Eine Abmahnung hat im Wesentlichen drei Funktionen. Erstens dokumentiert sie einen Pflichtverstoß seitens des Beschäftigten. Zweitens dient die Abmahnung dazu, Beschäftigte auf eine Pflichtverletzung hinzuweisen. Drittens besitzt sie eine ausdrückliche Warnfunktion: Sie setzt Beschäftigte darüber in Kenntnis, dass bei weiteren Pflichtverstößen arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen. Entsprechend muss eine Abmahnung das Fehlverhalten eines Mitarbeiters konkret benennen und darlegen, gegen welche Vorschrift verstoßen wurde. Neben der Rüge der Pflichtverletzung sollte auch die Aufforderung beinhaltet sein, sich künftig vertragsgetreu zu verhalten. Zu den typischen Abmahngründen zählen beispielsweise Diebstähle, Compliance-Verstöße,
Beleidigungen, Arbeitsverweigerung, unentschuldigtes Fernbleiben oder fehlende Krankmeldung.
Entbehrlich ist eine Abmahnung im Übrigen, wenn eine Verhaltensänderung von Mitarbeitenden nicht zu erwarten ist, bei schweren Vertragsverletzungen oder bei einem nachhaltig zerstörten Vertrauensverhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden. Darüber hinaus erfordern betriebsbedingte und personenbedingte Kündigungen in der Regel keine vorherige Abmahnung.
Die Abmahnung wird in der Personalakte dokumentiert. Wiederholt der Beschäftigte das in der Abmahnung beschriebene Verhalten, verstößt er gegen weitere Pflichten, droht eine verhaltensbedingte Kündigung.
Doch nicht immer ist eine Abmahnung rechtens. Ungerechtfertigte Abmahnungen sollten Betroffene daher nicht einfach so hinnehmen. Es empfiehlt sich, zunächst das Gespräch mit Vorgesetzten zu suchen, um eine einvernehmliche Lösung zu erzielen. Im Einzelfall kann es ratsam sein, den Personal- oder Betriebsrat hinzuzuziehen. Findet sich keine Lösung, können Beschäftigte eine Gegendarstellung zur Abmahnung formulieren und Einsicht in ihre Personalakte verlangen. Auch eine Klage auf Löschung bzw. Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte ist möglich.
Das Arbeitsrecht ist komplex, und Abmahnungen müssen im Einzelfall geprüft werden. Daher ist es ratsam, im Falle einer angestrebten Klage einen Rechtsexperten zurate zu ziehen. Berufs-Rechtsschutz, wie z. B. von der „Allrecht“, bietet nicht nur Kostenschutz für rechtliche Konflikte aus dem Arbeitsrecht. Möglich ist auch eine telefonische Rechtsberatung, um erste Fragen zu klären, bevor der Rechtsweg beschritten wird. Hat die Klage Erfolg, muss die Abmahnung aus der Personalakte entfernt
werden.
