Wenn Sie Ihre Dokumentationspflichten im Büro und auf der Baustelle effektiv erledigen möchten, ergibt es durchaus Sinn, auf eine cloudbasierte digitale Bauakte zu setzen, denn was Sie nicht digital erfasst und somit jederzeit wieder auffindbar organisiert haben (Stichwort digitale Ordnung!), kann (oder wird?) Ihnen früher oder später einmal auf die Füße fallen.
Ein Beispiel: Die digitale Bauakte bündelt und vernetzt Ihre Pläne, Skizzen, Materiallisten, Fotos des Auftragsfortschritts, der verwendeten Materialien etc. und weitere projektbezogene Informationen an einer zentralen Stelle. Geeignete Lösungen unterstützen dafür alle gängigen Medien- und Dateiformate. Ihre Daten sowie die benötigten Funktionalitäten halten die Serviceanbieter in der Cloud vor.
Einrichtung und Verwaltung einer cloudbasierten digitalen Bauakte erfolgen über eine anmeldepflichtige Weboberfläche, die an jedem Computer, Tablet oder Smartphone einfach per Browser abrufbar ist. Handwerkerspezifische Apps für das Smartphone und Tablet für die Betriebssysteme Android, iOS oder Windows und verschlüsselte Internetverbindungen stellen sicher, dass die Daten zentral gehalten und somit nicht nur im Büro, sondern auch auf der Baustelle und in der Werkstatt greifbar und auf dem neuesten Stand bleiben.
Digitale Kommunikation schafft einen Wissensvorsprung
Die digitale Bauakte schafft eine solide technische Grundlage zum einfachen, verzögerungsfreien Teilen aktueller Informationen und für den Austausch zwischen den Teams vor Ort, Ihren Mitarbeitern im Büro und möglicherweise anderen Beteiligten wie den Bauherren, den Architekten und Partnerunternehmen.
Der Anbieter MyCraftnote beispielsweise spricht in diesem Zusammenhang vom „WhatsApp für Handwerker“, das eben im Unterschied zu dem im privaten Umfeld populären Messenger als Add-on zusätzlich auch die nötigen professionellen Archivierungsmöglichkeiten bereitstellt. Grundlegende Zusatzfunktionen erhöhen die Praxistauglichkeit: Zugriffsberechtigungen regeln, wer welche Dokumente betrachten und bearbeiten kann. Automatisch generierte Zusatzinformationen wie die Zeit- und Datumsangaben sowie die Geodaten der erstellten Fotos erleichtern die Zuordnung.
Darüber hinaus können zum Beispiel im Büro die einzelnen Informationshappen mit passenden Schlagwörtern versehen werden. Vorteil: Die so ausgezeichneten Dokumente sind bei einer späteren Archivsuche leichter auffindbar. Gerade für Handwerksunternehmen aus der Baubranche gibt es mittlerweile einige schnell einsetzbare und ohne große Investitionen nutzbare Lösungen. Dazu zählen beispielsweise Datengut, Memomeister, MyCraftnote, WerkerApp und openHandwerk.
Vernetzte Betriebe sind smarte Betriebe
Der konsequente Einsatz der digitalen Bauakte führt ohne große technische Barrieren direkt zu einer signifikanten Zeitersparnis im Baustellen-Management. Wichtig für Sie: Der Funktionsumfang und die Benutzeroberfläche müssen zu den Anforderungen Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens passen.
Langfristig bekommen Sie als verantwortlicher Unternehmer das beruhigende Gefühl, sich bei Rückfragen auch nach Jahren jederzeit auf die untrüglichen Fakten der eigenen vollständigen Datenbestände berufen zu können. Allein deshalb wird sich dieses Investment bald auszahlen.
Info
Das „forum handwerk digital“
Handwerksunternehmen wollen – unabhängig von Branche und Größe – genau wissen, was hinsichtlich Digitalisierung heute bereits möglich ist und was sie morgen erwartet. Antworten darauf gibt das forum handwerk digital. Diese Initiative ist sowohl als Anlaufstelle im Internet als auch als echtes Veranstaltungsformat ein Garant für kompetente Beratung, praxisbezogenen Service und inspirierende Lösungsansätze für die eigene Digitalisierung.
Der Gentner Verlag und die SBZ sind Medien- und Kooperationspartner des Forums. Eine Veranstaltung zum Thema findet u.a. in Stuttgart am 8. November statt. Genaueres dazu wird noch bekannt gegeben.
