Prozessoptimierung im SHK-Fachhandwerk: Viel Platz für digitale Assistenz

Wann, wo und wodurch rationelles Arbeiten im Büro, im Lager oder auf der Baustelle ins Stocken gerät? In mehr als 30 Jahren Berufspraxis ist SHK-Unternehmer Jürgen Küppers schon auf viele Hemmnisse gestoßen. Statt branchentypische Schwierigkeiten beispielsweise bei der Materialbestellung als unabänderbar hinzunehmen, hat er vielmehr seinen Erfindungsreichtum dafür eingesetzt, Hürden für seinen Betrieb zu überwinden.

So war es viele Jahre für SHK-Handwerksbetriebe nicht einfach möglich, für einen bestimmten Artikel den jeweiligen Preis bei verschiedenen Großhändlern übersichtlich angezeigt zu bekommen, um daraufhin eine Bestellung vorzunehmen. Jürgen Küppers will auf Details, wie sich unzählige Unternehmer auf eigene Faust Insellösungen für ihre jeweilige Handwerkersoftware überlegen mussten, gar nicht näher eingehen und resümiert stattdessen im Hier und Jetzt: „Heute reden wir von Prozessoptimierung und Vereinheitlichung aller Prozesse.“

GTIN setzt sich als Identifizierung durch

War es über etliche Jahre hinweg die Europäische Artikelnummer EAN, mit der sich ein Produkt eindeutig bestimmen und eine Order erteilen ließ, so ist mittlerweile die GTIN (Global Trade Item Number) an diese Stelle getreten und bietet durch erweiterte Artikelstammdaten weitaus mehr Informationen. Etliche SHK-Großhändler, jedoch nicht alle stellen dem Handwerk mittlerweile diese Codierung zur Verfügung. Jürgen Küppers gehört zu den Pionieren, die die GTIN in der SHK-Branche etabliert haben.

Inzwischen gelingt es versierten Fachbetrieben, mit sehr viel Aufwand die Ware durch Referenzierung zu beschaffen. Das heißt: Digitale Kataloge einzelner Großhändler werden im Hintergrund miteinander verknüpft und dem Disponenten nur durch einen Code dargestellt. Wenn dann ein per GTIN definiertes Produkt angefragt wird, bekommt man gleich alle lieferfähigen Großhändler angezeigt.

Obwohl schon vor etwa 15 Jahren eine solch große Transparenz in der SHK-Branche erwünscht gewesen wäre, hätte die Rechnerleistung nicht dazu ausgereicht, schätzt Küppers ein. Heute sei das möglich.

Verfügbarkeit wichtiger als der Preis

Während Küppers die Vergangenheit in Bezug setzt zur Leistungsfähigkeit in der aktuellen Datenübermittlung, spricht er erfrischend Klartext: „Die große Angst in den Handelshäusern war lange Zeit, dass der Handwerker nicht mehr bei diesem oder jenem Großhändler kaufen würde, wenn er die Preise einzelner Großhändler vergleichen kann.“ Doch inzwischen sei weniger der Preis als vielmehr die Lieferfähigkeit dringlich geworden, schätzt er die Entwicklung ein, die nicht zuletzt durch die Schwierigkeiten während der Pandemie befeuert wurde.

Als Handwerksunternehmer auf nicht vorhersehbare Ereignisse dennoch professionell reagieren zu können, sei häufig die Prämisse für seinen Betrieb – und Küppers sieht da ähnliche Bedingungen für viele andere SHK-Unternehmer. Exemplarisch für den betrieblichen Alltag stellt er dabei die Frage in den Raum: „Wo beziehungsweise von wem bekomme ich das Material morgen früh um sieben Uhr?“ Eine Antwort darauf könne man jetzt endlich durch ein paar Mausklicks bekommen, ohne vorher eine aufwendige Referenzierung in seiner Datenverarbeitung realisieren zu müssen. Für die SHK-Branche im Allgemeinen gebe es dazu allerdings keine einfache und schnelle Programmierung, die man als SHK-Betrieb übernehmen könne.

Was können PC-Arbeitsplätze und Server leisten?

Erfahrungsgemäß sei die Zusammensetzung verschiedenster EDV-Programme in einem Handwerksunternehmen über Jahre gewachsen und so quasi ein Unikat geschaffen worden, macht Küppers klar. Wie und durch welche Komponenten die Leistungsfähigkeit im Datenfluss gesteigert werden könnte und auf welche Weise Veränderungen in der Zusammenarbeit einzelner Programme erforderlich seien, müsse daher mit dem betreuenden EDV-Spezialisten ausgearbeitet werden.

Dokumentation über Funktionsabläufe essenziell

Bevor jedoch über Ausbaupläne nachgedacht werde, hat nach Küppers Einschätzung eine Dokumentation über das Zusammenspiel der bereits bestehenden Programme Vorrang. Denn über welche Schnittstellen bzw. Befehlsketten die eine Software mit der anderen kommuniziere, dürfe kein Zufallsprodukt, sondern müsse reproduzierbar sein.

Dies sei deshalb essenziell für die Firma, weil solche Kenntnisse zur Funktion dringend benötigt werden, um beispielsweise auch nach einem Hackerangriff zu wissen, nach welchen Schemata eine Neuinstallation der Programme konfiguriert werden kann.

Bild: Thomas Dietrich

ABC gegen Cyberkriminalität

Wer als Entscheider im Unternehmen an dieser Stelle bereits feststelle, dass da im eigenen Betrieb Nachholbedarf bestehe und „auch besser noch mal eine Datensicherung gemacht werden müsste“, zitiert Küppers aus Gesprächen im Kollegenkreis, habe in Sachen Cybersicherheit eine große Lücke. Da offenbare sich das Gegenteil zu seiner eigenen Betriebspraxis, sich beispielsweise wöchentlich gezielt um Sicherheitsupdates zu kümmern und täglich dafür zu sorgen, dass zum Feierabend ein Datenträger zur Dokumentation das Firmengebäude verlässt.

Bestehe Nachholbedarf zum Schutz der EDV-Anlagen, sollte man sich im Interesse seines Unternehmens dringend um eine Weiterbildung kümmern, die beispielsweise über die Kreishandwerkerschaft, den Landesinnungsverband oder eine andere seriöse Quelle angeboten werde. Wichtige Punkte zur Gefahrenabwehr ließen sich in die Tat umsetzen und auch Verhaltensregeln für das Team ausarbeiten, um möglichen Hackerangriffen nicht schutzlos ausgeliefert zu sein.

Werkzeugkasten für digitale Stabilität

Für Jürgen Küppers als langjährigen Praktiker in der IT ist es von grundsätzlicher Bedeutung, dass zum Thema Cybersicherheit für das Handwerk mehr in Bewegung kommt. Er stellt sich vor, dass trotz der vielen Unikate von EDV-Anlagen in den Betrieben dennoch eine Architektur bestehe, die sich bewährt habe und die für einen Dienstleister als Basis für Erweiterungen oder eine Neueinrichtung von Hard- und Software dienen könnte.

Aber was genau gehört dazu? Wie ließe sich ein solcher Service in einem qualitätsgesicherten Paket anbieten? Das wäre im Einzelnen erst einmal zu ermitteln und könnte Auftrag für ein Forschungsprojekt sein, von dem das Handwerk bundesweit profitieren könnte, ist seine Vision.

Bild: Küppers

Open Masterdata hat Datanorm abgelöst

Doch zurück zur Gegenwart und damit zum EDV-Alltag mit seinen weitverbreiteten Anwendungen. Auf die Frage, ob sich inzwischen das System Open Masterdata seit dem Start im Jahr 2017 gänzlich etabliert habe, zeigt sich Küppers nicht gerade überzeugt. „Hier laufen die Erwartungen innerhalb der Unternehmerschaft in unserem Handwerk auseinander“, sagt er offen und geht auf Hintergründe ein. Open Masterdata sei letztlich die allgemeine komplette „Datanorm für alle“ mit wichtigen Ergänzungen für das jeweilige Produkt, beispielsweise Fotos, Zeichnungen, Kurztexte oder Montageanleitungen. Das werte bereits mancher Betrieb als bedeutsame Weiterentwicklung.

„Das Problem dabei ist aber, dass wir bislang diese digitalen Ergänzungen in gesamter Breite nicht in einer für uns gebräuchlichen Inhouse-Software integriert finden. Ich sehe noch kein Programm, das mehr als die klassische Datanorm verarbeiten kann“, gibt er zu bedenken.

Was Küppers vermisst, erklärt er detailliert: „Der Ursprungsgedanke für Open Masterdata ging dahin, dass es für jeden Artikel unabhängige und eigenständige Stammdaten geben sollte, die ich mir als Handwerker komplett herunterladen kann, um mir daraus meine eigene Artikel-Bibel machen zu können.“ Seines Wissens funktioniert es bis heute nicht, zu einer bestimmten Produktpalette alle möglichen Versionen problemlos herunterladen zu können.

Neue Datensätze bleiben nicht tagesaktuell

Für Küppers ist jedoch noch bedeutsamer, dass Open Masterdata zur Preispflege der Artikel keinen automatisierten Prozess anbietet. Bekomme man von einem Großhändler einen neuen Datensatz zum Download, drohe die Gefahr, dass individuelle Einstellungen in bestehenden Daten des Fachbetriebs überschrieben würden. Es gebe keine intelligente Lösung, die Einkaufspreise mit einer Aktualisierung zu verknüpfen und damit tagesaktuell zu halten.

Was für die Firma Küppers als mittelgroßen Betrieb mit einem Team von etwa 20 Personen im Warengeschäft von Bedeutung ist, setze sich aus einem Kernsortiment von 5000 Artikeln zusammen, bilanziert der Unternehmer. Damit schildert er den alltäglichen Bedarf, bei dem es nicht um Besonderheiten geht und der somit eigentlich reibungslos organisiert sein sollte. Das sei aber nicht der Fall.

Zum Artikel erst den tagesaktuellen Preis suchen?

Für seine wichtigsten 5000 Artikel hat er zwar die GTIN-Codierung, er kann sie über den Großhändler jedoch nicht automatisiert preispflegen lassen. Jürgen Küppers stellt klar, was genau ein Disponent am Arbeitsplatz zur Verfügung haben sollte: „Tagesaktuell hätte ich gerne den jeweiligen Einkaufspreis, den Preis für die Verpackungseinheit und die Lieferfähigkeit, denn ich muss häufig wissen, ob dieses Produkt vorrätig ist oder erst besorgt werden muss.“

So selbstverständlich, wie diese Voraussetzungen in der Planungsphase bestehen sollten, um von einer Projektoptimierung reden zu können, so bedeutsam sind Arbeitsvoraussetzungen, mit denen Monteure an die Arbeit gehen können.

Bild: Küppers

Für den Job erst nach dem Spezialwerkzeug suchen?

Vor zehn Jahren wurde in der SHK-Branche die Software ZV Tool vorgestellt, die Jürgen Küppers als Initiator mit der Firma Coeln Concept maßgeblich beeinflusst hat. Es sei ein Programm, das auf komfortable Art alle Bewegungen und Standorte von Maschinen und Werkzeugen im Betrieb erfassen und verwalten kann (Infos unter: ­zvtool­.­de). Selbst Schlüssel von Liegenschaften, die für Wartungsarbeiten zugänglich sein müssen, lassen sich darüber verwalten. „Mit Werkzeug kann man ebenfalls Geld verdienen. Es gibt viele Sondergeräte, die nicht nur gekauft werden müssen, sondern instand gesetzt, gewartet und vor allem fakturiert werden müssen“, weiß der Praktiker aus langjähriger Erfahrung.

Ein zeitraubendes Auffinden von Spezialwerkzeug oder gar ein Baustopp, weil ein nötiges Gerät nicht zur Hand ist, gehöre der Vergangenheit an. Mittlerweile seien es etwa 250 Sondergeräte, die in dieses Verwaltungsprogramm einbezogen sind und den Küppers-Mitarbeitern professionelle Voraussetzungen bieten, um mit komplettem Equipment auf Tour zu gehen.

ZV Tool ist ein Ortungssystem für das jeweilige Gerät und dient der Registrierung, ob sich dieses oder jenes Spezialwerkzeug in der Firma befindet oder gerade in einem bestimmten Servicefahrzeug. Das macht jeweils ein Beacon per Bluetooth möglich: So wird registriert, wenn ein Gerät das Firmengebäude verlässt und z. B. in ein Servicefahrzeug geladen wurde. Unterwegs hält das Sondergerät Kontakt zu einem Empfänger im Fahrzeug.

Funktion möglichst einfach gestalten

„Dieser Wunsch nach Automatismus kam aus dem Kreis der User in größeren Unternehmen, die eine Vereinfachung gewünscht haben“, erläutert Küppers und nennt lediglich ein Beispiel aus der Weiterentwicklung der Software. Inzwischen nutzen über die SHK-Branche hinaus zahlreiche Anwender wie Werften, Universitäten und andere Bauhandwerke unter dem Markennamen UnTouch diese digitale Maschinen- und Geräteverwaltung.

Jürgen Küppers blickt zurück: „Mir ging es zunächst darum, auf die häufige Sucherei im eigenen Betrieb endlich eine Antwort zu finden. Doch es war gleich angedacht, die Anwendung auch für andere Unternehmen interessant zu machen.“

„Wenn wir das ­schaffen, ist das ein Riesensprung, der unsere SHK-­Betriebe in der Prozess­optimierung wirklich weiterbringen wird.“

Bild: Thomas Dietrich

Rationelles Arbeiten mit Barcode-Liste

Als hochinteressant könnte sich noch ein weiteres Projekt erweisen, das Küppers seit einem Jahr verfolgt. Dabei geht es um die bereits erwähnten 5000 Artikel, für die er möglichst ganzheitliche Bestellmöglichkeiten schaffen will. Dafür hat er zunächst mit Excel-Tabellen so lange experimentiert, bis für die ersten 1000 Artikel jeweils ein Barcode nach eigener Systematik erstellt werden konnte. Sein Plan: Aus dieser Erfahrung heraus ließe sich eine Software entwickeln, die Stammdaten und die zugehörigen Bilder erfassen und zu einem individuellen Katalog für den SHK-Unternehmer zusammenstellen kann – es wäre dann eigentlich einfach, das zu realisieren, was sich Küppers stets von Open Masterdata versprochen hat.

Betriebswirtschaftlicher Mehrwert in Sicht

Ein solcher eigener Artikelkatalog stelle seinen Mehrfachnutzen unter Beweis, weil ein kompletter Bauablauf vom Angebot über die Bestellung bis zum Aufmaß per Barcode mit den besagten 5000 Artikeln korrespondiere. Sonderartikel wie zum Beispiel Einrichtungsgegenstände ließen sich natürlich noch ergänzen.

Welchen zusätzlichen Vorteil der SHK-Unternehmer im Zusammenhang mit dem Barcode sieht, erläutert er im Detail: „Wenn ich Artikel per Barcode für ein Projekt zusammenstellen kann und ich bekäme im Nachgang den Auftrag, dann werden auch genau diese Produkte in den Bestellvorgang geschrieben und auch abgerechnet.“ In der Bestellphase schiebe das einer Änderung grundsätzlich einen Riegel vor, denn durch den Barcode lässt sich eindeutig erkennen, ob Bestellung und Lieferung identisch sind.

Auf die Frage, ob sein individuelles Vorgehen rund um einen Barcode letztlich nur eine Insellösung „made by Küppers“ sei und damit keine Branchenlösung, schien der Unternehmer gewartet zu haben.

Barcode bringt bedeutende Zeiteinsparung

Denn auf seine Initiative hin gibt es inzwischen von Hersteller Geberit zu jedem Produkt der Marke einschließlich aller Varianten einen entsprechenden Barcode (Infos unter: www.­geberit.­de­/­scanlisten). Entweder lässt sich mit einem bildschirmfähigen Barcode-Leser am Monitor ein Produkt heraussuchen oder man kann beispielsweise an einem mit Barcode beschrifteten Fach im Lager den zur Neige gehenden Bestand gleich beim Großhändler per Tastendruck nachbestellen.

Diese Arbeitsschritte würden bereits eine Zeitersparnis von 30 bis 40 % gegenüber einer herkömmlichen Arbeitsweise bringen. Für die Inventur verringere sich der Aufwand durch den Barcode um 70 %, hat Küppers ermittelt.

Er ist mit weiteren Herstellern in Kontakt, um den Barcode entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu etablieren. Jürgen Küppers zeigt sich überzeugt: „Wenn wir das schaffen, ist das ein Riesensprung, der unsere SHK-Betriebe in der Prozessoptimierung wirklich weiterbringen wird.“

Bild: Küppers

Fachbegriffe kurz erklärt

EAN bedeutet European Article Number und diente längere Zeit als eindeutige Artikelnummer, wurde ab 2009 von der GTIN abgelöst.

GTIN ist die Abkürzung für Global Trade Item Number und macht es möglich, jeden Artikel, jedes Produkt oder jede Variante weltweit überschneidungsfrei zu identifizieren.

Open Masterdata dient seit 2021 als Standard, um dem Handwerk Produktstammdaten bereitzustellen. Handwerker bekommen damit aus der Vielzahl der zur Verfügung stehenden Artikel diejenigen, die im Moment des Prozesses tatsächlich benötigt werden (on demand). Das bedeutet: Der Handwerksbetrieb muss nicht alle Artikeldaten auf einem eigenen Server vorhalten, denn er wird für jeden Prozessschritt seines Geschäfts jeweils mit erforderlichen Daten versorgt.

Datanorm ist der Begriff für einen inzwischen veralteten Stammdatenprozess, der nicht weiter ausbaufähig war, um wichtige Inhalte in erweitertem Umfang bereitstellen zu können.

Projektübersicht DigiResHand

Auf welche Weise kann der SHK-Fachbetrieb eine digitale Unterstützung nutzen, um einen Arbeitsprozess zu verbessern? Was hat sich bereits bewährt, könnte optimiert werden oder fehlt? Diesen Fragen geht das Forschungsprojekt zur „Steigerung der Resilienz im SHK-Handwerk bei praxisnaher Einführung von digitalen Assistenzsystemen“ (kurz: DigiResHand) seit dem 1. Juli 2023 nach. Gefördert wird das Forschungsprojekt vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Rahmen seiner Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA).

Auf Initiative des ZVSHK werden beispielsweise digitale Systeme durch Monteure und Büroangestellte in Experimentierräumen erprobt und Erfahrungen in Workshops zusammengetragen. Final soll Mitte 2025 ein Praxisleitfaden mit Lernvideos entstehen, von dem weitere Handwerksunternehmen profitieren können. Alle Infos zum Forschungsprojekt und wie Mitmachen möglich ist, findet man auf den Seiten von www.shk-resilient.de.

Schon jetzt gibt es SHK-Handwerksbetriebe, die bereits seit Langem digitale Unterstützung für den betrieblichen Alltag durch Eigeninitiative forciert einsetzen. Die Redaktion wird neben diesem Beitrag weitere Beispiele bringen.

Autor

Thomas Dietrich

ist als Branchenkenner und freier Autor seit Jahrzehnten für die SBZ tätig.

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