Die Nutzung von Softwareanwendungen in Handwerksbetrieben befindet sich in einer dauerhaften Veränderung. Viele Geschäftsprozesse werden digital und die Software ist nicht mehr nur ein „Werkzeug“, sondern entscheidet vielmehr als „Herzstück“ des Betriebes über den Unternehmenserfolg. Analog zu Industrie 4.0 ist Software 4.0 deshalb das Gebot der Stunde. Sprich: die konsequente Erweiterung und Weiterentwicklung von Betriebssoftware hin zu einem multifunktionellen Tool für fast alle Aufgaben und Prozesse in der Firma.
Diesem Prozess der Digitalisierung trägt zum Beispiel Hottgenroth Software Rechnung. Das Unternehmen stellt dem Nutzer als Bestandteil eines gesamtheitlichen Softwarekonzeptes die CRM-Software „Kaufmann 4.0“ zur Verfügung. Anhand dieser Anwendung soll beispielhaft geschildert werden, was Anwendungen dieser Art beinhalten und wie sie zeitgemäß funktionieren.
Flexibel mobil arbeiten
Die Zeiten, in denen der klassische Desktop-PC lediglich für Angebote, Aufträge und Rechnungen genutzt wurde, sind vorbei. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Handwerk und Planung bildet den Kern einer zeitgemäßen kaufmännischen Software. Flexibles mobiles Arbeiten an verschiedenen Orten mithilfe von Cloud-Services ist ein Muss. Das Gesamtkonzept ist Basis für ein innovatives, wettbewerbsfähiges Handwerksunternehmen und somit ausschlaggebend für den wirtschaftlichen Erfolg.
Über Angebote und Rechnungen hinaus managt „Kaufmann 4.0“ zum Beispiel die Auftragsabwicklung, Vor- und Nachkalkulation, Kommunikation mit den Kunden und das Arbeiten vor Ort mittels Apps. Hottgenroth hat sich das Ziel gesetzt, diese umfangreichen, teils komplexen Unternehmensprozesse gesetzeskonform (GoBD), aber dennoch für den Nutzer einfach bedienbar und schlank zu gestalten.
Digitales Projektmanagement
Durch verschiedene Modi entscheidet der Anwender, in welchem Umfang er die Funktionen der Betriebssoftware nutzt. Stehen größere Projekte an, bietet sich ein Projektmanagement-Tool an, um den Baustellenfortschrift im Vorfeld zu kalkulieren, zeitlich jederzeit zu überblicken und – falls vonnöten – einzuschreiten.
Die Nachkalkulation rundet die Projektierung mit dem Vergleich des Ist- und Sollzustandes ab. Das „Controlling“ des Projektes ist nicht nur genau, sondern erfolgt permanent und ohne ein zusätzliches Zutun des Anwenders. Die Nachkalkulation füllt sich rein durch die vorhandenen Stammdaten und spezifischen Angaben und Vorgänge des Projektes.
Die Anwendung beinhaltet darüber hinaus zusätzlich diverse branchenbezogene Funktionen, die individuell bei Bedarf zum Einsatz kommen können, um Kunden, Lieferanten sowie Verkaufs- und Einkaufstätigkeiten effizient zu organisieren.
Kunden und Mitarbeiter besser kennen
In vielen Bereichen, wie auch im Handwerk, steigt der Wettbewerbsdruck. Verbraucher sind durch Onlineseiten und -artikel gut informiert und erwarten einen kompetenten Fachpartner an ihrer Seite, der zielgerecht berät und betreut. Eine zeitgemäße Anwendung sollte es deshalb auch ermöglichen, Kunden zu verwalten, Marketingaktionen durchzuführen und Interessenten wie auch Stammkunden mit adäquater Werbung anzusprechen. Das hilft, die Kundenbindung zu vertiefen. Standardmäßig können Anrufe protokolliert, Leads verwaltet und Erinnerungen gesetzt werden.
Kundenbindung wird nicht nur im Büro aufgebaut und gepflegt. Die Außendarstellung, etwa durch Werbemaßnahmen, Internetauftritt etc., ist nur ein Bestandteil davon. Ebenso wichtig ist der gut vorbereitete persönliche Kontakt. Das Auftreten der Mitarbeiter und ihr Wissen um den Kunden und dessen Bedürfnisse entscheiden über die Bindung. Das Gleiche gilt für die Mitarbeiterbindung. Ist der Mitarbeiter zufrieden im Unternehmen? Werden neue Technologien und Produkte eingesetzt? Kann der Mitarbeiter den Kunden gut informieren? Das sind Fragen, auf die ein gut strukturiertes und gut gepflegtes CRM Antworten hat.
CRM-System ist Pflicht
Dahingehend ergänzen mobile Cloud-Lösungen die CRM-Software essentiell. Wo vor einigen Jahren noch im Büro und vor Ort beim Kundentermin Papiere überblickt, sortiert und entziffert werden mussten, ist die Nutzung von Laptops immer populärer geworden. Mittlerweile wurden selbst diese durch handliche Smartphones und Tablets abgelöst. Arbeiten im Kundendienst und die (projektbezogene) Zeiterfassung werden dort verwaltet, wo sie anfallen: vor Ort! Kunden- sowie technische Daten liegen stets aktuell vor und werden nach Auftragsabschluss automatisch über die Cloud ins Büro übermittelt. Abschreiben und Übertragungsfehler entfallen, es findet lediglich eine Kontrolle statt. Eine daraus resultierende schnellere Bearbeitung und Rechnungsversendung erhöht die Effizienz und Liquidität des Betriebes.
Prozesse im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung sind bei Hottgenroth Software Standard. Zum Beispiel ist die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format bereits seit einigen Jahren enthalten. Eine Rechnung in diesem Format ist eine PDF-Datei, die sich mit jedem PDF-Anzeigeprogramm betrachten und ausdrucken lässt. Das Besondere jedoch ist, dass alle Nutzdaten einer Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert werden, aber bei normaler Ansicht unsichtbar sind.
Durch diese Standardisierung können Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeitet und archiviert werden, was den Aufwand enorm reduziert und folglich zu Kosteneinsparungen für das Unternehmen führt. Die Versendung der elektronischen Rechnungen erfolgt einfach und schnell, kurzfristige Zahlungseingänge sind zu verzeichnen. Porto, Verbrauchsgüter und Arbeitskräfte werden eingespart, Übertragungsfehler auch hier vermieden.
Info
CRM und ZUGFeRD
Customer-Relationship-Management, kurz CRM (englisch für Kundenbeziehungsmanagement oder Kundenpflege), bezeichnet die konsequente Ausrichtung einer Unternehmung auf ihre Kunden und die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse. Die dazugehörende Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen ist ein wichtiger Baustein und ermöglicht ein vertieftes Beziehungsmarketing. In vielen Branchen (z. B. Telekommunikation, Versandhandel, Dienstleistungsunternehmen) sind Beziehungen zwischen Unternehmen und Kunden langfristig ausgerichtet. Mittels CRM werden diese Kundenbeziehungen gepflegt, was sich maßgeblich auf den Unternehmenserfolg auswirken soll.
ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Am 11. März 2019 wurde die Version 2.0 der Spezifikation veröffentlicht. Das ZUGFeRD-Format wird nach Maßgabe des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) sowohl Unternehmen als auch der öffentlichen Verwaltung frei zugänglich gemacht und zu fairen und sachgerechten Bedingungen angeboten. (Quelle: Wikipedia)
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bildet den Kern einer zeitgemäßen kaufmännischen Software. Flexibles mobiles Arbeiten an verschiedenen Orten mithilfe von Cloud-Services ist ein Muss.
