Finden statt suchen

Welcher Unternehmer kann sich am Tagesende schon ein Bild davon machen, welche Aufgaben erledigt wurden und welche Aufgaben noch am Laufen sind? Wo kann er sehen, wie weit das Delegierte bearbeitet wurde? Wo ist zu erkennen, auf welchem Stand gerade ein Kundenprojekt ist? Wie kann er sich kurzfristig eine Eingangsrechnung greifen? Und wie legt man Informationen, die über den Postweg eingegangen sind, so ab, dass man sie rasch wiederfindet?

Grundstruktur des Dokumentencenters

Abhilfe bietet ein sogenanntes Dokumentencenter mit Wissensspeicher: ­eine offene, ca. fünf Meter breite Regalwand mit sechs übereinanderliegenden Fachböden, in die die bestehende, gewachsene Verwaltung, nach einer einfachen, kaufmännischen Gliederung eingearbeitet wird. Grundlage der Strukturierung sind die vier Themen Information, Einkauf, Verkauf und Abrechnung (von oben nach unten). Im Dokumentencenter wird das erste oberste Regalfach, also das Thema Information, zum Wissensspeicher. Das Thema „Einkauf“ (die Kreditoren) belegen die beiden Regalreihen darunter mit den Dokumenten des Wareneinkaufs und der Betriebskosten. Auf Regalreihe 4 und 5 kommen die Debitoren, die berechneten Kundendokumente und danach die laufenden Kunden-Projekte bzw. die laufenden Aufträge. Die letzte Regalreihe am Boden ist für die Abschlussunterlagen bestimmt. Die Oberfläche des Dokumentencenters zeigt ein umfassendes Aktenwerk in einheitlichen Ordner mit aufgeschweißten Klarsichttaschen mit farblich unterschiedlichen Steckschildern, die EDV-beschriftet sind.

Für Unterlagen, die kurzfristig aufgearbeitet werden müssen, wird für jeden Arbeitsplatz eine Arbeitsmappe eingerichtet, die entsprechend der Struktur des Dokumentencenters gegliedert ist. In diese Arbeitsmappen kommen dann alle zu bearbeitenden Dokumente.

Hohe Transparenz und weniger Stress

Der gesamte Verwaltungsaufbau erfolgt in fünf Arbeitsabläufen:

1. Einsortieren aller bestehenden Ordner und losen Papierstapel in die Struktur der Regalwand.

2. Hinzufügen aller erforderlichen Themen.

3. Umheften und Einheften der Dokumente in neue Ordner.

4. Beschriften des Centers mit der EDV.

5. Gliederung der Dokumente innerhalb der Ordner.

Ein Betrieb besitzt nach dem Aufbau des Dokumentencenters ein Instrument, das einer betriebsinternen Bibliothek gleicht. Durch entsprechende Pflege kontrolliert und erweitert sich das Center von selbst. Zudem wird so die ständige Aktualität der Dokumentenabläufe gewährleistet. Die Verwaltungsräume sind sauber, die Schreibtische bleiben leer. Denn es wird Vorgang für Vorgang aus dem Center heraus in die Arbeitsmappen – dann Dokumentation – und anschließend zurück in den Center gearbeitet. Auf eine Ablage kann dabei verzichtet werden.

Stress wird mit diesem System abgebaut und die Leistung gesteigert: Die Arbeitszeiten werden effektiver genutzt und die Aufgaben besser überschaubar, denn etwa 70 % der Büroorganisation sind nach dem Verwaltungsaufbau bereits abgedeckt.

Abschied von der Zettelwirtschaft

Bei der Arbeitsplatzanalyse, dem nächsten Schritt nach dem Verwaltungsaufbau, geht es der Zettelwirtschaft an den Kragen. Das Computer-Monitor-Gehäuse verliert dabei seine Funktion als Pinwand. Auch Schreibtischauflagen werden verschwinden, wenn „Altlasten“ entsorgt oder in der Arbeitsmappe nach Prioritäten deponiert sind. Jeder Arbeitsplatz erhält einen Hausinformationsformular-Block, damit keine Infos verloren gehen. Der Mitarbeiter dokumentiert darin Anweisungen und Aufgaben und gibt diese in seine persönliche Arbeitsmappe oder in die Arbeitsmappe seiner Kollegen. Nach der Bearbeitung der Hausinfos wandert diese in den Dokumentencenter an die sachlich entsprechende Stelle.

Beim Unternehmer wird dieses Formular nicht nur zum Kommunikationsmittel mit den Mitarbeitern, sondern zusätzlich noch zum Ideenträger in Richtung Wissensspeicher. Über eine Belegsanierungsstelle im Büro werden alle Dokumente, die kleiner als das Format DIN A 4 sind, aufgeklebt. Hauptsächlich sind dies die Kassenbelege. Mit der Sanierungsmaßnahme wird eine saubere Gesamtbuchhaltung erzielt. Der Dokumentendurchlauf beginnt am Posteingang und endet am Postausgang.

Mitarbeiter werden Mitwisser

Die einfache kaufmännische Grundstruktur des Dokumentencenters (Info, Einkauf, Verkauf, Abrechnung) ermöglicht es den Mitarbeitern, das System rasch zu verstehen und umzusetzen. Sie werden zudem durch das Arbeiten mit der Transparenz gefordert, unternehmerisch zu denken. Wer seine Arbeitsmappe kennt, kennt auch die seiner Kollegen und des Chefs. So kann nahezu jeder Mitarbeiter auch die Anfragen von Kunden, Lieferanten etc. beantworten, die sein Aufgabengebiet nicht betreffen. Somit lassen sich Arbeitsplatztausch, Vertretungsaufgaben oder Neueingliederungen von Personal problemloser bewältigen.

Mit dem Dokumentencenter wird automatisch auch die Mitarbeiterbeteiligung an allen betriebswirtschaftlichen Abläufen eingeführt – die Mitarbeiter werden zu „Mitwissern“. Daraus folgen automatisch die Forderungen des Mitdenkens und Mitlernens, was die Mitverantwortung nach sich zieht.

Vorteile für den Chef

Mit dem Dokumentencenter schafft der Unternehmer ein Instrument, mit dem das Delegieren erheblich vereinfacht wird. Die Oberfläche des Centers bietet eine Übersicht der Infrastruktur des Unternehmens. Es können mehr Aufgaben vom Unternehmer an das Personal vergeben werden, weil das Center die Geschichte zu allen Vorgängen liefert (für alle Themen gibt es Schlagwort-Depots). Der Unternehmer kann auch außerhalb seines Büros Aufgaben in seiner Arbeitsmappe erledigen, Aufgaben vorbereiten und nach Rückkehr die ergänzten Dokumente in die Arbeitsmappen der Mitarbeiter übertragen. Je umfassender und transparenter das Dokumentencenter gestaltet ist, desto schneller kann sich der Unternehmer aus dem Tagesgeschäft der Dokumentenverwaltung zurückziehen.

Beim Aufbau des Dokumentencenters wurden im Wissensspeicher sämtliche Themen für die Ziele des Unternehmens eingearbeitet. Der Umgang mit dem Wissensspeicher ist Chefsache. Die Ordner mit den Schlagworten Business­plan, Marketing, Selbst-, Personal- und Unternehmensmanagement etc. verursachen im Umgang automatisch Handlungsbedarf. So werden z.B. auch Fachzeitschriften systematisch ausgewertet: Artikel werden ausgewählt und zugeordnet und erst bei Bedarf (ausführlich) gelesen.

EDV-geeignete Struktur

Die Arbeit mit dem Dokumentencenter bietet allen Bedienern die Voraussetzung für eine (spätere) EDV-Dokumentenmanagement-Verwaltung. In diesem Zusammenhang werden dann die Eingangspost eingescannt und als Dateien in Verzeichnissen gespeichert. Als Verzeichnis kann die Struktur des Dokumentencenters analog übertragen werden. Office-Management-Kopf arbeitet mit einem Software-Partner zusammen, der eine Lösung für das Digitalisieren des Archivs anbietet. Diese Software ist kompatibel mit der Dokumentenstruktur, die sich im PC-Dateien-Baum widerspiegelt

SHK-Handwerksunternehmer Martin Beyer:

Kann das Dokumentencenter auch im Alltag eines SHK-Betriebs bestehen? Wir haben dazu die Beyer Heizungs- & Sanitärtechnik GmbH, 79110 Freiburg-Lehen (http://www.beyer-heizung.de) befragt, wo das System im März 2008 eingeführt wurde. Den 1968 gegründeten Familienbetrieb haben Firmenchef Martin Beyer und Ehefrau Sylvia im Jahr 2003 übernommen. Aktuell beschäftigt das Unternehmen fünf Mitarbeiter.

bav: Herr Beyer, welche Gründe haben Sie veranlasst, das Dokumentencenter in Ihrem Betrieb einzuführen?

Beyer: Nach einem Verwaltungsablauf, der über 40 Jahre lang gewachsen ist, suchten wir nach Möglichkeiten, den Ablauf in unserem Betrieb zu optimieren. Uns überzeugte zum einen die klare nachvollziehbare Struktur des Systems. Zum anderen haben wir uns auf die positiven Aussagen von Mitgliedsbetriebn des Arbeitskreises „Marktiv“ gestützt, die bereits schon umstrukturiert hatten.

bav: Wie ging es dann weiter?

Beyer: Wir haben Frau Kopf zu uns in den Betrieb eingeladen und sie nach ihrer überzeugenden Präsentation beauftragt.

bav: Wann fand die Umstrukturierung statt und wie lange hat sie gedauert?

Beyer: Frau Kopf, unsere Mitarbeiterin und meine Frau waren von Mo., 10.3. bis einschließlich Do., 13.3.2008 jeweils von 8 bis 20 Uhr beschäftigt. Die Vorarbeiten, wie vorhandene Ordner und Schränke zwischenlagern, neue Regale montieren sowie Rückenschilder und Register schneiden, haben wir bereits zwei Wochen vorher in Eigenregie ausgeführt. Frau Kopf hatte uns dazu entsprechende Vorgaben gemacht.

bav: Wie lassen sich Sie die Ergebnisse für Ihren Betrieb durch die Umstrukturierung beschreiben?

Beyer: Für uns ist eine konkrete Zeitersparnis spürbar. Auf Grund dieser neuen Bürostruktur verkürzte sich zudem die Einarbeitungszeit unserer neu eingestellten Mitarbeiterin erheblich. Zudem hat der Tipp von Frau Kopf, dass wir für ihre Beratungsleistung staatliche Förderung in Anspruch nehmen können, unsere Investitionskosten spürbar verringert.

bav: Sind Sie mit der Umsetzung zufrieden? Finden Sie sich zurecht?

Beyer: Die Umsetzung war zu Beginn sehr zeitintensiv, da eine neue Denkweise trainiert werden musste. Und im Alltag gibt es immer wieder einmal Unsicherheit darüber, in welchem Ordner welches Dokument abgeheftet wird. Hilfreich ist, dass uns Frau Kopf auch nach Abschluss der Umstrukturierung beratend zur Seite steht. Für uns war es die richtige Entscheidung und wir können das Dokumentencenter nur weiterempfehlen.

bav: Wie schwierig ist es, die vorgegebene Ordnung im Alltag aufrecht zu erhalten?

Beyer: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Aber je disziplinierter und konsequenter man sich an die neuen Vorgaben hält, desto leichter wird es und führt dann zur Routine. Und da alle Mitarbeiter von Anfang an vom Dokumentencenter und den Erleichterungen für unseren Betrieb überzeugt waren, ziehen auch jetzt alle mit. Übrigens sprachen uns bereits mehrere Kunden und Lieferanten auf die neue, sichtbare Bürostruktur positiv an.

Unsere Autorin Martha Kopf ist Kauffrau im Groß- und Außenhandel sowie Medientechnikerin IHK. Die Inhaberin von Office Management Kopf, 77716 Haslach, beschäftigt sich seit vielen Jahren mit der Organisationsberatung und Verwaltungspraxis im Bereich der Handwerksbetriebe, Schwerpunkt SHK; Tel. (0 78 32) 6 73 67, Fax (0 78 32) 96 92 25, Internet: www.office-management-kopf.de