Ein Format verändert die Rechnungsabwicklung: ZUGFeRD. Es lohnt sich, auf diesen Standard für elektronische Rechnungen „aufzuspringen“. Vorab ist es unerlässlich, sich mit der Datenübergabevariante ZUGFeRD vertraut zu machen, um sie effektiv einzusetzen. Die Lösung für die elektronische Rechnungsstellung in Planung und Handwerk gibt es z. B. in Verbindung mit der Software Kaufmann 4.0. (von Hottgenroth/ETU).
Was genau macht ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein einheitliches EU-Datenformat für elektronische Rechnungen. Es basiert auf PDF/A-3 und sendet – eingebettet in das PDF-Dokument – eine XML-Rechnung mit, wodurch die Rechnungsinformationen sowohl in XML-Daten als auch in Form eines Bildes (PDF) gleichzeitig per Mail übermittelt werden. In diesem einheitlichen Format ist definiert, wie die Rechnungsinformationen digital abgespeichert werden. Die ZUGFeRD-Rechnung ist entsprechend eine PDF-Datei, die sich mit jedem PDF-Anzeigeprogramm betrachten und ausdrucken lässt.
Das Besondere jedoch ist, dass alle Nutzdaten dieser Rechnung in dem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert werden, aber bei normaler Ansicht unsichtbar sind. Die Definition des Standards: Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und andere Informationen werden immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Datei gespeichert. Durch diese Standardisierung können Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeitet werden.
Wo wird es eingefordert?
ZUGFeRD ist schon lange keine Zukunftsmusik mehr, sondern findet bereits in der täglichen Anwendung statt. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen im öffentlichen Bereich, z. B. in Bundesministerien, hat bereits 2018 begonnen und soll bis 2020 sukzessive für Auftraggeber des Bundes, Bundesländer und Kommunen erfolgen. Ab 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung an den Bund verpflichtend. Bereits 2016 hat die Hottgenroth Software-Gruppe zukunftsorientiert das Format ZUGFeRD als automatisierte und zeitsparende Alternative zu klassischen Papierrechnungen in die Software Kaufmann 4.0 integriert, um die Büroarbeit zu vereinfachen.
Wie geht das in der Praxis?
Die Umsetzung wird in der Software Kaufmann 4.0 am Beispiel von Erstellung und Versand einer Rechnung hier einmal dargestellt. Über die ZUGFeRD-Export-Funktion wird eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt, diese wird dann dem Kunden per E-Mail gesendet. Die E-Mail-Adresse wird wie gewohnt aus den Stammdaten übernommen. Die Vorteile beim Versand von Rechnungen im ZUGFeRD-Format:
Vorteile beim Empfang von Rechnungen
Die vollautomatische, fehlerfreie und geordnete digitale Ablage von ZUGFeRD-Eingangsrechnungen spart:
Ferner lassen sich abgelegte Rechnungen leichter auffinden. Das Format vereinfacht die elektronische Weiterleitung von Rechnungen, die Verarbeitung z. B. bei der Einhaltung von Skontofristen und schützt Sie vor Dokumentenverlust.
Fazit
Zettelwirtschaft war gestern. ZUGFeRD als Standard für elektronische Rechnungen wird im Tagesgeschäft immer mehr angenommen. Im öffentlichen Bereich, der Industrie, dem Großhandel und in Planung und Handwerk findet das Format bereits Anwendung. Die Zeitersparnis ist extrem, automatisierte Prüfung und Archivierung sorgen für Rechtssicherheit – und dies umweltschonend, da papierlos. In Verbindung mit z. B. Kaufmann 4.0 sind Unternehmen präpariert für die weitere Digitalisierung des Handwerks.
