Bei Personalentscheidungen lohnt es sich, eventuell kurzfristige Umsatzeinbußen und zusätzlichen Arbeitsaufwand in Kauf zu nehmen, um langfristig passende Mitarbeiter zu finden. Denn fachliche Defizite können aufgearbeitet werden, Charakterfehler bleiben dagegen bestehen und schaden dem Betrieb langfristig.
Arbeitgeber erwarten, dass ein Neueinsteiger nach einer bestimmten Einarbeitungszeit die volle Leistung bringt. SHK-Fachhandwerksbetriebe sind überwiegend kleine und mittelständische Betriebe, die auch aufgrund des Wettbewerbsdrucks schlank aufgestellt sind. Daher sind sie darauf angewiesen, dass neue Mitarbeiter die erforderliche Qualifikation mitbringen und ihre Aufgaben rasch und vollumfänglich übernehmen können. Auf der Leitungsebene sind die Anforderungen an persönliche Befähigungen besonders hoch. Chefs und Personalverantwortliche vertrauen in der Regel auf die Angaben in der Bewerbung. Stimmen diese aber tatsächlich?
Zeugnisse: mit Vorsicht zu genießen
Die Möglichkeiten für Bewerber, ihre Unterlagen zu „gestalten“, sind vielfältig, sie reichen von der positiven Darstellung über das Aufhübschen bis zur Manipulation bis hin zur Urkundenfälschung. Vereinfacht wird möglicher Betrug dadurch, dass Dokumente meistens elektronisch versandt und kaum noch als Originale vorgelegt werden. Kreative Selbstdarsteller können auf eine Fülle täuschend echter Dokumente zurückgreifen. Gegen einen entsprechenden Obolus können Abschlüsse sogenannter Titelmühlen (Diploma Mills) erworben werden, ohne eine Prüfung abgelegt zu haben. Kontakte lassen sich im Internet schnell knüpfen, alte Bekannte rasch finden. Diese erteilen womöglich aus Gefälligkeit gern eine Referenz. Auch Arbeitszeugnisse sind nicht unbedingt aussagekräftig. Denn aufgrund der möglichen rechtlichen Auseinandersetzungen scheuen sich die meisten Arbeitgeber davor, in einem Zeugnis eine negative Beurteilung abzugeben. Nicht selten wird es dem Betroffenen überlassen, das Zeugnis selber zu formulieren, um sich Arbeit und Ärger zu ersparen. Arbeitnehmer, die bereit sind, ihre Daten zu manipulieren oder in Zeugnissen ihre Leistungen zu retuschieren, schrecken auch im persönlichen Gespräch nicht vor Übertreibungen und Täuschungen zurück. Um Blender und Täuscher im Vorstellungsgespräch zu entlarven, ist es ratsam, ein strukturiertes Interview durchzuführen.
Was Fehlbesetzungen kosten
Eine Probezeit von drei bis sechs Monaten scheint eine ausreichende Zeitspanne zu sein, um einen neuen Mitarbeiter realistisch zu beurteilen. Wird dieser den Anforderungen nicht gerecht, kann das Arbeitsverhältnis kurzfristig beendet werden, womit die Folgen einer Fehlbesetzung überschaubar erscheinen. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Je nach Aufgaben und Position kann dieser Zeitraum zu kurz sein. Begabte Selbstdarsteller machen für Misserfolge in der Anfangsphase Anlaufschwierigkeiten oder den Vorgänger verantwortlich. Bei langfristigen Projekten ist der Erfolg ohnehin nach sechs Monaten noch nicht sicher feststellbar. Und nicht jeder Kunde beklagt sich, wenn er mit der Zusammenarbeit unzufrieden ist – manche wechseln kommentarlos den Anbieter.
Nach der Probezeit wird eine Trennung aufwendig und kostspielig. Auch bei einer Freistellung bezieht der Betroffene weiterhin sein Gehalt, bei Zeitverträgen auf Geschäftsführerebene muss bis zum letzten Tag des Vertrags gezahlt werden, wenn keine Einigung erzielt wird. Zusätzlich ist der erneute Aufwand der Stellenbesetzung zu berücksichtigen. Interessante Bewerber, denen abgesagt wurde, stehen oft nicht mehr zur Verfügung, andere Kandidaten registrieren, dass die gleiche Stelle erneut ausgeschrieben wird, was einen schlechten Eindruck macht, da die Gründe nicht bekannt sind. Auch auf Kunden wirkt eine rasche Mitarbeiterfluktuation befremdlich und die übrigen Mitarbeiter werden dadurch verunsichert.
Die Kosten einer personellen Fehlentscheidung setzen sich aus vier Faktoren zusammen: den Rekrutierungskosten, der Einarbeitung, den allgemeinen Personalkosten sowie dem Verlust von Produktivität. Letzterer allein wird auf das Jahresgehalt eines solchen Mitarbeiters geschätzt. De facto bedeutet dies: Ein als Fehlbesetzung identifizierter Mitarbeiter mit einem Jahresgehalt von 30 000 Euro bis 60 000 Euro kostet den betroffenen Betrieb annähernd das Doppelte. Hinzu kommen die weniger quantifizierbaren Belastungen, wie das geschädigte Firmen-Image und der Vertrauensverlust bei den Kunden.
Einfache Recherchen selbst durchführen
Wie können falsche Angaben rechtzeitig aufgedeckt und Schaden abgewendet werden? Selten hinterfragen Arbeitgeber oder prüfen gar nach, ob bestimmte Ausbildungsstätten überhaupt existieren, ob die angegebenen Funktionen bei früheren Arbeitgebern der Realität entsprechen. Angesichts der Risiken empfiehlt es sich, einen entsprechenden Bewerbercheck durchzuführen, zumal ein Teil der gesuchten Informationen im Internet rasch gefunden ist. Auch eine Nachfrage bei angegebenen Referenzen ist einfach zu bewerkstelligen – ein Anruf genügt. Hier ist allerdings auf den richtigen Ton zu achten. Außerdem sollte von Fall zu Fall geprüft werden, ob der Rechercheaufwand zu verantworten ist oder den Rahmen der Verhältnismäßigkeit sprengt.
Bei SHK-Fachhandwerkern in kleinen Gemeinden und Stadtteilen, die sich kennen, könnte die direkte Kontaktaufnahme und Nachfrage als „Ausspionieren“ und „Herumschnüffeln“ fehlgedeutet werden, ebenso kann nicht ausgeschlossen werden, dass dem Wettbewerber bewusst geschadet werden soll, indem ein unbeliebter Mitarbeiter bereitwillig weggelobt wird.
Berufliches und Privates trennen
Bei der Recherche ist unbedingt zwischen privaten und beruflichen Sachverhalten zu unterscheiden. Bekanntlich vergisst das Internet nicht, und niemand möchte gern an seine Jugendsünden erinnert werden. Diese sollten den potenziellen Arbeitgeber nicht interessieren, denn sie verzerren möglicherweise das Bild, das ein geeigneter Bewerber zu Recht mit seinen Unterlagen oder im Gespräch hinterlassen hat. Für die Sammlung von Informationen über den Bewerber sollte der Arbeitgeber idealerweise vorab die Zustimmung einholen, etwa in Form einer schriftlichen Einwilligung. In jedem Fall gilt es, die Anforderungen des Datenschutzes zu beachten, zumal insbesondere abgewiesene Bewerber auf Verstöße empfindlich reagieren können.
Einfache Checks, die wenig Aufwand erfordern, können ohne Weiteres von den eigenen Mitarbeitern durchgeführt werden. Oft genügt ein kritischer Blick auf die Unterlagen, ein Griff zum Telefonhörer, um eine Referenz anzusprechen, und ein schnelles Durchforsten beruflicher Onlinenetzwerke.
Externe Bewerberchecks in Auftrag geben
Für aufwendigere Nachforschungen kommt die Beauftragung eines externen Dienstleisters infrage. Bei einem solchen Pre-Employment Screening holt ein unabhängiger Dritter auf unterschiedlichen Wegen – Recherche, Kontaktaufnahmen oder Datenbankensuche – Informationen ein und fasst diese in einem Bericht zusammen. Das sensible Thema setzt voraus, dass es sich um seriöse Dienstleister handelt. Dass Privatdetektive hier kaum die richtigen Partner sind, leuchtet ein. Kriterien für die Auswahl des Anbieters sind sein Internetauftritt, das Aufzeigen der Möglichkeiten und Grenzen eines Checks und ein Nachweis der Beachtung datenschutzrechtlicher Aspekte sowie Qualitätsmanagement-Standards. Außerdem sollte der Anbieter im Gespräch die Leistung detailliert erläutern.
Transparent und offen vorgehen
Recherchemaßnahmen können durchaus im Bewerbungsgespräch angekündigt werden. Die Bewerber sollten darüber aufgeklärt werden, um welche Informationen es geht, von welchen Zufallsfunden der Auftraggeber erfährt, aber auch dass mögliche Jugendsünden außen vor bleiben und dass der rechtliche Rahmen gewahrt bleibt. Wichtig ist, darauf hinzuweisen, dass der Bewerbercheck nicht zur Anlage geheimer Informationen über den neuen Mitarbeiter führt, es verbleiben keine Spuren in den Personalpapieren. In diesem Zusammenhang kann darauf hingewiesen werden, dass jeder Mitarbeiter ohnehin Einblick in seine Personalakte nehmen kann. Steht schon bei Beginn des Auswahlprozesses fest, dass eine Bewerberüberprüfung vorgenommen wird, kann dies der Eingrenzung der Bewerber dienen.
Geheimniskrämerei ist hier weder hilfreich noch angebracht. Schließlich kann, soll und wird sich auch der Bewerber den SHK-Fachhandwerksbetrieb genau ansehen und somit einen „Arbeitgeber-Check“ durchführen. Ist einmal die Entscheidung gefallen, wünschen sich die Beteiligten eine langfristige und erfolgreiche gemeinsame Zukunft. Am Ende des Auswahlprozesses sollten beide Seiten davon überzeugt sein, sich richtig entschieden zu haben.
tipp
Blender im Vorstellungsgespräch entlarven
Ob ein Kandidat in seinen Unterlagen geschönte, übertriebene oder gar falsche Angaben macht, lässt sich mithilfe systematischer Fragen in einem strukturierten Interview herausfinden. Einen Leitfaden dafür gibt es bei www.haufe.de.
Autor
Dipl.-Kfm. Thomas Schneider ist für interne Revision bei Knauf Interfer SE, einem mittelständischen Stahlhändler in 45141 Essen, verantwortlich. Telefon: (02 01) 83 17-1 59 E-Mail: s_tommy@web.de
Um die richtige Wahl zu treffen, ist manchmal ein Bewerbercheck ratsam.
Bei Recherchen über Bewerber geht es nicht darum, den Kandidaten auszuspionieren, sondern frei verfügbare Informationen einzuholen.
Ein kritischer Blick auf die Unterlagen lohnt sich: Angaben über Abschlüsse und Ausbildungsstätten sind schnell im Internet geprüft.
