpunkt und die Dauer des Arbeitsverhältnisses nach Ende der Maßnahme, die zur Länge der vereinbarten Bindungszeit ins Verhältnis gesetzt wurde.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer nimmt eine Bildungsmaßnahme in Anspruch, für die eine Bindungszeit von 36 Monaten nach Abschluss der Maßnahme im Arbeitsvertrag vereinbart wird. Bleibt er nach Beendigung der Maßnahme noch drei Monate im Unternehmen, so reduziert sich die Rückzahlungspflicht um 3/36. Es bietet sich demnach an, derartige Regelungen gleich mit in die Klausel aufzunehmen. Neben der dargestellten individualvertraglichen Alternative zu den vorformulierten Bindungsklauseln, besteht eine weitere Alternative in der sog. Stichtagsprämienregelung, da nach Rechtsprechung des BAG die Inhaltskontrolle der Klausel zu Gunsten des Arbeitgebers ausfällt, wenn es der Arbeitnehmer in der Hand hat, durch eigene Betriebstreue der vereinbarten Rückzahlungspflicht zu entgehen.
Fazit
Trotz der dargestellten Unwägbarkeiten der Rechtssprechung im Hinblick auf Ausbildungs-, Rückzahlungs- und Bindungsklauseln, sollte der moderne Unternehmer von diesen wichtigen Instrumenten der Mitarbeiterführung und Mitarbeiterbindung Gebrauch machen. Werden die genannten Grundsätze eingehalten, kann das Ausfallrisiko hinsichtlich der Kosten stark begrenzt werden und der gute Mitarbeiter bis zu fünf Jahren aufgrund der verauslagten Ausbildung an das Unternehmen gebunden werden. Dies und vor allem die Mitarbeitermotivation kann durch intelligent angewandte Prämienzahlungen für zukünftige Betriebstreue noch gesteigert werden.
Tipp
Handlungsempfehlungen:
Rückzahlungsvereinbarungen sind grundsätzlich zulässig.
Die o.g. zeitlichen Höchstbindungszeiten sollten nicht überschritten werden.
Die Klausel sollte zumindest bei längerer Ausbildungs- und Bindungsdauer nicht vorformuliert, sondern ausgehandelt werden.
Der Arbeitnehmer sollte vom Arbeitgeber vollständig über alle auf ihn zukommenden Kosten bei einer möglichen Rückzahlung aufgeklärt werden.
Dem Arbeitnehmer sollte aktenkundig ausreichend Bedenkzeit über die besprochene Maßnahme eingeräumt werden.
Bei Kleinstmaßnahmen unter 3000 Euro oder bei nur betriebsbezogenen Bildungsmaßnahmen besteht kaum Aussicht auf Rückerstattung der Ausbildungskosten.
Nur tatsächlich angefallene Kosten dürfen in der Vereinbarung mit aufgenommen werden, da sonst eine unzulässige Vertragsstrafe vorliegt.
Stichtagsregelungen, bei der es der Arbeitnehmer in der Hand hat, durch eigene Betriebstreue der Rückzahlungspflicht zu entgehen, sind zu empfehlen.
Autor
Rechtsanwalt Veit Schermaul ist seit 2006 in der Rechtsanwaltskanzlei Dr. Dimanski, Kalkbrenner, Schermaul in 39104 Magdeburg tätig, Tel. (0391) 53 55 96-16, Fax (03 91) 53 55 96-13. Die Tätigkeitsschwerpunkte seiner juristischen Arbeit umfassen das Baurecht mit Haustechnikbezug sowie die arbeitsrechtliche Beratung und Vertretung von SHK-Firmen.
