Kostenmanagement ist mehr als nur eine Notmaßnahme um wirtschaftliche Schwierigkeiten zu lösen oder zu vermeiden. In der Not ist Sparen lebensnotwendig; gewinnbringend ist es aber immer. Voraussetzung: Der Unternehmer verwechselt Sparsamkeit nicht mit Geiz in Form von billigen bzw. unqualifizierten Mitarbeitern, minderwertigem Material, oder schlampiger Auftragsbearbeitung.
Vielfach ist in den Betrieben, wenn überhaupt, nur ein isoliertes Controlling der betrieblichen Kosten zu beobachten. So werden meist nur Einzelbereiche des Betriebes hinsichtlich möglicher Kostensenkungspotenziale untersucht. Um jedoch nachhaltige Erfolge zu erzielen und das Kostenmanagement zu professionalisieren, bedarf es einer ganzheitlichen Betrachtungsweise. Dies bedeutet, dass neben konkreten Kostenpositionen auch die generellen Abläufe im Betrieb, sowohl im produktiven als auch im unproduktiven Bereich, kontinuierlich überwacht und optimiert werden müssen. Nur wenn Geschäftsleitung und Mitarbeiter alle Arbeitsabläufe verinnerlicht haben, entsprechend konsequent danach handeln und regelmäßig auf deren Sinnhaftigkeit bzw. Effizienz hin untersuchen, lassen sich Fehler vermeiden, die gerade im Falle von Reklamationen oftmals viel Geld kosten. Die folgenden sieben Schritte sind eine Orientierungshilfe auf dem Weg zu einem professionellen Kostenmanagement.
Kosten senken in sieben Schritten
• 1. Kostentransparenz schaffen
In einem ersten Schritt empfiehlt es sich, jede Kostenart im Betrieb mit allen Mitarbeitern einmal jährlich durchzusprechen. Hierbei sollte erläutert werden, wie die jeweiligen Kosten entstehen und welchen Kostenanteil die jeweiligen Positionen im Betrieb umfassen. Das Ergebnis dieses Prozesses ist eine Kostenliste, die für jede Kostenart angibt, welche Ursache bzw. Grund und welchen Umfang diese hat.
• 2. Sparziele festlegen
In einem zweiten Schritt sind für alle Einzelpositionen der Kostenliste folgende Fragen zu stellen und gemeinsam mit den Mitarbeitern zu diskutieren:
– Sind diese Kosten notwendig?
– Lässt sich die Leistung eventuell effizienter erbringen?
– Wo und in welcher Höhe gibt es Einsparmöglichkeiten?
Das Ergebnis ist eine zweite Liste mit Optimierungszielen, bezogen auf die jeweiligen Kostenpositionen.
• 3. Sparmaßnahmen-Katalog erarbeiten
In dieser dritten Prozessstufe sind zunächst alle denkbaren Maßnahmen zum Erreichen der Ziele zu erfassen. Daraufhin sind unrealistische Maßnahmen auszusortieren, um als Ergebnis einen realisierbaren Maßnahmenkatalog zu erhalten.
• 4. Sparmaßnahmen bewerten
Im vierten Schritt gilt es zunächst die möglichen Maßnahmen auf ihre Kosten-Nutzen-Relation hin zu untersuchen. Maßnahmen, die mehr kosten als sie einbringen, sollten aussortiert werden. Alle übrigen Maßnahmen sollten dahingehend überprüft werden, ob möglicherweise andere Gründe gegen eine Realisierung sprechen. Als Ergebnis verbleibt eine Liste von Maßnahmen, die tatsächlich im Betrieb umgesetzt werden sollen und der damit verbundene bewertete Kostensenkungsanteil.
• 5. Sparplan organisieren
Im fünften Schritt werden auf Basis der Maßnahmenliste aus Schritt vier für jede Sparmaßnahme ein Verantwortlicher sowie ein Realisierungsendtermin festgelegt. Hierbei sollte Wert auf eine möglichst umfassende Einbindung der Mitarbeiter gelegt und dadurch die Akzeptanz der Maßnahmen aktiv erhöht werden. Wichtig hierbei ist, den Mitarbeitern sowohl die Verantwortung als auch die jeweils notwendigen Kompetenzen für die Umsetzung der jeweiligen Maßnahmen zu übertragen.
• 6. Sparerfolg kontrollieren
Im Rahmen regelmäßiger Berichte, die je nach Maßnahmenkatalog wöchentlich oder auch monatlich erfolgen können, sollten die Verantwortlichen über den Stand der Umsetzung berichten. In diesem Zusammenhang muss ebenfalls regelmäßig die Frage gestellt werden, ob die entsprechenden Maßnahmen auch den erwarteten Erfolg bringen.
• 7. Sich nie zufrieden geben
Zumindest quartalsweise empfiehlt sich die Überprüfung der Maßnahmen hinsichtlich möglicher Modifizierungen, denn eine Maßnahme, die heute auf dem neuesten Stand ist, kann morgen überholt sein. Spätestens nach einem Jahr sollte im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses wieder bei Schritt eins mit einer aktualisierten Kostenliste begonnen werden, die zu neuen Sparzielen führen sollte.
Kostensenkungspotenziale im Betrieb
Folgend sind diverse betriebliche Bereiche aufgezeigt, welche im Rahmen des professionellen Kostenmanagements von besonderer Bedeutung sind.
Einkauf: Schon eine alte Kaufmannsregel besagt, dass im Einkauf der eigentliche Gewinn eines Unternehmens liegt. Das Material verursacht im SHK-Betrieb in der Regel den größten Kostenblock. Hier betragen die Materialkosten durchschnittlich rund 40 bis 45% der Gesamtkosten. Insbesondere im Bereich der „B“- und „C“-Artikel erfolgt bei vielen Betrieben so gut wie keine Einkaufsplanung. Grundsätzlich gilt, dass eine Limitplanung für alle eingekauften Waren unmittelbar Lagerkosten spart. Weiterhin sollte insbesondere bei den vorgenannten Warengruppen eine stärkere Fixierung auf wenige zuverlässige Lieferanten erfolgen. Durch diese Vorgehensweise kann doppelt gespart werden – nämlich Zeit bei der Bestellung und Geld durch höhere Mengenrabatte.
Diverse Lieferanten bieten ihren Kunden zum Teil auch die Verwaltung des Kleinteilelagers an. In diesen Fällen kommt regelmäßig ein Vertreter und kontrolliert die Bestände. Dieses sog. Konsignationslager spart dem Betrieb eine aufwendige Lagerverwaltung. Ein weiterer Vorteil: Der Betrieb bekommt die Rechnung für die entnommenen Waren in der Regel erst am Monatsende und schont damit seine Liquidität. Wichtig ist in diesem Zusammenhang jedoch die turnusmäßige gemeinsame Kontrolle der Konsignationslagerbestände mit dem jeweiligen Außendienstmitarbeiter, um mögliche Überbestückungen – und damit Kosten – zu vermeiden. Weiterhin sollten teure Expressbestellungen vermieden und vermehrt Warenbestellungen in Form von Objektbestellungen durchgeführt werden, da hierbei zumeist bessere Konditionen erzielbar sind. Hierfür ist eine vorausschauende Planung der Projekte und Abläufe im Betrieb zwingend erforderlich.
Personal: Im SHK-Handwerk sind die Ausgaben für die Mitarbeiter in der Regel der zweitgrößte Kostenblock. Dort kann ein erhebliches Sparpotenzial liegen. Insbesondere in Zeiten rückläufiger Auftragslagen ist eine längerfristige Beschäftigung der Mitarbeiter „auf Reserve“ nicht angebracht. Stattdessen empfiehlt sich eine Personalplanung auf Basis einer durchschnittlichen Auslastungssituation. Bei möglichen Auftragsspitzen sollte verstärkt der Einsatz von Leiharbeitern oder der Mitarbeiteraustausch unter Kollegen praktiziert werden. Ebenfalls sollte, insbesondere in den unproduktiven Verwaltungsbereichen, verstärkt mit Teilzeitkräften oder Arbeitsverhältnissen auf Geringverdienerbasis gearbeitet werden und die Sinnhaftigkeit bestimmter Arbeiten in Eigenregie unter Kosten-Nutzen-Aspekten hinterfragt werden. Darüber hinaus sollte vermehrt mit flexiblen Arbeitszeitmodellen wie z.B. Zeitkonten gearbeitet werden, um dadurch die Personalkosten in Zeiten mit verstärktem Überstundenbedarf nicht zusätzlich zu erhöhen und Beschäftigungsschwankungen auszugleichen.
Verwaltung: Neben den produktiven Bereichen steckt insbesondere im Verwaltungsbereich in vielen SHK-Betrieben ein erhebliches Kostensenkungspotenzial.
Telefon: Grundsätzlich sind alle Mitarbeiter zum sparsamen Telefonieren zu motivieren, da hierbei neben den reinen Telefonkosten vor allem auch unproduktive Arbeitszeiten anfallen. Zur Unterstützung der Einsparbemühungen gibt es Aufzeichnungsgeräte, die die Gespräche jedes Apparates mit Nummer und Zeit protokollieren. Wirksam ist in aller Regel bereits schon ein Einheitenzähler an den Apparaten. Gespräche müssen so vorbereitet sein, dass alle Informationen dafür greifbar sind und unnötige Zeitverzögerungen vermieden werden. Mittlerweile bieten fast alle führenden Telefongesellschaften und Mobilfunkprovider auch Komplettpakete mit Pauschaltarifen, sogenannten „Flat-Rates,“ an. Es empfiehlt sich aufgrund des existierenden Tarifdschungels in jedem Fall eine am konkreten Nutzerverhalten orientierte Fachberatung vor Abschluss etwaiger Verträge.
Lohnbuchhaltung: Viele Betriebe machen sowohl die Löhne als auch die Buchhaltung selbst bzw. halten hierfür entsprechendes Büropersonal vor. Insbesondere im Lohnbereich ist eine Auslagerung auf den Steuerberater in vielen Fällen sinnvoll, da hierfür in aller Regel nur sehr geringe Gebühren anfallen. Die dafür im Betrieb freiwerdenden Kapazitäten können entweder eingespart, oder aber für andere Aufgaben, wie das Kundenmanagement, effizienter eingesetzt werden.
Finanzbuchhaltung: Speziell im Buchhaltungsbereich sollten die internen Kosten einem Vergleich mit Angeboten von Steuerberatern oder Buchhaltungsserviceunternehmen unterzogen werden. Aber auch im Falle einer bereits realisierten externen Vergabe der Buchhaltung sollten die anfallenden Gebühren regelmäßig anhand der Steuerberatergebührenverordnung überprüft und Vergleichsangebote eingeholt werden. Die Erfahrung zeigt, dass in diesem Bereich zum Teil erhebliche Gebührenerhöhungen durchgeführt werden, ohne dass entsprechende Mehrarbeiten notwendig geworden sind. Weiterhin sollte z.B. mit dem Steuerberater nach Möglichkeiten zur Reduzierung der externen Buchführungskosten gesucht werden. Diese könnten beispielsweise dadurch realisiert werden, dass der Betrieb die Belege intern vorkontiert oder bestimmte Daten in elektronischer Form zur Verfügung stellt.
Preisagenturen oder Preissuchmaschinen im Internet nutzen: Insbesondere im Bereich der Büroverbrauchsmaterialien (z.B. Papier, Toner usw.) sowie bei der Bürohardware bietet sich neben internen Vergleichen der verstärkte Einsatz von Preisagenturen oder Preissuchmaschinen im Internet an. Hierdurch lassen sich zum Teil erhebliche Preisvorteile gegenüber dem klassischen Bürogroßhandel erzielen.
Versicherungsprüfung: Im Versicherungsbereich ist in vielen SHK-Betrieben ebenfalls ein erhebliches Einsparpotenzial vorhanden. Aus diesem Grund sollten die betrieblichen und privaten Versicherungen regelmäßig auf deren Aktualität hinsichtlich des Versicherungsschutzes und der Prämienhöhe überprüft werden.
Kfz-Beschaffung/-versicherung: Ein nicht unwesentlicher Kostenblock in den Betrieben stellt der Fuhrpark dar. Neben der Fahrzeugversicherung ergeben sich insbesondere bei der Fahrzeugbeschaffung zum Teil erhebliche Einsparpotenziale.
»Geld sparen durch professionelles Kostenmanagement«
Kostenvorteile durch Innungsmitgliedschaft
Um die SHK-Betriebe im Hinblick auf ein optimales Kostenmanagement aktiv zu unterstützen, hat die SHK-Berufsorganisation in einer Vielzahl der vorgenannten Bereiche über Rahmenvereinbarungen konkrete geldwerte Vorteile für die Innungen und deren Betriebe abgeschlossen. Solche Rahmenvereinbarungen ermöglichen es den Mitgliedsbetrieben, unmittelbar von der Innungsmitgliedschaft zu profitieren.
Kfz-Bereich: Mit zahlreichen Fabrikaten sind Rahmenabkommen zum kostengünstigen Kfz-Bezug abgeschlossen. Hierbei ergeben sich für die Betriebe modellspezifische Preisvorteile von derzeit bis zu 35 % gegenüber dem regulären Listenpreis, was bei den aktuellen Fahrzeugpreisen zu Einsparmöglichkeiten von mehreren Tausend Euro pro Fahrzeug führt.
Versicherungen: In Baden-Württemberg haben Innungsbetriebe die Möglichkeit einer kostenlosen und unverbindlichen Prüfung ihrer betrieblichen und privaten Versicherungen. Hierdurch ergeben sich nicht selten Prämieneinsparungen von mehreren Tausend Euro pro Jahr und das bei gleichem oder gar besserem Versicherungsschutz.
Telekommunikation: Im Mobilfunkbereich bestehen Verträge mit diversen Anbietern, welche den Betrieben attraktive Sonderkonditionen bieten.
Forderungseinzug/Inkasso: Speziell für den Bereich des Forderungsmanagements liegen vielfach gute Konditionen für die Innungsmitglieder vor. Neben dem klassischen Inkasso haben Innungsbetriebe auch die Möglichkeit zur Einholung von Bonitätsauskünften und zur Adressermittlung.
Alleine die Nutzung der vorgenannten Mitgliedschaftsvorteile kann dem SHK-Betrieb Kosteneinsparungen von mehreren Tausend Euro pro Jahr bringen und damit die anfallenden Innungsbeiträge in der Regel um ein Vielfaches überkompensieren. Unabhängig hiervon bietet die SHK-Berufsorganisation durch ihre vielfältigen Beratungsleistungen in den Bereichen Betriebswirtschaft, Technik und Recht sowie durch ein umfangreiches Informations- und Weiterbildungsangebot wertvolle Wettbewerbsvorteile und trägt damit aktiv zur Zukunftssicherung der Innungsbetriebe bei.
Um langfristig erfolgreich am Markt bestehen zu können, ist ein professionelles und auf alle betrieblichen Bereiche ausgerichtetes ganzheitliches Kostenmanagement unerlässlich. Die in der betrieblichen Praxis vielfach feststellbaren Einzelaktionen ohne klare Zielsetzung und Nachhaltigkeit sind kaum geeignet, ein Unternehmen kosten- und leistungsoptimal im zunehmend härter werdenden Wettbewerb aufzustellen. Neben den dargestellten innerbetrieblichen Optimierungsmöglichkeiten sollten die durch die SHK-Berufsorganisation angebotenen Kostensenkungsmöglichkeiten verstärkt in den Fokus der SHK-Betriebe rücken und die sich hierdurch bietenden Chancenpotenziale aktiv genutzt werden.
Weitere Informationen
Unser Autor DiplomBetriebswirt (FH) Albrecht Oesterle ist Referatsleiter Betriebswirtschaft beim Fachverband SHK Baden-Württemberg, 70188 Stuttgart, Telefon (07 11) 48 30 91, Telefax (07 11) 46 10 60 60
