Entscheidender Pluspunkt virtueller Vorträge, Workshops und Gesprächsrunden: Während der direkte persönliche Austausch mit hohem Zeit- und Kostenaufwand beispielsweise für Reisen verbunden ist, kommunizieren auch Handwerksunternehmen in Videokonferenzen, Online-Meetings mit Desktop-Sharing, Webinaren und über professionelle Instant-Messaging-Dienste deutlich schneller und zielführender. Und das nicht nur in Krisenzeiten!
Online-Meetings funktionieren heute so einfach und zuverlässig, wie es das Handwerk erwartet: Das Internet hat die Art, wie wir privat und geschäftlich miteinander „reden“, von Grund auf verändert, beschleunigt und letzten Endes enorm bereichert. Heute ist es in vielen Branchen selbstverständlich, räumlich verteilte Teams in Gruppenchats über businesstaugliche WhatsApp-Alternativen, wie beispielsweise Slack, miteinander zu vernetzen und einen Informationsaustausch in Echtzeit zu ermöglichen. Seit Jahren ist es auch kein „Hexenwerk“ mehr, ohne IT-Administrator-Unterstützung im Webbrowser mit wenigen Klicks eine Videokonferenz aufzusetzen. Steht der Besprechungstermin, erhalten die beteiligten Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner die Einladung zu dem virtuellen Round-Table-Gespräch per E-Mail – inklusive „Eintrittskarte“ in Form eines Internetlinks und Zugangscodes.
Einfach machen: Webbasierte Services erleichtern den Einstieg
Die technischen Hürden? Gering oder – besser gesagt – nicht vorhanden. Internetzugänge mit heute gängigen Bandbreiten reichen in den meisten Anwendungsfällen locker für stabile Verbindungen und eine Sprach- und Bildqualität, die professionellen Ansprüchen genügt. Die nötige Hardware – ein handelsübliches Tablet oder ein mit Mikrofon und Lautsprecher bzw. Headset ausgestatteter Laptop – ist in jedem digitalen Handwerksunternehmen ohnehin greifbar.
Viele gängige Onlineangebote für Videokonferenzen oder Webinare sind (auch) über den Webbrowser und damit unabhängig von den bevorzugten Endgeräten und Betriebssystemen nutzbar. Nicht einmal mehr die Installation einer Softwareanwendung wird – weder im Unternehmen noch aufseiten der eingeladenen Gesprächspartner – zwingend vorausgesetzt.
Genauso einfach und selbsterklärend wie die Einrichtung sind auch die Benutzeroberflächen der Anwendungen gestaltet. Kurz gesagt: Es gibt keinen Grund, Online-Meetings auf die lange Bank zu schieben. Im Folgenden stellen wir drei charakteristische Kommunikationsszenarien in Handwerksunternehmen kurz vor:
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Besprechungen mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern
Live-Videokonferenzen, bei denen alle Teilnehmer über Ton und Bild zusammengeschaltet sind, kommen einer persönlichen Gesprächsrunde am nächsten. Dabei fließen im Unterschied zu reinen Telefonkonferenzen auch Mimik und Gesten ein. Über diese nonverbale Komponente der Kommunikation hinaus bieten Video-Meetings auch ganz handfeste Vorteile: So kann jeder über seine Kamera den anderen Teilnehmern Dinge zeigen, statt diese umständlich beschreiben zu müssen. Wer gemeinsam Baupläne und Angebote durchgeht, kann bei gängigen Videokonferenz-Services wie Zoom oder GoToMeeting seine Bildschirminhalte bzw. Dokumente als Diskussionsgrundlage mit einem Mausklick auf andere Monitore spiegeln und so mit seinen Gesprächspartnern teilen. Ist ein „Moderatorenwechsel“ möglich, können auch die Kunden selbst beispielsweise Fotos von Bauschäden oder defekten Heizungskomponenten in der virtuellen Runde zeigen.
Vielfältige Möglichkeiten, auch im größeren Kreis professionelle Audio- oder gar Videokonferenzen abzuhalten, stellen häufig auch Anbieter zeitgemäßer Cloud-Telefonanlagen wie beispielsweise NFon bereit. Handwerksunternehmen, die ohnehin mit Microsoft Office 365 arbeiten, haben mit der Erweiterung Microsoft Teams (inklusive Skype for Business) ohnehin eine zunächst etwas aufwendiger einzurichtende, dafür aber umfassende Collaboration-Plattform an der Hand. Deren Funktionalität reicht von Videokonferenzen über Chat und Desktop-Sharing bis zu der Möglichkeit, im Team gemeinsam (Office-)Dokumente zu bearbeiten. Über den Webbrowser oder eine kostenfreie, leicht zu installierende Anwendung (Microsoft Teams Client) können auch Externe ohne Weiteres an Videokonferenzen teilnehmen.
Online-Kundenpräsentationen und -schulungen
Im Unterschied zu dialogorientierten Videokonferenzen bilden Webinare typische Schulungs- und Präsentationsszenarien auf virtueller Ebene nach. Dementsprechend stehen hier der „Vortragende“ und dessen Präsentationsunterlagen stärker im Fokus. Für die Auswahl geeigneter Kommunikationstools spielt daher die Desktop- oder Screen-Sharing-Funktion, über die Inhalte mit den Tablets oder PC-Bildschirmen der Zuhörer und Zuschauer geteilt werden, eine zentrale Rolle. Als Einstieg für Handwerksbetriebe, die Interessenten nicht nur auf Messen, sondern ab und an auch in kleinen Gruppen via Internet neue Produkte, Services oder auch Neuigkeiten zu Fördermöglichkeiten für Sanierungsmaßnahmen näherbringen möchten, eignen sich neben den bereits erwähnten Tools (Zoom, GoToMeeting) einfach einzurichtende und zu nutzende Screen-Sharing-Dienste wie join.me.
Über Chat-Funktionen oder auch auf der Tonspur können die Webinar-Teilnehmer, die sich zuvor per „Handzeichen“ gemeldet und vom Moderator Rederecht erhalten haben, ihre Fragen loswerden. Das sogenannte Application-Sharing geht noch weiter: Via Fernzugriff (Remote Access) können beispielsweise Schulungsteilnehmer über ihre Maus die Bedienoberfläche der Software auf dem Dozentenrechner (fern-)steuern.
Soll via Internet ein größeres Publikum zu vielen unterschiedlichen Themen angesprochen werden, führt der Weg zu umfassenden, webbasierten Webinar-Plattformen wie beispielsweise Edudip. Der in Deutschland entwickelte und gehostete Service setzt auf zeitgemäße Technikstandards wie HTML5 und WebRTC und ist auf die Einrichtung und Verwaltung der Onlinepräsentationen in größerem Stil ausgelegt. Ergänzend können Webinare oft auch aufgezeichnet und so beispielsweise allen Interessenten, die sich registrieren, über die eigene Unternehmenswebsite oder auch auf allgemein zugänglichen Plattformen wie YouTube rund um die Uhr bereitgestellt werden.
Instant Messaging als Turbolader der Teamkommunikation
WhatsApp hat es im privaten Umfeld mit überwältigendem Erfolg vorgemacht: Chat-Programme (auch als Messenger bezeichnet) erleichtern und beschleunigen den projekt- oder themenspezifischen Informationsaustausch, vor allem wenn die Mitglieder der Gruppen bzw. Teams immer wieder an unterschiedlichen Orten im Einsatz sind oder auch zwischenzeitlich mal im Homeoffice Büroarbeiten erledigen. Beim Chatten werden Nachrichten sofort versendet und der Absender erhält – im Unterschied zur E-Mail – eine Rückmeldung, sobald seine Message gelesen wurde. Als leistungsfähige, businesstaugliche WhatsApp-Alternativen haben sich – auch aus datenschutzrechtlichen Gründen – Dienste wie Slack oder auch Signal, Craftnote, Memomeister, Threema und Telegram etabliert.
Der B2B-Messenger Memoio der in Süddeutschland ansässigen Scireum GmbH wird über Server im Inland bereitgestellt und ist damit der Einhaltung der hiesigen DSGVO-Richtlinien verpflichtet. Messaging-Dienste wie Memoio können bei Bedarf auch als Live-Support via Chat in den firmeneigenen Webauftritt eingebunden werden.
Zusammenfassung
Kommunikationstools für Videokonferenzen, Webinare und Instant Messaging sind leicht einzurichten und zu bedienen, funktionieren zuverlässig und sind allein schon deshalb für Handwerksunternehmen bestens geeignet. Deshalb: einfach machen. Die technischen Barrieren sind heute so niedrig wie nie zuvor. Und die Kosten auch: Mit eingeschränktem Funktionsumfang ist die Nutzung einiger der vorgestellten Werkzeuge sogar dauerhaft gebührenfrei. Wichtig ist, auf alle Fälle immer auch die Themen Sicherheit und Datenschutz bei der Auswahl der Kommunikationswerkzeuge im Blick zu behalten.
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