Benefits: Mit Zusatzleistungen fürs Personal Steuern sparen

01.06.2023 | Veröffentlicht in Ausgabe 05-2023 | Druckvorschau

Treue Fachkräfte sind für Handwerksbetriebe eine Lebensversicherung. In den Fokus rücken verstärkt Maßnahmen wie Mitarbeiter-Benefits, die sich positiv auf das Recruiting und die Mitarbeiterbindung auswirken. Es gibt Angebote, mit denen Unternehmen dabei auch noch Steuern sparen können. Entscheidend ist jedoch, dass gesetzliche Regelungen beachtet werden, sonst könnten Steuern und Sozialabgaben anfallen, wie Christian Aubry erklärt.

Inhalt

Fachkräfteengpass, Lieferschwierigkeiten oder gestiegene Materialkosten – das SHK-Handwerk kämpft mit zahlreichen Herausforderungen. Insbesondere die fehlenden Fachkräfte sind für kleine und mittelständische Handwerksbetriebe eine Bedrohung. Deshalb ist es umso wichtiger, als Arbeitgeber attraktiv zu sein. Zum Beispiel über Mitarbeiter-Benefits.

Steuerfreier Sachbezug – was Arbeitgeber wissen müssen

Einkäufe an der Supermarktkasse, horrende Preise an der Tankstelle und steigende Energiekosten: Die derzeitige Preisentwicklung belastet viele Menschen. Eine Möglichkeit, um als Chef oder Chefin die Mitarbeitenden zu entlasten, ist der steuerfreie Sachbezug. Unternehmen können ihren Mitarbeitenden dieses Gehaltsextra steuer- und sozialabgabenfrei gewähren – seit diesem Jahr gilt dies bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Monat (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Eine beliebte, unbürokratische und vor allem gesetzeskonforme Lösung sind Gutscheine und Gutscheinkarten, denn der Betrag darf nicht in bar ausgezahlt werden. Doch aufgepasst: Für den Sachbezug zulässig sind fortan nur noch Gutscheinkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien von § 2 Absatz 1 Nummer 10 a) oder b) des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Somit sind die folgenden zwei Kategorien von Gutscheinkarten gestattet:

Begrenzte Netzwerke: Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City Cards (gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG)

Begrenzte Produktpalette: Gutscheinkarten für nur eine Produktkategorie wie z. B. Fashion, Kino etc. (gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG)

Um (steuer-)rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, gilt es zudem ein paar Regeln im Blick zu behalten:

Die Freigrenze für den monatlichen Sachbezug liegt bei 50 Euro – überschreiten Sie diese Grenze, wird der komplette Beitrag steuer- und sozialabgabepflichtig.

Sie dürfen dieses „Extra“ jedem Mitarbeiter, also beispielsweise auch Minijobbern, gewähren.

Es gilt das Zuflussprinzip, was meint: Sie gewähren Ihren Mitarbeitenden den 50-Euro-Sachbezug monatlich, dieser kann vom Angestellten aber auch angespart werden.

Gutscheinkarten im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Ein Verzicht auf Bruttolohn oder eine bereits schriftlich vereinbarte Bruttolohnerhöhung zugunsten der Gutscheinkarte ist nicht gestattet.

Es gibt immer einen Grund zu feiern: Mitarbeitende „richtig“ beschenken

Jedes Jahr gibt es viele erfreuliche Anlässe, zu denen Chefs ihre Angestellten beschenken können. Wer auch hierbei auf Steuervorteile setzen möchte, sollte sich mit den entsprechenden Regeln vertraut machen. Denn es gilt: Präsente an Mitarbeitende zu einem persönlichen Anlass im privaten Umfeld (Hochzeit, Geburt eines Kindes etc.) oder einem persönlichen Anlass im beruflichen Umfeld (einer Beförderung, einem Dienstjubiläum etc.) sind steuerfrei – und das bis zu einer Höhe von 60 Euro (R. 19.6 Abs. 1 LStR). Doch sobald dieser Wert überschritten wird, wird der komplette Betrag steuerpflichtig. Die Freigrenze von 60 Euro ist jedoch kein Jahresbetrag und Arbeitnehmer dürfen mehrfach im Jahr, auch innerhalb eines Monats, zu einem festgelegten Anlass steuerfrei beschenkt werden – wenn beispielsweise die bestandene Meisterprüfung und der Geburtstag in einen Monat fallen. Wichtig ist zu wissen, dass es sich stets um persönliche Anlässe des Einzelnen handeln muss und Feiertage wie Ostern oder Firmenjubiläen hingegen in diesem Rahmen nicht steuerbegünstigt sind.

Doch es muss nicht immer (nur) ein Geschenk sein. So ist Zeit in unserer schnelllebigen Arbeitswelt ein hohes, da seltenes Gut. Mit einem zusätzlichen Urlaubstag, beispielsweise am Geburtstag, schenken Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden Freizeit, die diese für sich selbst oder gemeinsam mit ihrer Familie und Freunden nutzen können.

Mitarbeiter-Benefits effizient verwalten

Eine Herausforderung für viele Handwerksbetriebe: attraktive Mitarbeiter-Benefits mit Mehrwert anzubieten und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand, den Ressourceneinsatz und die Kosten gering zu halten. Diese Aspekte vereint eine digitale Plattform für Benefit-Management. Hier lassen sich von der Beauftragung über die gesamte Organisation bis zur Umsetzung alle anfallenden Aufgaben und Prozesse rund um die Zusatzleistungen bündeln. Auch die Wahrung der Rechtskonformität, Lohnbuchhaltung und Administration sowie das Handling für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind so digital möglich. Ein Tipp für die Auswahl einer digitalen Benefit-Management-Plattform: Sie sollte die attraktivsten Benefit-Angebote im Markt bündeln und diese Unternehmen und Beschäftigten in einem modularen System zur Auswahl stellen. Eine weitere Möglichkeit sind automatisierte Lösungen, wie Gutscheinkarten, die sich monatlich sowie am Geburtstag des Mitarbeitenden automatisch aufladen.

Doch egal, wofür sich ein Unternehmen bei den Mitarbeiter-Benefits entscheidet: Es kommt auf die Geste an. Zusatzleistungen wirken sich positiv auf die Mitarbeiterbindung und das Recruiting aus – denn sie zeigen Wertschätzung und sorgen für ein zusätzliches Plus im Geldbeutel. Damit die Wirkung der Benefits nicht verpufft, sollten diese kommuniziert werden: auf der Karrierewebsite, in Vorstellungsgesprächen, bei Mitarbeiterversammlungen etc. Denn im Kampf um die wenig verfügbaren Fachkräfte auf dem Markt wird die Positionierung als attraktiver Arbeitgeber zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.