Rund 500 Lieferantenrechnungen erhält ein Handwerksbetrieb im Monat. Mit über 80 % stellen sie den größten Anteil aller Eingangsrechnungen und setzen einen aufwendigen Prozess in Gang. Mit dem Modul ZUGFeRD eRechnungskontrolle will KWP den Aufwand bei der Rechnungskontrolle nun reduzieren. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein allgemeines elektronisches Rechnungsformat, das den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht. Das Format kombiniert die ursprüngliche PDF-Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Format erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Rechnungsdaten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer etc. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen.
KWP und die Sonepar Deutschland GmbH sind nach eigenen Aussagen die Ersten, die auf das Format setzen – und mit einem konsistenten digitalisierten Prozess Papier, Zeit und Geld sparen: Der Lieferant stellt die Rechnungen dem Handwerker elektronisch als ZUGFeRD-Rechnung bereit, welche der Handwerker über eine Rundruf-Funktion abholen und in seine Handwerkersoftware einlesen kann. Die eRechnungskontrolle für die kaufmännische Handwerkersoftware „kwp-bnWin.net“ prüft dann automatisch Bestellungen und Lieferscheine und gleicht Bestellpreise mit Rechnungswerten ab. Werden Abweichungen festgestellt, werden diese übersichtlich via Ampelsystem angezeigt. Der Handwerker kann so schnell erkennen, welche Rechnungen überprüft werden müssen. Nach Prüfung und Freigabe ordnet die Software die Rechnungen automatisch den Baustellen zu.
Alle Rechnungen werden im Originalformat unverändert archiviert und als fertiger Buchungssatz als Vorbereitung für die Finanzbuchhaltung erzeugt. Die von der Software aufbereiteten Daten können sowohl im Bankprogramm als auch vom Steuerberater nahtlos weiter verarbeitet werden.
