Wenn wichtige Leistungen zu erbringen sind, die nicht zu den Standardarbeiten gehören, ist es sinnvoll, nicht sofort loszulegen, sondern die zu erstellende Arbeit zunächst zu strukturieren. Das hat vier wesentliche Vorteile:
1. Da bewusstes Denken nicht vom unbewussten Denken zu trennen ist, beschäftigt sich das Unterbewusstsein mit dem Problem, bis es gelöst ist.
2. Wenn die Struktur (das Konzept) für eine Arbeit erstellt ist, können sämtliche Gedanken und Ideen sofort richtig eingeordnet werden und gehen nicht verloren. Eine Hilfe ist dabei z.B. das Mind-Mapping, das Erstellen einer Gedankenkarte.
3. Je früher die Struktur erstellt wird, desto mehr Zeit hat das Unterbewusstsein, an der Optimierung der Lösung zu arbeiten.
4. Aus eigener Erfahrung wissen Sie, dass Arbeiten, die „auf die Schnelle“ gemacht werden müssen, fast immer mit Fehlern behaftet sind. Deshalb ist es besser, wenn für Arbeiten, die sorgfältig durchdacht werden müssen, ausreichend Zeit eingeplant wird. Wird so vorgegangen, hat man die Möglichkeit, die Zwischenergebnisse immer wieder zu hinterfragen und zu verbessern.
Präsentationsaufbau, um aktiv Aufträge zu gewinnen
Die US-Amerikaner haben für Kurzpräsentation einen sehr bildlichen Begriff geprägt. Ursprünglich spezialisierten sich junge, karrierebewusste Nachwuchskräfte darauf, ihre Vorgesetzten während der Aufzugsfahrt, die ca. 30 Sekunden dauerte, von einer Idee zu überzeugen. Deshalb spricht man heute vom „Elevator Pitch“ (bzw. von „Aufzugspräsentation“) und meint damit, dass die Mini-Präsentation in möglichst kurzer Zeit so überzeugend ablaufen muss, dass eine Zusage erreicht wird. Dazu reichen in der Praxis natürlich nicht immer 30 Sekunden...
Die Struktur für eine Kurz-Präsentation zur Gewinnung eines Auftrages sollte wie folgt gegliedert sein:
1. Eigene Vorstellung
2. Vorstellung der Firma.
3. Warum das eigene Unternehmen speziell für diesen Auftrag prädestiniert ist.
4. Die Vorteile, die das eigene Unternehmen auszeichnen und der Nutzen für den Auftraggeber.
5. Das Erreichen des Abschlusses.
6. Und was noch zu einer Präsentation gehört.
1. Eigene, persönliche Vorstellung
Die eigene, persönliche Vorstellung muss so individualisiert werden, dass die Kompetenz, die Kapazität, die Erfahrung und das Wissen, die für die Realisierung des Projektes wichtig sind, für den Gesprächspartner ganz klar herauskommt. Versuchen Sie die Kernaussagen zu Ihrer Person (und eventuell zu Ihrem Team) in drei bis fünf Sätze zu packen.
2. Vorstellung der Firma
Dieser Teil der Präsentation enthält nur die wichtigsten Daten und Informationen über das Unternehmen, wie z.B. Alter, Größe, Kompetenzen, Referenzen, technische Ausstattung und das spezifische Wissen, dass speziell für diesen Auftrag wichtig ist. Zusätzlich wird auf das positive Image verwiesen, das die Firma auszeichnet.
3. Warum das eigene Unternehmen prädestiniert ist
Hier muss herausgestellt werden, wodurch sich das eigene Unternehmen bei gleichen oder ähnlichen Aufgaben von den Wettbewerbern unterscheidet. Jetzt müssen die Leistungen, zu denen das Unternehmen fähig ist, auftragsbezogen individualisiert werden. Dazu gehören:
– Die eigene Ausbildung, Kompetenz und Erfahrungen sowie einige Referenzen von ähnlichen Arbeiten.
– Die Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter und deren Verantwortungsbewusstsein und Sorgfalt bei derartigen Aufgaben.
– Die technische Ausstattung und die damit verbundene Leistungsfähigkeit und Qualität.
– Die Darstellung spezifischer Leistungen, Techniken oder Lieferanten, die Sie eventuell auch exklusiv vertreten (z.B. Werkstattausstattung, Flexibilität, besondere Serviceangebote, Ersatzteilbevorratung, eigene Garantien, Notdienst etc.)
– Die Leistungen, die nur Ihr Unternehmen bietet und das Ihr Unternehmen vor allen anderen auszeichnet. Sollten Sie noch kein Alleinstellungsmerkmal haben, müssen Sie spätesten jetzt anfangen, darüber nachzudenken.
4. Vorteile und der Nutzen für den Auftraggeber
Jetzt gilt es, die Vorteile bzw. den Nutzen für den Auftraggeber darzustellen, wenn man den Auftrag bekommen würde. Dazu gehört z.B. deutlich zu machen, dass das eigene Unternehmen eine hohe Sicherheit für die ordnungsgemäße und perfekte Abwicklung des Auftrages bietet. Dazu gehören u.a. verlässliche Terminzusagen, Erreichbarkeit bei Problemen, Qualitätsgarantien, Einsatz von besonders qualifizierten Monteuren, umfassende Nutzer-Einweisung, verlässliche Nachbetreuung durch Kunden- und Notdienst usw.
5. Das Erreichen des Abschlusses
Ein Kardinalfehler, der immer wieder gemacht wird: Viele SHK-Handwerker arbeiten nicht gezielt auf den Auftragsabschluss hin. Sie vermeiden die konkrete Frage nach der Zusage und warten stattdessen darauf, dass sie vom Auftraggeber gefragt werden, ob sie den Auftrag haben wollen. Das ist falsch. Am Ende eines Verkaufsgespräches bzw. einer Präsentation muss immer die Frage nach der Zusage stehen. Das ist aus mehreren Gründen wichtig:
– Weil Sie manchmal den Auftrag sofort erhalten, selbst wenn noch Detailfragen geklärt werden müssen.
– An Hand der Antwort können Sie oft Ihre Chancen einschätzen und wissen dann, wo noch nachgebessert werden muss.
– Unmittelbar nach der Präsentation ist die Bereitschaft zu einer Entscheidung am größten.
Weitere Praxistipps rund um eine gelungene Präsentation
Jede Präsentation und jedes (Verkaufs-)Gespräch besteht sowohl aus rationalen als auch emotionalen Elementen. Nachfolgend dazu einige Praxistipps:
• Die rationalen Argumente beherrschen viele meist perfekt. Hierzu noch ein Tipp: Wenn Sie die Argumente gezielt in schriftlicher Form sammeln und strukturieren, werden Sie feststellen, dass Sie auf einmal über wesentlich mehr Argumente verfügen, als Sie normalerweise einsetzen.
• Die emotionalen Elemente sind diffiziler und müssen meist erlernt werden. Das beginnt mit dem Outfit und geht über die freundliche Mimik, über die Gestik bis hin zur Betonung der Argumente. Üben Sie sich in der Rhetorik. Lernen Sie Pausen zu machen, um Spannung aufzubauen. Sprechen Sie bewusst unterschiedlich laut, damit Ihr Vortrag nicht eintönig wird. Halten Sie mit den Entscheidungsträgern Blickkontakt und vergessen Sie nicht, diese immer wieder persönlich anzusprechen.
• Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Argumente bildhaft darstellen können. Denn bekanntlich sagt ein Bild mehr als tausend Worte. Und: Überlegen Sie, wie Sie positive Assoziationen herstellen können, damit Ihre Präsentation in der Erinnerung als positiv empfunden wird.
• Lassen Sie sich jetzt nicht von der detaillierten Aufstellung der Inhalte irritieren. Alles was Sie vermitteln wollen, sollten Sie in maximal fünf Minuten sagen.
• Bevor Sie mit der eigentlichen Präsentation beginnen, sollten Sie Ihren Zuhörern sagen, wie sich diese untergliedert, wie viel Zeit Sie benötigen und dass Sie am Schluss gern sämtliche Fragen beantworten. Wenn Sie sich an Ihren Leitfaden halten und nicht abschweifen, wird das positiv registriert.
• Die Erfahrung zeigt, dass Präsentationen aus dem Ruder laufen, wenn der Vortragende spontan Zwischenfragen beantwortet. Die Struktur, die Logik und die konsequente Hinführung zu einer Entscheidung gehen dann oft verloren)
• Eine zusätzliche Hilfe ist auch die Orientierung nach der AIDA-Formel:
A = Attention: Aufmerksamkeit durch einen Gag, eine überraschende Aussage
I = Interest: Interesse z.B. durch Behauptung erregen. Beweis folgt später
D = Desire: Verlangen wecken bzw. Gewissheit vermitteln
A = Action: Handlung (Auftrag) auslösen
Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter an Ihrer Präsentation
Optimieren Sie Ihre Präsentation dadurch, dass Sie Ihre Mitarbeiter beim Sammeln der Argumente beteiligen. Mitarbeiter haben eine andere Sicht zu vielen Dingen, haben andere Kontakte, andere Detailkenntnisse, andere Eindrücke und verfügen manchmal auch über Spezialwissen. Damit ist ein generelles Thema angesprochen. Viele Unternehmer sehen in Ihren Mitarbeitern nur Handlungsgehilfen und Auftragserfüller. Mit dieser Einstellung verschenken sie Know-how, Motivation und Identifikation der Mitarbeiter. Und Mitarbeiter, die so behandelt werden, werden sich nie die Ziele des Unternehmens zu Eigen machen. Sie entwickeln völlig andere Ziele. Denn warum sollten sie sich zum Wohle der Firma (und des Chefs) engagieren, wenn sie nicht beteiligt oder integriert werden?
Nutzen Sie das ganze Potenzial Ihrer Mitarbeiter, und machen Sie sie zu Mit-Arbeitern – auch die Auszubildenden. Geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, dass sie nicht Mittel zum Zweck sind, sondern dass man ein Team ist, wo sich jeder an der erfolgreichen Bewältigung der Zukunft beteiligen kann und muss – und eben auch zu ihren eigenem Nutzen. Beginnen Sie den Prozess mit einer einfachen und leichten Aufgabe wie dieser: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie man sich und den Betrieb am besten präsentieren kann.
Unser Autor Hans-Jürgen Borchardt ist Werbekaufmann und seit über 20 Jahren Autor von Fachbeiträgen zum Thema Marketing. Er ist ein konsequenter Verfechter des vereinfachten Marketings mit Blick auf die Bedürfnisse von Klein- und Mittelbetrieben im Handwerk (E-Mail: hans-juergenborchardt@gmx.de)
Einzigartig sein
Je einzigartiger Sie und Ihr Betrieb bereits auf einem Gebiet werden, je mehr entziehen Sie sich der Vergleichbarkeit. Und je weniger Sie mit Wettbewerbern zu vergleichen sind, um so mehr entziehen Sie sich dem Preisvergleich. Denn man kann nur gleiche Leistungen miteinander vergleichen.
Sollten Sie noch kein Alleinstellungsmerkmal (USP = Unique Selling Proposition) haben, müssen Sie sofort beginnen, darüber nachzudenken. Möglichkeiten bieten sich in fast allen Bereichen, wie Flexibilität, besondere Serviceangebote, Ersatzteilbevorratung, eigene Garantien, Notdienst etc. Die Möglichkeiten sind beinahe unendlich.
Präsentationsbeispiel
Ein SHK-Betrieb bewirbt sich um einen Auftrag
Die Präsentation eines SHK-Handwerksbetriebs, der sich um einen Auftrag bewirbt (hier z.B. Zentralklimagerät im Büro-Neubau) könnte beispielhaft wie folgt aussehen:
1. Eigene Vorstellung
Ich bedanke mich bei Ihnen, dass ich mich und meine Firma vorstellen darf. Mein Name ist Egon Mustermann und ich habe den Betrieb vor sieben Jahren von meinem Vater übernommen. Da ich Sie überzeugen und nicht überreden möchte, habe ich die Präsentation in fünf Punkte gegliedert, die ich fünf Minuten lang vorstellen werde.
2. Vorstellung der Firma
Mein Betrieb ist 44 Jahre alt, beschäftigt sieben Mitarbeiter, die, bis auf unseren Azubi, alle ausgebildete Fachleute mit langjähriger Erfahrung sind. Wir haben eine eigene Werkstatt mit eigener Blechbearbeitung. Unsere Maschinen und Geräte entsprechen dem Stand der Technik. Wenn Sie interessiert sind, können Sie uns jederzeit besuchen. Wir sind Spezialisten für die ganzheitliche Klimatisierung von Gebäuden, als auch für Einzelräume in allen Größen. Aufgrund unserer Erfahrungen kann ich Ihnen versprechen, dass wir – entsprechend unserem Image - unsere Zusagen in allen Punkten einhalten.
3. Warum das eigene Unternehmen prädestiniert ist
Wie Sie bereits wissen, sind wir Spezialisten. Das bedeutet für Sie:
– Sicherheit: Unsere computergestützten Planungen und Berechnungen, lassen wir von unserem Gerätelieferanten prüfen.
– Kurze Bauzeit: Das garantieren wir durch den hohen Anteil von Normbauteilen und der eigenen Vorfertigung.
– Qualität: Die Kühl-, Heizungs- und Lüftungsaggregate sind von dem bekannten Hersteller XYZ.
– Wenn Sie mit einem Ingenieurbüro zusammenarbeiten, werden wir die Mitarbeiter des Büros in unsere Planungen integrieren oder aber auf Basis von den Vorgaben des Planungsbüros arbeiten.
– Dass wir auf diesem Gebiet Profis sind, ersehen Sie an unseren Referenzen von folgenden Projekten...
4. Die Vorteile und der Nutzen für den Auftraggeber
Wie alle guten Dinge drei sind, erhalten Sie auch von uns eine dreifache Garantie:
– Termingarantie
– Qualitätsgarantie für Material, Verarbeitung und Montage
– Service-Garantie: Eine Woche nach Fertigstellung/Abnahme besuche ich Sie, um noch einmal gemeinsam mit Ihnen eine Nachkontrolle (2. Abnahme) vorzunehmen.
5. Das Erreichen des Abschlusses
Sollte ich noch etwas vergessen haben, lassen Sie es mich wissen, damit ich Ihre Fragen beantworten kann. Ich denke, ich habe Sie davon überzeugt, dass meine Mitarbeiter und ich nicht nur erstklassige Arbeit leisten, sondern auch für Arbeiten wie Ihre, prädestiniert sind. Wie denken Sie darüber?
