Plötzlich ohne Chef

Fast schon gebetsmühlenartig wird von steuerlichen und juristischen Beratern den Unternehmern dargelegt, dass sie für einen unerwarteten Todesfall entsprechende Vollmachten und Unternehmertestamente (regelmäßig aktualisiert) hinterlegen sollten. Verstirbt der geschäftsführende Gesellschafter eines (kleinen/mittelständischen) Unternehmens plötzlich, steht ein solches Unternehmen mit all seinen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten formaljuristisch ohne Entscheidungsbefugnis vor einem Nichts, bis sich möglicherweise Erben finden, die die Annahme der Erbschaft erklären. Der Zeitraum vom Tod des geschäftsführenden Gesellschafters bis zum möglichen Zeitpunkt der Annahme der Erben ist ein faktisch rechtsleerer Raum, der normalerweise zu großem Schaden für das Unternehmen, bis hin zu einem Vollverlust, führen kann. Oft werden (selbst große) Unternehmen nur in der Zwischenzeit bis zur Erbannahme (falls Erben vorhanden sind) fortgeführt, indem kompetente Personen mit Wissen und Unterstützung von Sparkassen/Banken sowie Kunden und Lieferanten eine Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) durchführen.

Gesetzeslage: Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA)

Unter „Geschäftsführung ohne Auftrag“ ist zu verstehen, dass ein fremder Dritter in Form einer natürlichen Person oder einer juristischen Person die Geschäftsbesorgung übernimmt. Definiert wird die Besorgung eines fremden Geschäfts wie folgt:

• Geschäftsbesorgung: Ein Geschäft umfasst jede fremdnützige Tätigkeit, rechtsgeschäftlich oder nicht, auch wenn sie nur von kürzester Dauer ist.
• Fremd ist die Geschäftsbesorgung, wenn das Geschäft zumindest auch (als sogenanntes „auch fremdes Geschäft“) in einen anderen Rechtskreis und Interessentenkreis fällt. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn das Geschäft und/oder die Geschäftsführung das Eigentum eines anderen (natürliche Person und/oder Firma bzw. Kapitalgesellschaften) betrifft.

Sollte es sich um ein „fremdes“ Geschäft handeln, ist genau zu prüfen:

• In welchen Rechtskreis fällt das Geschäft?
• In welchen Interessenkreis fällt das Geschäft?
• In welchen Pflichtkreis fällt das Geschäft?
• Gehört das Geschäft sowohl in den Interessen-, Pflicht- und Rechtskreis des geschäftsführenden Gesellschafters, dann liegt auch ein sogenanntes fremdes Geschäft vor.

In dem hier dargestellten Sachverhalt ist es so, dass der fremde Geschäftsführer (GoA) natürlich weiß, dass das Geschäft nicht sein eigenes ist, dieses aber ausführt, als ob es in seinen eigenen Rechts- und Interessenkreis fiele. Der fremde Geschäftsführer (GoA), nicht gleichzusetzen mit einem Geschäftsführer einer juristischen Person nach HGB, ist in diesem Fall bestrebt, das Geschäft für den Verstorbenen in dessen Sinne fortzuführen. Er wird die Geschäfte so führen, dass sie für den (verstorbenen) Geschäftsherrn objektiv nützlich und sachlich vorteilhaft sind.

Der fremde Geschäftsführer (GoA) hat die Geschäfte im Rahmen einer Unternehmenssicherung zu führen, das bedeutet, dass Verlustvermeidung, Gewinnbestreben und Interessenausgleich der beteiligten Lieferanten und Kunden zu berücksichtigen sind.

Aktuelle Situation des führungslosen Unternehmens

In der Regel sind alle Beteiligten innerhalb des Unternehmens durch den unerwarteten Tod des geschäftsführenden Gesellschafters einmal emotional sehr betroffen und neben der Trauer auch unsicher, was nun zukünftig aus ihnen und dem führungslosen Unternehmen wird. Mit der eingeschränkten Zahlungsfähigkeit des Unternehmens und durch den Wegfall der Geschäftsführung droht in der Regel eine auf Sicht eintretende Zahlungsunfähigkeit. Sollte es im Vorfeld eine Kontovollmacht für eine weitere Person, die nicht dem Unternehmen zugehörig ist, gegeben haben, muss diese Vollmacht nach Erteilung bei der Bank hinterlegt werden und auch für den plötzlichen Tod der Geschäftsführung entsprechende Rechtswirkung entfalten.

In dem Fall, dass das Unternehmen keinerlei Zahlungen mehr leisten kann, werden in der Regel Lieferanten ihre Lieferungen und Leistungen zurückhalten und bei Bekanntwerden der Todesnachricht des geschäftsführenden Gesellschafters erst einmal alle laufenden Aufträge stornieren bzw. „auf Eis legen“.

Handelt es sich bei der führungslosen Gesellschaft um ein Produktionsunternehmen oder um einen Handwerksbetrieb, bedeutet dies sofortige Umsatzeinbußen, Wegfall von möglichen Kunden, Brüche von Liefer- und Leistungsverträgen und/oder sogar im schlechtesten Fall Auflassung von Vertragsstrafen und Konventionalstrafen der Abnehmer und Kunden.

Hat das betroffene Unternehmen keine Führungsstruktur oder zweite Führungsebene, sind auch tagesaktuelle Entscheidungen jedweder Art unmöglich. Bei fehlenden Weisungen kann es zu Störungen der Geschäfte bis hin zur nachhaltigen Zerstörung von Kunden- bzw. Lieferantenverbindungen kommen.

Ausgehend davon, dass bei dem üblichen Vorlauf der Bearbeitungszeit der Gerichte und der Zeit, die die möglichen Erben zur Annahme der Erbschaft haben (Direkterben/erste Erblinie), muss immer mit mindestens acht Wochen gerechnet werden, bis wieder eine ordnungsgemäße Geschäftsführung in dem dann in der Regel krisenbehafteten Unternehmen bestellt wurde.

Fortführung nur bei Annahme des Erbes gewährleistet

Würde nur der Geschäftsführer oder ein geschäftsführender Gesellschafter versterben, aber weitere Gesellschafter des Unternehmens existieren, wäre die Neubesetzung der Geschäftsführung relativ einfach. Stirbt aber der alleinige geschäftsführende Gesellschafter, kann eben nicht – wie vom Gesetzgeber vorgegeben – ein Notgeschäftsführer bestellt werden. Die formalen Voraussetzungen fehlen: Es gibt keine Gesellschafter, die einen Notgeschäftsführer bestellen können.

Zwar gibt es die Meinung, dass neben den Gesellschaftern auch diejenigen, denen die GmbH verpflichtet ist (z. B. Gesellschaftsgläubiger, Betriebsrat oder Behörden), einen Antrag auf Notgeschäftsführung stellen können, jedoch ist das eher lebensfremd. Der Antrag wäre dann an das Registergericht zu stellen, bei dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Die Auswahl der Person läge dabei im Ermessen des Gerichts. Ob es ein Vorschlagswesen gibt, ist gesetzlich nicht festgelegt.

Stirbt der alleinige geschäftsführende Gesellschafter einer GmbH, bestimmt sich die (nachfolgende) Gesellschafterstellung nach dem Erbrecht. Der oder die Erben treten in die Rechtsstellung des Verstorbenen ein. In der Praxis muss aber festgestellt werden, dass je größer das Unternehmen ist, desto unsicherer die Erben sind. Lehnen zum Beispiel die Erben der ersten Linie ab, werden die Erben der zweiten Linie sicher nicht ohne noch tiefere Prüfung das Erbe annehmen. Es ist auch zu bedenken, dass die Zeit der Erbannahme immerhin vier Wochen beträgt und die mögliche Zeit, die das Gericht benötigt hat, um die Erben der zweiten Linie zu ermitteln, muss auch noch hinzugezählt werden.

Da den meisten Erben auch nicht klar ist, dass sie nach Annahme der Erbschaft immer noch die Möglichkeit haben, einen Nachlassinsolvenzantrag zu stellen, wo sich allein das Insolvenzverfahren aus der freien Insolvenzmasse des Erbes speist, wird in den meisten Fällen aus Sicherheitsgründen das Erbe abgelehnt.

Durch Vorsorgeverfügung kann der alleinige geschäftsführende Gesellschafter einer GmbH im Vorfeld bestimmen, wer im Notfall (Todesfall) als Notgeschäftsführer eingesetzt werden soll, bis sich die Erben durch Annahme des Erbes in die Gesellschafterposition gebracht haben und selber einen Geschäftsführer bestellen bzw. den Notgeschäftsführer bestätigen können.

Gibt es (gesetzliche) Alternativen?

Der Gesetzgeber geht regelmäßig nicht davon aus, dass Unternehmer oder geschäftsführende Gesellschafter ohne Absicherung ihres Unternehmens tätig sind. Deshalb gibt es für die Zwischenzeit bis zur Annahme oder Ausschlagung der Erbschaft mit Einsetzen des gerichtlichen Nachlasspflegers bzw. Nachlassverwalters keine weiteren Alternativen. Erst der Nachlassverwalter könnte dann anstelle der nicht eingetretenen Erben einen Geschäftsführer im Rahmen seiner Gesellschafterstellung bestellen lassen. Ob aber zu diesem Zeitpunkt das Unternehmen überhaupt noch marktfähig und nicht insolvenzantragspflichtig ist, lässt sich dann nur im Einzelfall bestimmen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass der Zeitraum vom Tod des geschäftsführenden Gesellschafters bis zum Beschluss und zur Einsetzung eines Nachlassverwalters viel zu lange ist, um hier tatsächlich das Unternehmen in der vom Verstorbenen gewünschten Weise fortzuführen. Die insolvenzrechtliche Problematik hier einmal vernachlässigt, würden auch Mitbewerber bei dem Erkennen der führungslosen Situation des Konkurrenten – konsequent – ihre Marktposition behaupten bzw. ausbauen.

Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) als Übergangslösung

Als „erste Amtshandlung“ sollte die Person, die sich mit Wissen und Unterstützung der Banken sowie des Personals/der Belegschaft und möglicherweise der Kunden und Lieferanten als Geschäftsführer ohne Auftrag (GoA) zur Verfügung stellt, allen Beteiligten (ggf. schriftlich) mitteilen, dass es sich nur um eine Übergangslösung handelt. Der Geschäftsführer ohne Auftrag (GoA) sollte nur Entscheidungen treffen, die kurz- und mittelfristig dafür sorgen, dass das Unternehmen (wenn möglich ohne Verlust) fortgeführt wird. Aus den Erfahrungen ist anzumerken, dass geschäftspolitische und/oder unternehmensstrategische Entscheidungen nicht von der Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) durchgeführt werden sollten, weil dies den späteren Gesellschaftern (in der Regel den Erben) und dem dann eingesetzten Geschäftsführer obliegt. Die GoA ist also nur eine Übergangslösung, bis sich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben die entsprechenden Personen finden, die dann laut Gesellschafterverträgen oder sonstigen Vorgaben mit Beurkundung und Eintragung ins Handelsregister die entsprechende Position übernehmen.

Risiken des Übergangsgeschäftsführers

Die Risiken des Übergangsgeschäftsführers (GoA) sind relativ einfach beschrieben: Er hat sich erst einmal nur darum zu kümmern, dass das Unternehmen so lange erhalten bleibt, bis letztendlich die Erben das Amt übernehmen bzw. neu besetzen oder ein Nachlassverwalter vom Gericht bestellt wird. Es muss immer damit gerechnet werden, dass trotz des guten Willens der Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) trotzdem am Ende Haftungsansprüche von den Erben, dem Nachlassverwalter oder schlimmstenfalls von dem Nachlassinsolvenzverwalter kommen könnten. Deshalb ist es im Rahmen der Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) unbedingt nötig, die wesentlichen Entscheidungen

• erst mit den möglichen Hauptgläubigern (Banken/Sparkassen/Großlieferanten)
• falls nötig mit der Belegschaft (Betriebsrat)
• mit möglichen Erben und deren schon eingesetzten rechtlichen Vertretern
• und möglicherweise auch mit der Kundschaft des Unternehmens abzustimmen.

Der Übergangsgeschäftsführer sollte deshalb von vornherein offen (und schriftlich) wesentliche Partner, Lieferanten und Kunden davon in Kenntnis setzen, dass in der Übergangszeit, bis zur endgültigen Entscheidung des Eintritts oder der Ablehnung der Erbschaft von etwaigen Erben, eine Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) vorliegt. Neben regelmäßigen Dokumentationen sind auch Protokolle notwendig und wichtig. Allein die Fortführung des führungslosen Unternehmens unter dem Gesichtspunkt Verlustminimierung bzw. Umsatz- und Ertragserhaltung ist das maßgebliche Ziel des Übergangsgeschäftsführers.

Das Ergreifen personalwirtschaftlicher oder strategischer Maßnahmen oder Änderungen von Dauerschuldverhältnissen (außer sie sind existenzerhaltend) sind nicht die Aufgabe der Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA). Allein der Erhalt des Unternehmens mit minimalen Mitteln ist hier der Sinn der Tätigkeit. Eines der größten Risiken für die Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) ist, wenn der vorherige Unternehmer/geschäftsführende Gesellschafter

• keine ordnungsgemäße Buchführung und keine in gesetzeskonformer Zeit erstellten Jahresabschlüssen hinterlassen hat
• eine Überschuldung festgestellt wird
• eine Zahlungsunfähigkeit festgestellt wird.

Hier gäbe es nur die Möglichkeit, auch dann das Unternehmen so lange fortzuführen, bis entweder die Erben eingetreten sind oder der Nachlassverwalter seine Aufgabe übernommen hat bzw. ein Nachlassinsolvenzantrag gestellt wird. Die Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) hätte bei Erkennen einer Zahlungsunfähigkeit maximal 21 Tage Zeit, einen Insolvenzantrag zu stellen (§ 64 GmbH i. V. m. § 15a InsO und §§ 17 u. 19 InsO).

Aus mangelnder Antragsbefugnis kann die Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) aber keinen Insolvenzantrag stellen! Hier müsste dann ein Gläubiger angesprochen werden, damit dieser gegebenenfalls einen Fremdantrag stellt. Im Rahmen des Fremdantrages sollte ausführlich eine Dokumentation erstellt werden, sodass das zuständige Insolvenzgericht kurz und knapp über die bisherige Entwicklung informiert wird.

Der Vorteil eines Insolvenzantrages wäre in dem Fall, dass erst einmal das vorläufige Verfahren eingeleitet würde und damit gegebenenfalls auch die Löhne und Gehälter durch Insolvenzgeld gesichert wären. Möglicherweise kann unter bestimmten Umständen auch der Insolvenzantrag, nach Annahme und Regulierung der erbrechtlichen Angelegenheit, zurückgenommen werden.

Banken und Sparkassen haben ebenfalls Zwänge

Banken und Sparkassen sind zwangsläufig verpflichtet, den Zugriff auf die Konten – vor allem wenn es sich um debitorische Konten (Kontokorrentkredite) handelt – erst einmal zu verwehren bzw. keine Verfügungen mehr zuzulassen. Das hat den Hintergrund, dass möglicherweise die Erben mit den Verfügungen (nach Bestellung eines neuen Geschäftsführers) nicht einverstanden sind und somit die Sparkasse oder Bank in Haftung genommen wird.

Um den laufenden Betrieb zu gewährleisten, ist es nötig, gegebenenfalls mit Wissen und Zustimmung der Sparkasse/Bank ein neues (Treuhand-)Konto zu eröffnen, das dann als Zahlkonto den Kunden genannt wird. Sämtliche Geldeinzüge, die in der Vergangenheit von den Regelfirmenkonten abgegangen sind, würden jetzt von den Banken und Sparkassen nicht mehr ausgeführt. Es gehört also zur Aufgabe des Übergangsgeschäftsführers (GoA), alle Lieferanten und sonstige Gläubiger davon in Kenntnis zu setzen, dass die Zahlungen ab Eintritt des Übergangsgeschäftsführers (und Eröffnung des Treuhandkontos) nur noch als Einzelüberweisung durchgeführt werden.

Banken und Sparkassen können weitere Kontoverfügungen (gerade wenn es sich um debitorische Konten handelt) im Rahmen ihrer eigenen Risikominimierung nicht mehr zulassen. Also muss der Übergangsgeschäftsführer (GoA) sich zunächst damit auseinandersetzen, allen Lieferanten und Kunden Mitteilung zu geben, dass sämtliche Zahlungen demnächst nicht mehr per Bankeinzug, sondern per Überweisung ausgeführt werden. Auf der anderen Seite ist es dringend nötig, dass sämtliche Kunden darüber informiert werden, dass sie ihre Zahlungen auf das Treuhandkonto begleichen.

Das Treuhandkonto muss übrigens später, nach Annahme der Erbschaft, mit in die Kontogruppe des Unternehmens eingefügt werden. Sobald klar ist, dass eine Erbschaftsannahme oder aber die Bestellung eines Nachlassverwalters oder Nachlassinsolvenzverwalters feststeht (Gerichtsbeschlüsse), ist das Treuhandkonto dann zu integrieren oder aber in die Verfügungsgewalt der entsprechenden rechtlich bestellten Geschäftsführer oder Verwalter abzugeben. Von Banken und Sparkassen verlangt die „Duldung“ eines Treuhandkontos zur Fortführung der Gesellschaft in dem „rechtsfreien“ Raum großes Vertrauen zu der Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA).

Eintritt der Erben immer im Fokus

Die Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) hat neben der notwendigen Fortführung des Unternehmens immer den Fokus auf den Eintritt der Erben durch Annahme der Erbschaft oder die Bestellung von gerichtlichen Verwaltern zu legen. Alle Tätigkeiten und Entscheidungen sind darauf auszurichten, dass das betreffende Unternehmen tagesaktuell und kurzfristig störungsfrei fortgeführt wird. Neben dem Tagesgeschäft hat die Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) auch zu versuchen, ohne Zeitverlust zum Beispiel die Erben oder deren juristische Vertreter mit Informationen und/oder Unterlagen zu versorgen, die eine kurzfristige Annahme der Erbschaft möglich machen.

Der Übergangsgeschäftsführer sollte nur die Unternehmensfortführung im Auge haben und sich bei etwaigen Meinungsverschiedenheiten oder Streitigkeiten der (zukünftigen) Erben neutral verhalten. Auch die Implementierung oder Umsetzung einer bestimmten Strategie von noch nicht formal bestätigten und eingetretenen Erben gehört nicht zum Aufgabenfeld der Übergangsgeschäftsführung. Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) bedeutet, eine neutrale und nur dem fortzuführenden Unternehmen zugewandte Haltung zu übernehmen.

Vergütung des Übergangsgeschäftsführers

Ohne Zweifel muss derjenige, der eine solche Aufgabe übernimmt, über ein schnelles Auffassungsvermögen verfügen und in der Lage sein, sich sehr zeitnah in entsprechende Geschäftsvorfälle und Modelle einzuarbeiten, und Verständnis für die Branche haben. Das Risiko, etwas falsch zu machen oder sich möglicherweise später etwaigen Anfechtungsansprüchen auszusetzen, ist nicht minder groß.

Deshalb ist auch die Vergütung für eine solche Tätigkeit ähnlich, wie sie Krisenmanager oder Sanierungsberater aufrufen würden. Eine Problematik ist, wann letztendlich Zahlungen für die Tätigkeiten fließen können oder dürfen. Da es niemanden gibt, der mit der Regelung der Vergütung nicht einverstanden sein könnte, sind hier Umsicht und Augenmaß gefragt und die Vergütung, bezogen auf die finanziellen Verhältnisse des Unternehmens, ist entsprechend zu fixieren.

Es empfiehlt sich, im Vorfeld die Vergütung zumindest mit den Hauptgläubigerbanken und etwaigen Großlieferanten (Gläubigern) und möglicherweise mit der Belegschaft (Betriebsrat) abzustimmen. Ein Protokoll, in dem die Aufgaben des Übergangsgeschäftsführers (GoA) und auch die Höhe der Vergütung festgelegt werden, zeigt allen Beteiligten den offenen und ehrlichen Ansatz, auch wenn dieses Protokoll keine rechtliche Wirkung bzw. gesetzlichen Ansprüche entfalten würde. Eine GoA kann auf keinen Fall unentgeltlich erfolgen! Es ist auch nicht richtig, abzuwarten, bis die erbrechtlichen Angelegenheiten geregelt sind, sodass die neuen Gesellschafter/Geschäftsführer im Nachgang die gesamte Zahlung der Vergütung leisten.

Fazit

Die Übergangsgeschäftsführung im Rahmen der GoA ist eine kaum in der Literatur zu findende Sonderform der Unternehmensfortführung unter schwierigsten Bedingungen. Weder gibt es ausführliche Fachaufsätze zu dieser Thematik noch können bei Bedarf sofort Spezialisten ermittelt werden, die sich mit den Schwierigkeiten und den möglichen Haftungsproblemen bei einem solchen Auftrag auskennen.

In der Regel werden Steuerberater/Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer als langjährige Begleiter des dann führungslosen Unternehmens befragt, wer denn möglicherweise in der Übergangsphase als Geschäftsführer ohne Auftrag (GoA) tätig werden kann. Die Personen, die entsprechend Erfahrung mit dieser Sonderform einer Unternehmensführung haben, sind nicht sehr zahlreich. Geschäftsführung ohne Auftrag (GoA) funktioniert auch nur dann, wenn alle Berater, die Banken und Sparkassen sowie die maßgeblichen Kunden und Lieferanten und gegebenenfalls die Belegschaft den Wunsch haben, den bis zur Annahme der Erbschaft „rechts- und entscheidungsfreien Raum“ professionell auszufüllen.

Thomas Uppenbrink ist geschäftsführender Gesellschafter der Thomas Uppenbrink & Collegen GmbH in 58089 Hagen, Telefon (0 23 31) 18 25 30, Telefax (0 23 31) 18 25 32, www.uppenbrink.de