Die Entwicklungen und Softwareaktualisierungen des Kölner Unternehmens Hottgenroth/ETU Software zielen darauf ab, Arbeitszeit effektiver nutzbar zu machen. Diesen Anspruch unterstreicht auch die Branchensoftware Kaufmann. Sie begleitet Betriebe durch den gesamten Arbeitsalltag und deckt alle kaufmännischen Anforderungen ab: Vom Angebot über die Auftrags- und Lieferschein-Erstellung bis hin zu Rechnungslegung, Mahnwesen und Verwaltung von offenen Posten. Neben den alltäglich genutzten Programmabläufen kann der Anwender auf viele zusätzliche Funktionen zugreifen. Sämtliche Vorgänge und Arbeitsschritte werden dem jeweiligen Kunden zugeordnet. So wird der gesamte Kundenkontakt übersichtlich aufbereitet und dokumentiert. Die umfangreiche Artikelverwaltung erlaubt das Anlegen eigener Artikelsets. Über Schnittstellen werden Datanorm-Artikel eingelesen und auf einfache Art aktualisiert. Vorgänge können über das GAEB-Format im- und exportiert werden.
Die Software wird erweitert durch das „Wartungsmodul“. Es stellt den Servicegedanken in den Mittelpunkt und hilft, die Kundenbindung zu vertiefen. Einmalige Kundendienstaufträge können schnell abgewickelt und abgerechnet werden. Wartungsverträge und regelmäßige Termine lassen sich organisieren und Informationen zu Anlagen hinterlegen. Der Anwender kann seine Bestandskunden gezielt beraten, ohne wiederholt alle Angaben abfragen zu müssen.
Ergänzend zur Arbeit am stationären PC ist auch das mobile Arbeiten mit der „Kaufmann App“ möglich. Der Mitarbeiter im Büro stellt die Kundendienstaufträge zentral ein, die Monteure erhalten online über die App eine Terminübersicht ihrer Aufträge. Auftragsinformationen, wie Adresse, Arbeitsauftrag, Anlageninformation, Ersatzteile und genauer Termin werden analog dem bisherigen Papierauftrag zur Verfügung gestellt. Der Auftrag kann vom Monteur wie bisher bearbeitet und ein Status an den Mitarbeiter im Büro übermittelt werden. Wenn der Auftrag erfolgreich abgeschlossen ist, können neben dem Arbeitsbericht zusätzliche Materialien sowie die Unterschrift des Kunden erfasst werden. Alles zusammen wird online zurück an das Büro übertragen.
