SBZ: Herr Sachsenmaier, wie funktionieren Kommunikation und Koordination innerhalb Ihres Betriebs?
Alexander Sachsenmaier: Ganz unterschiedlich. Wir nutzen tatsächlich noch klassische Baustellenordner mit Registern, Plänen, Leistungsverzeichnissen und Rapporten für unsere Monteure. Auf Meisterebene arbeiten wir seit gut drei Jahren mit Memo-Meister, einer digitalen Bauakte, in der wir alles dokumentieren. Das klappt ohne Papier und läuft über iPads und MacBooks, es gibt keine Schnittstellenprobleme oder Übertragungsfehler. Auch im Kundendienst sind wir zu einem hohen Grad digitalisiert und papierlos unterwegs mit der Software KWP. Das ist eine kaufmännische Softwarelösung speziell für Handwerksbetriebe. Wir bilden den kompletten Prozess von der ersten Angebotserstellung bis zur Schlussrechnung ab. Es gibt eine Schnittstelle zu Memo-Meister, ab der Materialbestellung sind wir voll digital unterwegs. Wenn jemand etwas bestellt, trägt er es in KWP ein und ich kann den Bestell-Lieferschein händisch per Screenshot in den Memo-Meister schieben. Hier haben wir noch keine digitalisierte Verknüpfung, aber das kommt noch. Auch die Fotos unserer Baustellen-Dokumentation wandern automatisch in Memo-Meister und werden dem passenden Kunden zugeordnet und dann auch in KWP archiviert.
SBZ: Warum gibt es dennoch klassische Baustellenordner mit Papier?
Sachsenmaier: Eigentlich sind wir voll digital, drucken dann aber alles wieder aus, weil wir unseren Monteuren einen klassischen Baustellenordner mitgeben. Ich weiß, das klingt seltsam, aber wir sind da kein Einzelfall. Einmal eingespielte Abläufe lassen sich halt manchmal nur schwer ändern. Die Dokumentation funktioniert dafür recht gut digital. Die Baustellen-Fotos schaffen Rechtssicherheit und unterstützen die Fertigmontage, falls sie einmal von einem anderen Monteur übernommen werden muss. Hierin erkennen die meisten Monteure einen Nutzen, trotzdem muss ich sie immer wieder daran erinnern, dass täglich Fotos gemacht werden müssen.
Die Digitalisierung schafft bisher nur in meiner eigenen Arbeit und im Büro einen Mehrwert. Unser Schlüssel zur Digitalisierung liegt in unseren Azubis, die den Gesellen den Nutzen digitaler Arbeit vermitteln können. Einige Alt-Gesellen erkennen bisher kaum einen Mehrwert für ihren Arbeitsalltag.
SBZ: Haben Sie auch andere Gewerke digital eingebunden, um die Projektabläufe zu unterstützen?
Sachsenmaier: Wir stellen den Kollegen einen Zugriffscode zur Verfügung, der aber von einigen Gewerken kaum genutzt wird. Es ist schwierig. Im Heizungsgewerk können wir die Elektriker jedoch einbinden, denn speziell beim Thema Wärmepumpe werden manchmal neue Verteilerschränke gebraucht. Wir schalten für die Elektriker das Planungs- und Hydraulikschema frei, damit diese darauf zugreifen und papierlos arbeiten können. Hiermit endet aber auch schon unsere Subunternehmer-Koordination.
SBZ: Lassen Sie uns bitte noch einmal zurück zum Thema Messenger Memo-Meister kommen. Welche Vorteile bringt dieses Werkzeug auf Meisterebene im Vergleich zu früher?
Sachsenmaier: Die digitale Bauakte ermöglicht uns, alle Arbeitsschritte nachzuvollziehen und zu kontrollieren. Wenn beispielsweise ein Meister ausfällt oder wenn mich abends ein Kunde anruft, kann ich reinschauen und anhand der Fotos den aktuellen Projektstand erkennen und dem Kunden genaue Aussagen geben. Ich kann einen kompletten Bestellverlauf überblicken und sehe beispielsweise, ob der Meister das Material, das ich verkauft habe, auch schon bestellt hat. Meine Arbeit als Chef wird hierdurch enorm erleichtert.
SBZ: Was passiert, wenn es zu einem Rechtsstreit kommt oder ein Sachverständiger eingesetzt wird? Sind die Aufzeichnungen im Memo-Meister denn rechtssicher?
Sachsenmaier: Ja, das ist der Fall, denn die Anwendung vergibt automatisch Zeitstempel an alles, was eingegeben wird. Sie können später nicht mehr verändert werden. Meine Mitarbeiter halten sich an die Dokumentation, denn sie ist rechtssicher. Außerdem sind wir seit zwei Jahren GoBD-konform. Mit unseren GoBD-konformen E-Mails werden die Arbeitsschritte aller Mitarbeiter, die ihre eigenen E-Mail-Accounts haben, dokumentiert. Das Prinzip von Memo-Meister ist genauso.
SBZ: Wie funktioniert die Steuerung der Mitarbeiter, auch digital? Oder gibt es noch klassische Plantafeln zum Stecken?
Sachsenmaier: Nein, wir nutzen für unsere Projektplanung Miro. Damit haben wir eine digitale Plantafel gebaut, mit allen Arbeitsbereichen, um die täglichen Einsätze online zu organisieren. Unsere Mitarbeiterinnen aus dem Büro pflegen Miro und können darauf zugreifen. Alle anderen informieren sich über passive Zugänge zu Miro, können aber keine Änderungen darin vornehmen.
SBZ: Wird beim Thema Kundendienst bei Ihnen schon mit bargeldlosem Bezahlen gearbeitet?
Sachsenmaier: Nein, es gibt noch klassische Rechnungen bei uns. Sie geben uns mehr Spielraum bei Preisveränderungen, falls der Kundendienst beispielsweise einmal einen Fehler macht. Jede unserer Rechnung geht generell durch die Nachkalkulation. Der Materialschlüssel, speziell bei den Ersatzteilen, bietet einen großen Spielraum, was für die Kunden aber nicht immer nachvollziehbar ist. Falls aber ein Monteur direkt beim Kunden abrechnen soll, könnte er hiermit möglicherweise überfordert sein und somit Folgeaufträge gefährden. Außerdem sind neue Anwendungen halt auch immer schwer einzubringen. Beispielsweise habe ich vor gar nicht allzu langer Zeit ein neues digitales Zeitnahme-System eingeführt, damit alles reibungslos im KWP-Kosmos funktionieren kann. Für die alte digitale Zeitnahme haben wir schon vor zehn Jahren unsere Android-Handys benutzt. Die neue Zeitnahme-App funktioniert grundsätzlich nicht anders als früher, stellt aber ein schwieriges Thema für manch‘ älteren Monteur dar, weil sie anders aussieht.
SBZ: Werden die Stundenzettel auf der Baustelle dann noch von Hand geschrieben, wenn gegenüber den Kunden rapportiert werden muss?
Sachsenmaier: Der Kundendienst nutzt die Nachkalkulationsschnittstelle zu KWP und arbeitet außerhalb des Festpreises. Die Monteure, die ja kein iPad nutzen, schreiben einen Handrapport auf Papier und legen ihn in den Papier-Baustellenordner. Dieser wird am Schluss ausgewertet und der Meister schaut, ob alles komplett ist und fragt, wenn nötig, nach. Das funktioniert bei uns ganz gut.
SBZ: Wie läuft die Terminvereinbarung im Kundendienst ab? Wird das zentral gesteuert oder kümmern sich die Mitarbeiter selbst darum?
Sachsenmaier: Das ist ein Dauerthema in jeder Kundendienstbesprechung! Es funktioniert einfach nicht, den Mitarbeitern die Wartungsverträge mitzugeben, damit sie selbst bei den Kunden anrufen und alles koordinieren können. Die Termine werden von unseren Mitarbeiterinnen im Büro vorbereitet und der Monteur bekommt morgens seine Aufträge. Wenn sich dann beispielsweise ein Störungstermin hinauszögert, ruft der nächste Kunde bei uns im Büro an und fragt nach, wo der Monteur bleibt. Daraufhin rufen wir den Monteur an, der seine Situation schildert, die wir wiederum an den wartenden Kunden weitergeben. Da es hapert es noch an der Umsetzung. Ich denke, dass zwischen selbstständiger Arbeitsorganisation und der Angst davor, Verantwortung zu übernehmen ein großer Bruch liegt. Das ist aber ein allgemeines Problem in vielen Firmen.
SBZ: Herr Sachsenmaier, besten Dank für die Einblicke.
Bild: Sachsenmaier
