Für einen Arbeitgeber stellt sich hin und wieder die Frage, wie er Mitarbeitenden eine Absage vermitteln, wie er schlechte Nachrichten gut rüberbringen kann. Denn wer es verlernt hat, Nein zu sagen, und immer nachgibt, um einen Konflikt zu vermeiden, wird ausgenutzt. Absagen fallen besonders schwer, wenn man „Everybody‘s Darling“ sein will. Dass man den Mitarbeitern entgegenkommt, wird schnell zum Normalfall erklärt, die Ansprüche von Mitarbeitern wachsen danach weiter. Meist sind Zusagen des Arbeitgebers „lebenslänglich“. Wenn er dann irgendwann gegen alle Erwartungen Nein sagt, fällt die Enttäuschung beim Mitarbeiter heftig aus.
Schließlich gibt es Mitarbeitende, die einfach mal testen wollen, wie weit sie mit ihren Forderungen gehen können, und aus Erfahrung wissen, dass es sich lohnt. Ausgefallene Wünsche müssen auch dann abgelehnt werden, wenn sie höflich vorgebracht werden. Sofortige Zusagen von Sonderwünschen führen dazu, dass der Betroffene zukünftig mehr verlangen wird, mehr fordert, weil er so schnell an sein Ziel gekommen ist.
Das Abschlagen eines Mitarbeiterwunschs muss gut begründet sein und der Mitarbeiter sollte die Argumente nachvollziehen können. Ziel ist es, dass der Bittsteller die Absage, die ihn nicht erfreut, trotzdem akzeptiert. Bei einer Absage könnte sich der Mitarbeiter in der Rolle des Verlierers fühlen, vor allem wenn er mit einer Zusage gerechnet hat. Deshalb darf sich die Absage nur auf die Sache beziehen, nie auf die Person des Mitarbeitenden. Mit einem Kompromiss oder einer alternativen Lösung statt einer Absage ist der Mitarbeiter meistens einverstanden.
Der Arbeitgeber kann Voraussetzungen nennen, unter denen er dem Wunsch zustimmen könnte. Die Zustimmung wird also von Bedingungen abhängig gemacht. Wenn es bei der Absage bleibt, kommt es auf die genaue Begründung an. Mit einem allgemeinen „Tut mir leid, es geht nicht“ ist es nicht getan. Der Erklärungshintergrund macht die Situation für den Mitarbeiter transparent. Kann er die Gründe für die Absage nachvollziehen, versteht er sie leichter. Mit Vergleichen und Beispielen aus anderen Firmen und mit Üblichkeiten liefert man so viele Informationen, dass es dem Mitarbeiter rational und emotional unmöglich wird, weiterhin seine Forderung aufrechtzuerhalten. Die Argumente müssen gut vorbereitet und sollten beweisbar sein. Das ist viel wirkungsvoller, als an das Verständnis des anderen zu appellieren („Sie müssen doch auch mal mich verstehen“), was nur kurzfristig wirkt. Man sollte den Mitarbeiter nie um Verständnis für die eigene Situation bitten, denn er sieht nur seine Situation. Es hat sich bewährt, auf die Gleichbehandlung aller im Team hinzuweisen. Was man dem einen gestattet, kann man bei gleichen Voraussetzungen einem anderen nicht verwehren. Wie will man das begründen? Bevorzugungen eines Einzelnen kommen im Team nicht gut an. Anders ist es, wenn eine Sonderregelung nur für einen begrenzten Zeitraum gilt.
Wer etwas vom Chef will, ist meist gut vorbereitet. Er vergleicht sich und seinen Fall mit ähnlichen Fällen in anderen Firmen. Um seiner Forderung Nachdruck zu verleihen, erklärt der Betreffende, dass seine Forderung dem Üblichen entspricht. Wie will man überprüfen, ob alles stimmt, was der Mitarbeiter behauptet? Wer eine Absage erhält, gibt nicht sofort auf. Hat man sich die Absage gut überlegt, gibt es keinen Grund dafür, sie später zu bereuen. Ist der Mitarbeiter einsichtig und nimmt seinen Extremwunsch zurück, sind ein paar Worte der Anerkennung angebracht.
Durch die Art der Absage beeinflusst man die Reaktion des Mitarbeiters. Wer sich anerkannt, geschätzt und verstanden fühlt, wird bei Absagen viel gelassener reagieren. Für Absagen beauftragt man keine Drittperson, sondern nimmt sie selbst vor. Der direkte Kontakt ist eine wichtige Regel bei Absagen. Häufig kann man nichts anderes tun, als die Gefühlsebene des Betreffenden anzusprechen und Anteil an der Enttäuschung zu nehmen. Für das Gespräch sollte man sich viel Zeit nehmen.
Ob eine Absage erfolgreich ist, hängt auch von den Beziehungen zum Mitarbeiter ab. Eine lange, gute und stabile Beziehung macht es beiden auch leichter, einen Kompromiss oder eine Lösung zu finden. In anderen Fällen rückt keiner von beiden von seinem Maximalziel ab. In Diskussionen geht es dann oft hitzig zu, obwohl jeder weiß, dass Ruhe und Gelassenheit oberstes Gebot sind.
Absagen betreffen oft Gehaltswünsche des Mitarbeiters. Viele glauben, mehr zu leisten, als sie verdienen. Um seiner Forderung Nachdruck zu verleihen, erklärt der Betreffende, dass seine Forderung dem Üblichen entspricht. Wer mehr Gehalt will, setzt seine Forderungen meist höher an, als es realistisch ist. Wenn alle Parameter stimmen, Betriebsklima, moderner Arbeitsplatz, keine Überstunden, wird auch die Gehaltsfrage den Mitarbeiter nicht sofort zur Kündigung bewegen. Erstklassige Arbeitsbedingungen sind ein Motiv, den Arbeitsplatz nicht wegen des Gehalts zu wechseln.
Für den Vorgesetzten haben Fragen im Gespräch besondere Bedeutung: „Wie kann ich eine Erhöhung Ihren Kollegen gegenüber rechtfertigen?“, „Warum gerade X Euro mehr?“, „Welche zusätzliche Leistung können Sie noch übernehmen?“, „Wieso kommen Sie gerade jetzt mit Ihren Gehaltswünschen?“ Der Mitarbeiter, der etwas erreichen will, hat verschiedene Möglichkeiten, sich durchzusetzen: Er kann als Bittsteller auftreten, der seinen Wunsch in höflicher Form vorträgt. Er kann andererseits seine Forderung sehr selbstbewusst vorbringen und mit den negativen Folgen bei einer Absage drohen. Er kann seine Forderung damit begründen, dass er in letzter Zeit besonders engagiert war und der Firma oft entgegengekommen ist.
Was der Chef bei einem Mitarbeiter ablehnt, kann er nicht bei seinem Kollegen genehmigen. „Lieblingsmitarbeiter“ dürfen bei Wünschen nicht bevorzugt werden. Wie will man die bevorzugte Behandlung eines Mitarbeiters anderen gegenüber rechtfertigen? Das Team pocht auf Gleichbehandlung. Wer von der Gleichbehandlung abweicht, braucht eine nachvollziehbare Begründung.
Gleichberechtigte Behandlung der Mitarbeiterwünsche ist oberste Pflicht des Arbeitgebers und Vorgesetzten. Durch das „Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz“ (AGG) ist jede Benachteiligung von Beschäftigten unzulässig (§ 7 Abs. 1 AGG). Benachteiligung heißt auch, jemanden aus persönlichen Gründen anderen gegenüber schlechterzustellen. Ungleiche Behandlung kann in besonderen Fällen als Diskriminierung empfunden werden. Wer sich ungerecht behandelt fühlt, zeigt bei der Arbeit weniger Engagement und geringere Motivation.
Handlung und Konsequenzen
Mögliche Folgen bei einer Absage: Kündigung, Verärgerung, Resignation. Stimmungsmache gegen Ihre Entscheidung bei Kollegen. Nachlassen der Leistung, Vorbereitung eines späteren Wechsels (Bewerbungen bei anderen Firmen).
Mögliche Folgen bei einer Zusage: Ansporn zu besserer Leistung, stärkere Bindung an die Firma. Mehr Einsatz, mehr Engagement und höhere Motivation. Aber: Eine Zusage spricht sich herum und die Kollegen kommen auch mit Sonderwünschen.
Bei Absagen ist es sinnvoll,
Autor
Bild: Rolf Leicher
