Schluss mit der doppelten Buchführung im Büro

Der Artikel kompakt zusammengefasst
■ Die Ausgangslage: Alle Hände voll zu tun, keine Zeit für Verbesserungen in der Firma. So geht es vielen Betrieben.
■ Los geht’s: Ein Veränderungsprozess im ganzen Betrieb wurde angestoßen. Als Erstes wurden die Abläufe hinterfragt.
■ Der Umbau: Die Aufgabengebiete der Führungskräfte wurden neu strukturiert und verteilt. Das führte zu mehr Effizienz.
■ Abläufe verschlankt: Die Buchhaltung läuft jetzt mittels Zugferd komplett digital ab. Daten und Werte werden automatisch richtig übergeben und zugeordnet.
■ Alles im Blick: Umsätze, ­Rechnungen und Statistiken werden in Echtzeit erstellt. So sehen die Chefs genau, was gerade abläuft.
■ Volle Transparenz: Die Mitarbeitenden wurden von Anfang an in den Wechsel eingebunden, Zweifel damit schnell ausgeräumt.

Organisation schlägt Fleiß: Unter diesem Motto hatte sich die Doliwa GmbH im Jahr 2018 zur Umstrukturierung entschieden. Das in den 1930er-Jahren gegründete SHK-Unternehmen räumte gründlich auf. Mittels Digitalisierung wurden Arbeitsabläufe optimiert, die betriebliche Organisation wurde verbessert und vor allem eins geschaffen: mehr Zeit für das Wesentliche – die Kunden! Ein Schwerpunkt bei der Umstrukturierung war die Buchhaltung.

Im Jahr 1999 übernahmen Wolfhard Michler und Oliver Bremm das Traditionsunternehmen Doliwa aus Bochum mit 25 Mitarbeitern. „Wir sind direkt sehr schnell gewachsen“, sagt Wolfhard Michler. Die Anforderungen an das Büro wuchsen mit. Um ihnen gerecht zu werden, führten die neuen Inhaber die Branchensoftware Labelwin ein. Damit wurde zwar die Digitalisierung des Betriebs angeschoben – man stieß aber schnell auf Hürden im Unternehmen. „Unsere Schreibtische waren die typischen Schreibtische eines Handwerksunternehmers: einfach voll. Wir hatten 60 Leute im Unternehmen, 40 Monteure, 12 Auszubildende. Das ist kein kleiner Betrieb im Vergleich zu anderen SHK-Firmen. Und wie das dann so ist, kümmerten wir uns hauptsächlich um die Arbeit draußen.“ Die Digitalisierung geriet ins Stocken. Die Folge: „Wir haben das Potenzial der Software nie ausgeschöpft.“

Unsere Schreibtische waren ­einfach voll. Wie das so ist, kümmerten wir uns hauptsächlich um die Arbeit draußen.

Bild: Doliwa GmbH

2018 war ein Punkt erreicht, an dem es so nicht weitergehen sollte. Die Inhaber entschieden sich zu einer radikalen Umstrukturierung des gesamten Unternehmens: „Wir dachten uns: Das kann so nicht weitergehen, wir werden älter, das reibt uns auf. Wir sitzen hier jeden Abend bis sieben, auch am Wochenende. Das muss anders gehen“, sagt sich Oliver Bremm. Die Umstrukturierung des Unternehmens begann mit einer Mitarbeiterveranstaltung: „Wir erklärten das Vorhaben, unterhielten uns. Und wie das so ist: Manche gingen danach nach Hause und sagten sich: ‚Lass den Alten mal reden, mal gucken, was passiert.‘”

Ziel: Bessere Organisation

Doch die Geschäftsführer der Doliwa GmbH verfolgten ihr Vorhaben mit Nachdruck – und das zeigte Wirkung im Arbeitsalltag. „Der Mitarbeiter einer Baustelle ist derjenige, der schraubt. Der will schrauben und der will auch gut schrauben. Und wenn der merkt, dass sich die Zuarbeit ändert und alles besser organisiert ist, weil der Geldfluss besser läuft, dann sieht er auch seine Vorteile.”

Gemeinsam mit dem Unternehmensberater Alfons Kock wurde der Betrieb auf Herz und Nieren geprüft. So stellte die Geschäftsführung fest, dass die eingesetzte Software eher als „erweiterte Schreibmaschine“ genutzt wurde und die Vorteile der Digitalisierung so nicht zum Tragen kommen konnten. Das passende Werkzeug war also schon im Einsatz, aber es musste richtig genutzt werden. Wolfhard Michler und Oliver Bremm zogen aus den eigenen Reihen dafür Mitarbeiter aus dem Außendienst und holten sie ins Büro, mit neuen Aufgabenfeldern: als Kundendienstleiter Heizung, als Kundendienstleiter Sanitär und als Projektleiter. „Das hat sehr geholfen.“ Mitarbeiter wurden geschult und die bestehende Software wurde besser genutzt. Alfons Kock erinnert sich: „Ich hatte zwar schon einen Label-Kunden, kannte das Programm aber in der Tiefe noch nicht. Ich bin begeistert, wie wir mithilfe der Software Vorgänge optimieren konnten und nun Zeit und Geld sparen.“

Ein Fokus der Umstrukturierung lag auf der Buchhaltung. Mit Erfolg: „Die Umstellung in der Buchhaltung hat mich total vom Hocker gehauen. Das ging schnell und war effektiv. Man kann in Echtzeit den Betrieb durchleuchten, hat immer eine mitlaufende Kalkulation vor Augen und spart sehr viel Arbeit und Zeit. Und das noch in Verbindung mit der Zeiterfassung: eine Krone in der Kalkulation, um Projekte vernünftig zu überblicken. Ich möchte es nicht mehr missen”, sagt Wolfhard Michler.

So war es früher: In der Vergangenheit wurden Daten doppelt erfasst, Eingangsrechnungen per Hand in Labelwin eingetippt und später noch einmal in die Datev. Ein hoher Arbeitsaufwand, der zudem sehr anfällig für Fehler war. Das musste sich ändern. Die Geschäftsführer stellten um auf Zugferd-Rechnungen und richteten die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung (FiBu) ein. Ein Großteil der Rechnungen trifft seither im Zugferd-Format ein. „Das sind so 10 000 Stück im Jahr. Der Rechnungseingang ist also digital. Die Verbuchung innerhalb von Labelwin geht schnell – was früher lange gedauert hat, passiert nun in Sekunden. Wir haben dann die Daten sofort in den richtigen Projekten, in den Kundendienstaufträgen, so wie es sein soll. Die FiBu-Schnittstelle macht dann den direkten Übergang in die Datev, inklusive Belege. Es gibt keine Rückfragen mehr vom Steuerberater, weil wir auch die Beleg-zu-Beleg-Buchung umgestellt haben.”

Das Personal im Büro war zunächst skeptisch. „Sie erwarteten, dass es, wenn es elektronisch kommt, fehlerbehaftet sein würde. Das könne nicht funktionieren, da habe man am Ende mehr Arbeit, alles wieder zu begradigen. Es hat einige Wochen gedauert, bis alle Einstellungsmöglichkeiten bekannt und alle Unklarheiten ausgemerzt waren. Da hat uns der Support von Label-Software aber geholfen. Danach war das kein Thema mehr. Es stimmte alles”, sagen die Geschäftsführer unisono. Alle Mitarbeiter, die mit Organisation zu tun haben, können Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Statistiken einsehen. „Alles ist transparent. Es ist von großem Vorteil, den kaufmännischen Teil des Betriebs in kurzer und einfacher Zeit zu überblicken, anstatt darauf zu warten, dass der Steuerberater mal eine betriebswirtschaftliche Auswertung schickt.“ Wolfhard Michler überlegt einen Moment und lacht dann: „Ich weiß nicht, wie wir das vorher gemacht haben!“

Auch eine mobile App für Smartphones und Tablets im Kundendienst wurde eingeführt: „2020 wurden einige Monteure mit der App Label Mobile ausgestattet, 2022 wurde dann der komplette Betrieb auf Label Mobile umgestellt.“ Auf die Frage, wie diese Umstellung verlief, zuckt Michler mit den Schultern: „Ganz einfach.“

Zeitgewinn für alle

Die Umstrukturierung des Betriebs und die Prozessoptimierung mithilfe der Software schafften vor allen Dingen Zeit. Die Sorgen mancher Mitarbeiter, dass man wegreduziert werden könnte, lösten sich schnell auf. „Die Arbeitszeit, die so frei wird, kann man in anderen Bereichen im Unternehmen wunderbar einsetzen – für Dinge, die sonst einfach liegen geblieben oder unter den Tisch gefallen sind. Da fällt kein Arbeitsplatz weg. Aber man muss alle Mitarbeiter mitnehmen.“ Einige Mitarbeiter äußerten auch Kontrollängste und befürchteten geringere Bezahlung. „Nach wenigen Wochen sprach kein Mensch mehr drüber.“ Auch Unternehmensberater Alfons Kock sagt: „Eine derartige starke Digitalisierung ist aus meiner Erfahrung nur möglich, wenn die Mitarbeiter im Veränderungsprozess begleitet und ausführlich die Vorteile der Veränderung für alle Beteiligten herausgearbeitet werden. Und die Qualität der Umsetzung muss sichergestellt sein.“

Wenn sich Wolfhard Michler selbst eine E-Mail in die Vergangenheit schicken könnte, wüsste er schon, welchen Rat er sich zukommen ließe: „Nicht so viel nachdenken, einfach angehen. Das ist erst Arbeit, ja, aber die zahlt sich unheimlich schnell wieder aus. Und: Immer wieder Gespräche führen und die Leute mitnehmen! Und: In alten Strukturen mit ’ner neuen EDV zu arbeiten, macht keinen Sinn. Man muss alle Betriebsabläufe einmal durchleuchten und in Verbindung mit der Software neu organisieren. Ob das der Kundendienst ist mit den Wartungsverträgen, mit der Digitalisierung der Termine, mit dem Automatismus, der dahintersteckt, mit dem Fotos-Hinterlegen: Es wird einfacher für alle.“

So entsteht Zeit. So entsteht ein angenehmeres Arbeiten. Sonntags die Kalkulationen und Rechnungen schreiben? Das braucht der Chef dann nicht mehr zu machen. Die Führung kommt weg vom bloßen Reagieren. Man agiert schon im Vorfeld. Man hat eine viel bessere Übersicht über den gesamten Betrieb. Wolfhard Michler: „Ich bin froh, dass wir diesen Schritt gegangen sind!“

Bild: Doliwa GmbH

Bild: Doliwa GmbH

Bild: Doliwa GmbH

Das bringt digitale Buchhaltung

Buchhaltung ist im Handwerk meist ein unbeliebtes Thema. Umso wichtiger ist es, alles effektiv und zeitsparend abzuwickeln. Viele Betriebe überlassen die meisten Aufgaben immer noch dem Steuerberater, was neben den Kosten oft einen hohen Abstimmungsaufwand bedeutet. Durch die Umstellung auf eine digitalisierte Buchhaltung z. B. über Label Software lassen sich Zeit und Geld einsparen.

Das sind die Vorteile:

Hintergund: Das kann Zugferd

Zugferd (auch: ZUGFeRD) ist ein sogenanntes hybrides Format, das die Vorteile der elektronischen Rechnung mit den Bedürfnissen menschlicher Mitarbeiter verknüpft. Eine Zugferd-Rechnung ist eine XML-Datei, die in ein PDF eingebettet wird. Das PDF ist eine Bilddatei, die von jedem üblichen PDF-Reader geöffnet werden kann.

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