Nach der Betriebsübergabe: Mehr Wachstum mit zeitgemäßer Handwerkersoftware

25.03.2025 | Veröffentlicht in Ausgabe 03-2025

Alles im (Über-)Blick: Das SH-Unternehmen Hans Otte ist nach dem Generationswechsel auf Software von Streit Datentechnik umgestiegen. - © Bild: Streit Datentechnik — © Bild: Streit Datentechnik

Alles im (Über-)Blick: Das SH-Unternehmen Hans Otte ist nach dem Generationswechsel auf Software von Streit Datentechnik umgestiegen.

Zukunftsorientiert und mit einem positiven Betriebsklima: So führen die Nachfolger und Söhne des Firmengründers Hans Otte dessen Lebenswerk fort. Grundlage hierfür ist die Digitalisierung des SHK-Betriebs. Durch den Einsatz von Handwerkersoftware erreichen sie eine moderne und mobile Arbeitsweise. Das führt zu wirtschaftlichem Wachstum und hat einen positiven Effekt auf die Mitarbeitersuche.

Als Hans Otte seine SHK-Handwerksfirma aus Hohenaspe in Schleswig-Holstein an seine Söhne übergab, nutzten die beiden diese Phase, um den gesamten Betrieb zu modernisieren. Denn Sven und Sönke Otte wollten das 92 Mitarbeiter zählende Unternehmen zukunftsorientiert und fortschrittlich fortführen – sowohl durch Erweiterung ihrer Dienstleistungen als auch mittels digitalisierter und moderner Arbeitsweisen.

Zahlreiche positive Effekte sollten dadurch entstehen, in erster Linie aber die Vereinfachung und Verbesserung der internen Prozesse und Abläufe. Als positiven Nebeneffekt versprachen sie sich eine Steigerung ihrer Arbeitgeberattraktivität. Insgesamt sollten mehr Kunden in kürzerer Zeit bedient werden können. Sowohl die Kundschaft als auch das Personal sollten von einer effizienten Arbeitsweise profitieren.

Zukunftsfähige Finanzbuchhaltung

Für diesen Fortschritt waren die Brüder auf der Suche nach einer Handwerkersoftware, die das alte Programm ablösen sollte. Bis dato konnten zwar Aufträge per Software erstellt werden, danach wurden diese allerdings analog bis zur Rechnungsstellung weiterbearbeitet. Prinzipiell wurde noch viel mit Papier und Stift gearbeitet. „Wir wollten die Finanzbuchhaltung zu uns ins Haus holen und auch GoBD-konform arbeiten. Zudem konnten wir bislang keine Großprojekte abwickeln, da der Aufwand der Kalkulation enorm gewesen wäre“, erklärt Sven Otte, kaufmännischer Geschäftsführer.

Darüber hinaus wollte der Betrieb eine Lösung, die eine schnelle Datenerfassung inklusive digitaler Zeiterfassung sowie einen digitalen Rechnungsversand per ZUGFeRD ermöglicht. Außerdem sollte ein vollständiger Überblick über Kosten und laufende Projekte geschaffen werden. „Wir wollten keine Insellösung, sondern ein Programm, mit dem wir alles abwickeln können. Meiner Meinung nach gibt es nicht so viele Programme, die das gut machen“, erläutert Sven Otte. Die Handwerkersoftware Streit V.1 von Streit Software habe ihn da letztlich überzeugt.

**Datenerfassung mobil und vor Ort mindert Übertragungsfehler.**

Professionelles Projektmanagement führt zu mehr Wachstum

Nach Integration der Software konnten erste Fortschritte festgestellt werden. Durch den genauen Überblick über alle Zahlen, Daten und Werte zu jedem Zeitpunkt der Umsetzung von Projekten konnten auch während des Projektverlaufs notwendige Anpassungen vorgenommen werden. Die digitale Zeiterfassung sorgt dafür, dass die Zeiten bereits am Abend im Projekt hinterlegt sind. Auch alle Materialkosten werden direkt zugeordnet.

Dank ZUGFeRD liegen Rechnungen schon zwei bis drei Tage nach Bestellung vor – ein großer Fortschritt, wenn man bedenkt, dass noch vor vier bis fünf Jahren manuelle Stundenzettel verwendet wurden. Bis alle Daten wie Stundenzettel oder Lieferscheine vorlagen, konnte man damals mit einer Verzögerung von bis zu vier Wochen rechnen. Es gab also wenig Kontrolle während des Projekts.

Manueller Übertragungsaufwand von Zahlen fällt weg

Heute fällt der manuelle Übertragungsaufwand komplett weg und es gibt keine Zeitverzögerung, bis Ergebnisse und aktuelle Projektstände eingesehen werden können. „Zudem werden heute, vor allem aufgrund der Nachkalkulation, Projekte oberhalb der 2-Millionen-Grenze abgewickelt. Das wäre vor der Softwareumstellung undenkbar gewesen“, so Otte. Auch die seit 1. Januar 2025 geltende E-Rechnungspflicht wurde mit der Software Streit bereits erfüllt.

Ein weiterer positiver Effekt stellte sich mit der Zeit ein: Je länger der SHK-Betrieb mit der Software arbeitet, desto größer wird der Datenbestand mit optimaler Archivierung. So kann bei neuen Projekten und Kalkulationen auf vorherige Kostenvoranschläge zurückgegriffen werden. Viele Daten liegen schon vor und der Zugriff auf das digitale, rechts- und revisionssichere Archiv spart obendrein weitere wertvolle Zeit. Begeistert zeigt sich Otte zudem von der OCR-Texterkennung, die eine umfassende Archivrecherche über alle Dokumente ermöglicht. „Ein zuverlässiges Suchergebnis ist mir sicher, egal welche Begriffe ich eingebe. Das spart viel Zeit bei der Suche nach Dokumenten“, fügt er hinzu.

**Der Generationswechsel innerhalb der Familie Otte ist gelungen.**

Zeitgemäße Arbeitsabläufe durch Apps

Damit auch die Servicemitarbeiter keine Zettelberge mehr mit sich herumtragen und im Büro abgeben müssen, setzt Hans Otte einige Apps wie die mobile Auftragsabwicklung aus dem Hause Streit ein. Damit können Aufträge per Tablet im Auftragspool eingesehen und offene Aufträge angenommen werden. Gleichzeitig müssen die Mitarbeitenden nicht nach jedem Auftrag wieder zurück ins Büro – überflüssige Arbeitswege fallen weg.

Auch die Kunden profitieren von der mobilen Arbeitsweise: „Wenn der Monteur bei Auftragsende mit dem Kunden alle Positionen noch einmal durchgeht, entsteht zusätzliche Transparenz und Sicherheit. Der Kunde hat das Gefühl, alle Prozesse, Materialien und Abläufe einzusehen, während er digital unterschreibt“, erklärt Otte. Viele Kunden seien von der modernen Arbeitsweise beeindruckt und vor allem davon, dass die Rechnung bereits abends digital vorliegt. Ein Eindruck, der das Firmenimage und die Kundenzufriedenheit langfristig kontinuierlich steigern wird.

Wie digitale Prozesse die Mitarbeitergewinnung fördern

Und auch bei jüngeren Mitarbeitern – vor allem bei der Personalrekrutierung – kann das Unternehmen mit dem Einsatz moderner Medien punkten. Wie bei vielen anderen Handwerksbetrieben machte sich auch bei Otte der Fachkräftemangel bemerkbar. Die Digitalisierung verschafft dem Unternehmen nun einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, indem Abläufe verbessert und die Arbeitgeberattraktivität sowie das Image gesteigert werden. Dies zeigt sich vor allem im Ausbildungsbereich, wo jedes Jahr sieben bis acht neue Auszubildende eingestellt werden. Das bedeutet, dass der Betrieb stetig zwischen 12 und 20 Auszubildende in verschiedenen Lehrjahren beschäftigt. Die Ausbildung und die Arbeit mit jungen Menschen liegen dem Unternehmen Otte sehr am Herzen und sind zudem in Zeiten des Fachkräftemangels enorm wichtig, um auch in Zukunft gut aufgestellt zu sein. Sven Otte: „Die Abschluss- und Übernahmequote ist sehr hoch. Das zeigt, dass sich die jungen Leute bei uns wohlfühlen.“

Ein positives Betriebsklima ist dem Unternehmen Hans Otte nicht nur wegen der Gewinnung neuer Arbeitskräfte wichtig, sondern zeichnet das Unternehmen seit Beginn aus. Deswegen hat der Handwerksbetrieb die Softwareumstellung auch als ganzheitlichen Aufschwung genutzt – beispielsweise durch die Neugestaltung des Lagers und die Einrichtung eines neuen Pausenraums. Der Einsatz zeitgemäßer Handwerkersoftware hat die Erwartungen erfüllt oder gar übertroffen: Arbeitsprozesse wurden vereinfacht und digitalisiert, wirtschaftlicher Aufschwung stellte sich ein und die Kunden sind zufriedener denn je. Das Unternehmen Hans Otte hat auch als Arbeitgeber deutlich an Attraktivität gewonnen.

www.streit-software.de