Der Beitrag nennt 10 Ansätze, die in jedem Handwerksbetrieb weiterhelfen, dem Papierchaos entgegenzuwirken.
1 Unternehmen können sich das Abheften sparen
Alle Dokumente eines Unternehmens sollten digitalisiert und in digitaler Form übermittelt werden. Dafür bietet sich ein moderner Cloudspeicher an, um die digitalisierten Dokumente im Anschluss zu verwalten – so können Unternehmen sehr einfach Zeit, Papier und Platz sparen.
2 Die Suche nach Dokumenten vereinfachen
Die Digitalisierung der Dokumente erleichtert das Durchsuchen wichtiger Unterlagen. Es empfiehlt sich, mit einer digitalen Lösung zu arbeiten, die eine Volltextsuche möglich macht und so in Sekundenschnelle Ergebnisse erzielt.
3 Den Rechnungsprozess digitalisieren
Ein weiterer Schritt des digitalen Dokumentenmanagements ist die Digitalisierung des Rechnungsprozesses, um den Unternehmen zu ermöglichen, ihre Eingangsrechnungen direkt digital zu prüfen und freizugeben. Hierfür können Rechnungen an eine E-Mail-Adresse gesendet werden und von dort automatisch in einen digitalen Prüfprozess übergeben werden. Ist die Prüfung erfolgt, geht die Information automatisch in ein Buchhaltungsprogramm über.
4 Automatisierte Übergabe an den Steuerberater
Das Ausdrucken und Scannen der Dokumente für den Steuerberater ist ebenfalls vermeidbar. Dazu kann man die digitalisierten Rechnungen sowie alle weiteren benötigten Dokumente bereits automatisiert an den Steuerberater übergeben.
5 Interne Kommunikation optimieren
Mithilfe von Chatprogrammen kann die interne Kommunikation schneller und transparenter ablaufen: Fotos, Videos und Aufgaben lassen sich über diesen Weg in Sekundenschnelle übertragen und auch eine Übersicht der aktuellen Abläufe wird gewährleistet. Selbst die Mitarbeiter auf der Baustelle können sehr einfach erreicht werden.
6 Digitalisierung des Aufgabenmanagements
Neben der internen Kommunikation kann auch die interne Aufgabenverteilung digital ablaufen. Auf diese Weise können viele Teile des Unternehmens aus dem Büro heraus gesteuert werden und auch die Abarbeitung der Aufgaben kann digital überwacht werden.
7 Mobile Möglichkeiten wie Tablets und Smartphones
Um besonders effizient und mobil zu arbeiten, sollte im neuen Jahr neben der richtigen Software ebenfalls die passende Hardware genutzt werden. So können auch alle Mitarbeiter im Außeneinsatz mit den digitalen Daten arbeiten, denn die digitale Bauakte und Chatprogramme sind jederzeit und von überall aufrufbar.
8 Digitalisierung der Arbeitserfassung
Mit der richtigen Hardware wie Smartphones und Tablets können gegebenenfalls Gesprächsnotizen digital erfasst werden, Pläne bearbeitet oder Skizzen erstellt werden. Auch ist es möglich, noch vor Ort ein Angebot oder einen Regiebericht unterschreiben zu lassen.
9 Abrechnung der Arbeitsstunden
Die Digitalisierung von Bautagesberichten und Stundenzetteln kann die Abrechnung deutlich einfacher gestalten, da die Daten digital erfasst und erstellt werden. So können beispielsweise Arbeitsstunden oder der Materialverbrauch einfach über das Handy dokumentiert werden.
10 Digitale Dokumentenprozesse
Viele Unternehmen wickeln ihre Dokumentenprozesse noch nicht digital ab, das sollte sich im neuen Jahr ändern. Denn die Prüfung von Angeboten, die Prüfung von Stundenzetteln und viele andere Prozesse könnten digital effizienter und transparenter gestaltet werden.
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