Die Firma Rera Energieeffizienz GmbH ist auf nachhaltige Kälte-Wärme-Technik für Industriebetriebe und Privathaushalte spezialisiert. „Wir installieren neue Kältesysteme für Industrie und Landwirtschaft oder bauen vorhandene Systeme energieeffizient um. Zudem bieten wir unseren Privatkunden vollumfänglichen Service in puncto Wärmepumpe: Beratung, Installation, Wartung, Online-Support und Entstörung – alles aus einer Hand“, sagt Geschäftsführer Rene Rumi. „Derzeit ist die Nachfrage nach Wärmepumpen immens und stellt bei uns das größte Auftragsvolumen dar.“
Rene Rumi und Philipp Radüg gründeten die Firma aus Halver (Nordrhein-Westfalen) im Jahr 2021. Die beiden Geschäftsführer kannten sich von einem vorherigen Betrieb und planten ihre Unternehmensgründung sehr genau: „Wir saßen bereits ein halbes Jahr vor der offiziellen Gründung zusammen und haben entschieden: ‚Wir machen uns selbstständig!‘ Dann haben wir auch direkt losgelegt und alle notwendigen Vorbereitungen getroffen.“ Ein Thema war den Gründern noch vor dem Start des Unternehmens wichtig: Digitalisierung. „Für uns war klar: Wir wollten direkt adäquat mit einer vernünftigen Betriebssoftware starten. Nur so konnten wir sicherstellen, dass von Anfang an alle Daten an der richtigen Stelle landen, wir nicht händisch nacharbeiten müssen und wir alle Vorteile der Digitalisierung direkt nutzen können. Wenn, dann sofort!“
Die Gründer machten sich auf die Suche nach der passenden Softwarelösung und schauten sich diverse Anbieter an. „Wir haben im Vorfeld für uns definiert, was eine Softwarelösung bieten muss. Eins der wichtigsten Kriterien war eine vernünftige Nutzung auf den mobilen Endgeräten via App. Entschieden haben wir uns dann schlussendlich für Label Software.“ Die Betriebssoftware Labelwin und die App Label Mobile sind seit dem ersten Tag des Unternehmens im Einsatz. Die Software ist modular aufgebaut und die Lösung wurde für den Betrieb passend eingerichtet.
Das Unternehmen beschäftigt inzwischen fünf Personen – drei Techniker auf der Baustelle und zwei Mitarbeiter im Büro. Alle arbeiten digital, die innerbetrieblichen Prozesse sind aufeinander abgestimmt. „Bis auf meine handschriftlichen Notizen haben wir ein papierloses Büro“, sagt Rene Rumi zufrieden. „Das finde ich persönlich eine echte Arbeitserleichterung. Ich muss nicht irgendwo hinrennen, mir einen Ordner suchen, um eine Rechnung anzuschauen oder einen Lieferschein. Das ist durch die Software sehr übersichtlich, alles sehr schnell zu finden.“
Und wie läuft das ab, der digitale Alltag so ganz ohne Papier? Rene Rumi lacht und sagt: „Ganz einfach!“ Im Büro nutzt die Firma Rera Labelwin, unterwegs Label Mobile. Die Software wird hauptsächlich zur Koordination des Projekt- und Montagegeschäfts genutzt. Alle Informationen sind digitalisiert, und jeder im Team kann – egal, wo er gerade ist – jederzeit alle Informationen zu Baustellen, Aufträgen und Kunden einsehen und bearbeiten.
Der Geschäftsführer erläutert den alltäglichen Ablauf eines Montageauftrags: „Ich lege zu Beginn eines jeden größeren Auftrags im Büro ein Projekt in Labelwin an. Das Projekt ist wie ein digitaler Aktenordner, in dem ich alle Dokumente für diesen Auftrag sammle und abwickle – z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen und Abrechnungen. Gerade bei größeren Projekten und Baustellen ist das sehr nützlich. Die jeweilige Montageabwicklung mache ich mit dem Kundendienstmodul. Dazu erstelle ich zunächst einen Kundendienstauftrag für den zuständigen Techniker. Der kann dort dann alles mobil einsehen: Um welchen Kunden handelt es sich, wie ist die Kundenhistorie, gibt es Besonderheiten, was ist jetzt der Auftrag? Wenn er das Auto lädt, kann er in der App schauen, welches Material er benötigt. Und auf der Baustelle kann er den Auftrag dokumentieren oder direkt per App korrigieren, wenn z. B. Mengen nicht passen. Ganz zum Schluss, wenn die Baustelle abgearbeitet ist, rechne ich im Büro im Projektmodul alle Aufträge ab, schreibe die Rechnungen.“
Bild: Rera
Tiago Pereira ist Kälte-Mechatroniker und seit April 2023 im Betrieb. Er ist sehr zufrieden mit der Digitalität seines Arbeitgebers: „Ich habe auch noch die Zeit erlebt, in der Zettel ausgefüllt wurden. Mein vorheriger Arbeitsplatz war sehr analog. Da ging es so los: Ich verlasse den Betrieb und muss schon mal die erste Zeit erfassen. Wo fahre ich hin, wann komme ich an, was habe ich gemacht, wann habe ich Pause gemacht, wann bin ich zurückgefahren: Das musste alles immer auf einem Zettel vermerkt werden. Dann gab es noch einen extra Zettel für unproduktive Zeiten – wenn man z. B. das Auto gepackt, Lager aufgeräumt hat oder noch etwas in der Firma zu erledigen hatte. Das war echt viel Zeit nur fürs Zettelschreiben. Und dann – wenn man dann endlich fertig war – haben oft die Kolleginnen aus dem Büro noch mal angerufen: ‚Ich kann das nicht lesen, was steht denn da überhaupt?‘“ Er lacht. „Mit der Dokumentation auf dem Handy ist vieles einfacher geworden, vor allem für die Mitarbeiter. Es ist übersichtlicher, zeitsparender.“
Sein Chef pflichtet ihm bei: „Die Digitalisierung ist für die Administration im Büro eine massive Zeitersparnis. Ohne die App würde ich z. B. Stunden damit zubringen, Kundendienstberichte vom Papier ins System einzupflegen. Furchtbar. Da möchte ich eigentlich noch nicht einmal drüber nachdenken. Der Schritt zu digitalisieren ist sicherlich der absolut richtige.“
Auch die digitale Fotodokumentation führt bei der Firma Rera zu einer enormen Arbeitserleichterung – gerade im Kundendienst und bei Reparaturen. Ist z. B. ein Teil kaputt, kann der Techniker mit Label Mobile ein Foto machen und dieses mit einer Notiz an die Kollegen im Büro versehen: „Das Ding ist scheinbar kaputt, wir brauchen Ersatz!“ Rene Rumi erklärt: „Ich kann dann auf Basis des Fotos sehen, worum es sich handelt, kann das passende Ersatzteil bestellen, kann den Folgeauftrag anlegen. Der Techniker fährt dann ein paar Tage später wieder dahin, repariert es und hat direkt das Teil dabei, was er braucht. Fährt ein anderer Monteur hin, kann ich ihm alle Infos mitgeben, das Foto dazupacken und er ist sofort im Bilde, was zu tun ist.“
Alle neuen Mitarbeiter der Firma Rera arbeiten von Anfang an digital. Rene Rumi ist es wichtig, dass die Mitarbeiter direkt loslegen können. Dafür bekommt jeder neue Kollege individuell eine kurze App-Schulung und der Geschäftsführer erklärt, wie die App bei der Firma Rera genutzt wird. Tiago Pereira erinnert sich an seinen Einstieg: „Man ist da recht schnell startklar. Bei mir war es so: Ich habe hier angefangen, Rene hat sich die Zeit genommen, mir einmal alles erklärt. Dann ging es ab zum Kunden und abends musste ich den Kundendienstbericht ausfüllen. Klar war das für mich ein bisschen ein Sprung ins kalte Wasser. Mein Chef sagte aber: ‚Mach dir keine Sorgen, ich kann am PC alles korrigieren.‘ Das gab mir Sicherheit, dass er nachjustieren kann. Nach zwei- bis dreimal Bedienen war das drin, da konnte ich sicher mit der App umgehen. Das ist kein Hexenwerk.“
Die Ziele der beiden Gründer der Rera GmbH? Ganz klar: weiter digitalisieren! Rene Rumi sagt: „Ich schätze unsere Digitalität schon relativ hoch ein. Wir haben aber sicherlich das Maximum noch nicht erreicht und machen weiter! Die Entscheidung zu digitalisieren ist ja auch gleichermaßen die Entscheidung, weniger am PC zu sitzen. Im Handwerk lassen sich sicherlich viele Dinge nicht digitalisieren – Gefühl, Instinkt und Erfahrung zum Beispiel. Aber die Digitalisierung kann uns dabei helfen, diese nicht digitalisierbaren Dinge innerbetrieblich besser weiterzuverbreiten: indem ich mir die zeitlichen Kapazitäten schaffe. So kann ich mich z. B. mit einem Mitarbeiter zusammensetzen und im Detail darüber sprechen, was wir da gerade auf der Baustelle gemacht haben. Wie haben wir Dinge gelöst, warum haben wir uns entschieden, das so zu machen, welche intuitiven Entscheidungen sind da eingeflossen usw. Die Zeit kann ich mir nehmen. Weil ich mich auf der anderen Seite nicht ganztägig in mein Büro zurückziehen muss, um irgendwelchen Blödsinn auf meinem Papier durch die Welt zu schicken. Da hilft Digitalisierung zwar nur indirekt – aber sie hilft!“
