Den Fuhrpark im Griff

01.03.2008 | Veröffentlicht in Ausgabe 05-2008 | Druckvorschau

Das Navigationsgerät im Fahrzeug dirigiert den Mitarbeiter ohne Umwege zum Ziel und steht in ständigem Kontakt mit der Zentrale

Bei kleinen wie auch großen Fahrzeugparks stellt sich wegen unvorhersehbarer Ereignisse täglich mindestens ein Mal die Frage: Wo befindet sich gerade der Monteur mit seinem Service-Fahrzeug? Der Griff zum Handy ist da schnell getan. Die Alternative: Connected Navigation – ein integriertes System aus Navigation und Flottenmanagement von TomTom Work, mit dem die aktuelle Fahrzeugposition, zurückgelegte Strecken, Fahrzeiten und Stoppzeiten jedes einzelnen Fahrzeugs und vieles andere mehr im Auge behalten werden kann.

SHK-Installationsbetriebe arbeiten in aller Regel direkt beim Kunden oder auf Baustellen. Bei der Disposition der Mitarbeiter und Materialien, also der Planung der Aufträge und der Einsatzorte kommen etliche gefahrene Kilometer und Gesprächsminuten zusammen. Angesichts gestiegener Kraftstoff- und Unterhaltskosten für den Fuhrpark sowie nicht gerade günstiger Mobilfunkpreise verursacht die Planung für den Unternehmer enorme Kosten. Der Einsatz einer Connected- Navigation-Lösung kann diese reduzieren.

Einfache Konzepte gefragt

Die Mehrheit der Installationsbetriebe sind kleine oder mittelständische Betriebe. Diese Unternehmen haben weder die notwendigen Ressourcen, eine umfangreiche Flottenmanagement-Software und die entsprechende IT-Infrastruktur zu integrieren noch die Möglichkeit für eine eigene Administration. Die Mehrheit dieser Unternehmen braucht also unkomplizierte Standardlösungen mit einfachem Handling, geringem Installationsaufwand und vor allem mit kalkulierbaren Kosten. Eine Lösung könnte hier eine webbasierte Flottenmanagement-Software auf Miet-Basis in Kombination mit portablen Navigationsgeräten von TomTom Work sein. Die Connected-Navigation-Lösung besteht aus der Software-Schnittstelle Webfleet, die über einen Internet-Browser bedient wird. Lokale Installationen entfallen. Hinzu kommt das Navigationsgerät TomTom GO 715 oder 720, das sich im Fahrzeug befindet. Es navigiert den Mitarbeiter ohne Umwege zum Ziel und steht über eine integrierte Mobilfunkkarte (TomTom GO 715) in ständigem Kontakt mit der Zentrale. Wahlweise kann die Kombination aus Flottenmanagement-Software und Navigationsgerät (TomTom GO 720) um die Blackbox Link 300 ergänzt werden, die dem Betriebsleiter erweiterte Ortungsoptionen für seine Flotte zur Seite stellt.

Nützliche Funktionen

Der Betriebsleiter hat über den Browser seine Fahrzeugflotte im Auge. Er kann genau verfolgen, welche Route seine Mitarbeiter gefahren sind und wie viel Zeit sie bei einem Kunden verbracht haben. Diese Funktion ist z.B. praktisch für die Verrechnung der gefahrenen Kilometer und die Abrechnung der Arbeitszeit beim Kunden. Die Software erstellt Fahrtenbücher vollständig automatisch. Arbeitszeiten beim Kunden können minutengenau und verlässlich nachgewiesen werden. Mit Hilfe der Start-, Pause-, Ende-Funktion am Navigationsgerät gibt der Mitarbeiter vor Ort darüber hinaus an, wann und wie lange er gearbeitet hat. Auch die Auftragsübermittlung an die Installateure wird vollständig automatisiert abgewickelt. Mittels kurzer Textnachrichten können dem Mitarbeiter vor Ort Informationen übermittelt werden, etwa der Besuch eines Neukunden nach Abschluss des momentanen Auftrags. Der Mitarbeiter kann diesen Auftrag per Knopfdruck bestätigen oder ablehnen, was dem Betriebsleiter schnelle Reaktionen auf Planänderungen ermöglicht. Die teure, fehleranfällige und im Straßenverkehr häufig gefährliche Abstimmung über ein Mobiltelefon entfallen. Sollte ein Anruf doch einmal notwendig werden, dient das Navigationsgerät über eine Bluetooth-Schnittstelle als Freisprecheinrichtung. Ganz nebenbei erspart das Navigationsgerät dem Mitarbeiter lästiges Kartenlesen und Irrfahrten durch schlecht beschilderte Wohngebiete.

Abrechnung leicht gemacht

Umfangreiche, automatisch erstellte und lückenlose Berichte aus einem Flottenmanagementsystem machen den Monatsabschluss – häufig ein ungeliebtes, weil zeitraubendes Procedere – und das Erstellen von Rechnungen zum Kinderspiel. Dies zeigt das Beispiel der Firma Kanal-Türpe aus Krautheim. Das Unternehmen ist seit mehr als 35 Jahren Dienstleister in der Wartung und Instandhaltung von Abwassersystemen industrieller und öffentlicher Hand. Es ist an mehreren Standorten in Deutschland vertreten und beschäftigt rund 170 Mitarbeiter. Am Standort Krautheim setzt Kanal-Türpe auf die Connected- Navigation-Lösung von TomTom Work.

Fehleranfällige Disposition

Bevor sich Geschäftsführer Olaf Türpe für die TomTom-Work-Lösung entschied, wurden Aufträge über das Telefon an die Mitarbeiter übergeben. Dies war sehr fehleranfällig. Darüber hinaus wird die Mehrzahl der Aufträge in Abwesenheit des Kunden erledigt. Dies führte zu Problemen bei der Kundenabrechnung, da die verrichtete Arbeit nicht in Berichten festgehalten wurde. Manche Einsätze werden zudem vom Monteur direkt von zu Hause angefahren. Auch hierfür fehlten die entsprechenden Nachweismöglichkeiten. „Wir wussten nie wirklich genau an welchem Auftrag unsere Mitarbeiter gerade arbeiteten, was die Disposition deutlich erschwerte“, so Geschäftsführer Olaf Türpe. Der Betrieb nutzte bereits ein EDV-System zur Auftragsbearbeitung. Olaf Türpe wollte auf dieses Werkzeug nicht verzichten. Ein externer Dienstleister wurde deshalb damit beauftragt, eine Schnittstelle zum Flottenmanagement Webfleet zu programmieren. „Jetzt können wir die Daten aus den Fahrzeugen automatisiert importieren“, freut sich Türpe.

Transparenz auf der ganzen Linie

Mit der TomTom-Work-Lösung entfällt eine Vielzahl der bisher notwendigen Telefonate. Aufträge werden auf Tastendruck versandt. Die Fahrer quittieren diese mit Empfangsbestätigungen am Navigationsgerät. Der Disponent hat durch eine farbliche Hinterlegung des Auftragsstatus einen Überblick über die Auslastung der einzelnen Fahrzeuge. Auch die Arbeitsabläufe in der Verwaltung konnten durch die TomTom-Work-Lösung optimiert werden. Hier werden die Reportdaten aus Webfleet weiterverarbeitet, sodass zeitgleich mit Auftragsende die Rechnung erstellt wird. Darüber hinaus fließen die mit Hilfe von Webfleet erfassten Arbeitszeitdaten der Mitarbeiter über die Schnittstelle Webfleet.connect nahtlos in die Buchhaltungs-Software ein. Olaf Türpe freut sich aber nicht nur über die effizienten Arbeitsabläufe in Disposition und Buchhaltung. Auch gegenüber Kunden bedeutet die gewonnene Transparenz einen Wettbewerbsvorteil. „Sie verlassen sich auf unsere Aussagen über die geleistete Arbeit. Da dienen die Reports als Beweis und zugleich als vertrauensbildende Maßnahme. Wir sind dadurch Kunden gegenüber deutlich transparenter und offener geworden. Das unterscheidet uns von Wettbewerbern.NS