Wenn der Kunde nicht zahlt

Wohl jeder Handwerker kennt dieses Problem: Der Auftrag wurde pünktlich abgeschlossen, doch mit dem Bezahlen der Rechnung lässt sich mancher Kunde wochenlang Zeit. Die Folge sind Liquiditätsprobleme, die sogar zur Insolvenz führen können. Das Gegenmittel hierfür heißt professionelles Forderungsmanagement. Es umfasst die Pflege der Kundendaten, die Risikoanalyse, die EDV-gestützte Rechnungsstellung, außergerichtliche Mahnungen, den telefonischen Kontakt mit säumigen Zahlern sowie als letzte Stufe, das gerichtliche Einklagen der offenen Forderungen.

Problemlösung ohne großartige Juristerei

Für ein gut geführtes Unternehmen ist ein professionelles Forderungsmanagement unabdingbar. Dazu gehört eine zeitnahe Fakturierung, eine zumindest wöchentliche Überwachung der offenen Posten und ein straffes Mahnwesen. Sobald das Zahlungsziel verstrichen ist, kann man die erste freundliche Zahlungserinnerung verschicken. Spätestens die nächste Mahnung sollte durch ein Inkasso­unternehmen versandt werden. Durch diesen Schritt spürt der Kunde, dass es nun „ernst“ wird. Außerdem kann nur ein externer Dienstleister die Kosten des Verzugsschadens an den säumigen Zahler weitergeben. Unternehmen, die das Mahnwesen intern organisieren, dürfen dies nicht. Handwerksbetriebe sollten erkennen, dass ein Inkasso­unternehmen ebenso als externer Dienstleister anzusehen ist, wie für andere Aufgaben der Steuerberater oder der Rechtsanwalt. Denn immerhin bringt die fehlende Liquidität durch diese Außenstände den Betrieb nicht selten selbst in Zahlungsschwierigkeiten. Abgesehen davon, dass sogar mit einem kompletten Forderungsverlust gerechnet werden muss, wobei die Materialkosten hierbei am schwerwiegendsten ins Gewicht fallen. Aber nicht nur dies. Durch Außenstände gehen auch wertvolle Zinsen für den Betrieb verloren. Im Grunde fällt dies bei ein oder zwei Rechnungen nicht sonderlich auf, aber in der Summe auf das Jahr gesehen kann dies schon einen beachtlichen Teil ausmachen. Auch nicht übersehen werden darf, dass Handwerksbetriebe, die der Sollbesteuerung unterliegen, zusätzlich „bestraft“ werden. Denn schon ab Leistungsausführung ist die Umsatzsteuer abzuführen. Zahlt ein Kunde verzögert, so ist nicht nur der Außenstand, mit dem nicht unerheblichen Anteil von Materialkosten zu verkraften, sondern es muss auch noch die Mehrwertsteuer vorab geleistet werden. Von daher sollte die Eigenverwaltung durch den Betrieb nur auf die erste oder maximal zweite Mahnung beschränkt bleiben und der Einsatz professioneller Unterstützung auf jeden Fall frühzeitig gewählt werden.

Wie Inkassounternehmen in der Handwerksbranche arbeiten

Mahnungen schreiben, Verzugszinsen berechnen, immer rechtlich auf dem Laufenden bleiben, ggf. auch noch das gerichtliche Mahnverfahren betreiben und gar noch die Zwangsvollstreckung – das sind nicht die Kernaufgaben eines Handwerksbetriebs. Outsourcing ist ein „großer“ Begriff, hat aber an dieser Stelle selbst im Kleinen seine Berechtigung. Gerade auch unter dem Aspekt, dass die Kosten der Forderungseinzugsverfolgung für die Forderungen, die sich im Verzug befinden, vom Schuldner erstattungsfähig sind. Doch wie arbeiten die Inkassounternehmen in der Handwerksbranche? Die Instrumente der Inkassobranche erstrecken sich von Mahnungserstellung bis hin zur Zwangsvollstreckung in das bewegliche Vermögen und in das Forderungsvermögen des Schuldners. Besonders in den Vordergrund gestellt wird weithin die Inkassotelefonie. In der direkten und beharrlichen, aber dennoch freundlichen Kontaktaufnahme mit dem Schuldner ist ein effektives und erfolgreiches Handlungswerkzeug für die Inkassobranche entstanden. Dies belegt auch die Datenerhebung eines Inkasso­unternehmens, welches sich vorwiegend auf die Handwerksbranche spezialisiert hat. Demnach konnten von den bereits abgeschlossenen Forderungsakten 71 % durch Zahlung oder Teilzahlung im Bearbeitungsstadium Mahnservice geschlossen werden und 52 % der Akten wurde durch Zahlung oder Teilzahlung im Bearbeitungsstadium Inkasso geschlossen (Erhebungszeitraum 1. Juli 2007 bis 31. Juli 2008). Im gesamten Durchschnitt können also Realisierungsquoten von 61,5 % erreicht werden. Von dem übergebenen Forderungsvolumen konnte eine Real-Einzugsquote von 46,4 % realisiert werden. Doch warum gibt es eine so erhebliche Differenz zwischen der Realisierungsquote auf Stückzahlen zum Forderungsvolumen? Diese Differenz ist in dem relativ hohen Anteil von Vergleichen bzw. Teilverzichten zu sehen. ­Eine Handwerkerrechnung zu 100 % zu realisieren ist in der Regel nur selten möglich. Denn zur Vermeidung von aufwendigen gerichtlichen Prozessen wird öfter, wie bei einer klassischen Warenlieferungsforderung, ein Teilverzicht vom SHK-Betrieb akzeptiert. Der Spatz in der Hand ist da eben doch oft besser als die Taube auf dem Dach.

Fazit

Auch in der Handwerksbranche ist die Zusammenarbeit mit einem Inkassounternehmen ein effektiver und wirksamer Baustein für das Forderungsmanagement des Betriebes. Nichts tun und liegen lassen, kann bei Außenständen hingegen schnell den kompletten Forderungsausfall bedeuten.

Finger weg von „Moskau Inkasso“

In Zeiten von Krise und schlechter Zahlungsmoral versuchen unseriöse Anbieter immer häufiger Kunden mit einem Inkasso „auf russischer Art“ zu fangen. Damit wird sofort der Einsatz von massivem Druck oder gar kriminellen Handlungen suggeriert. Doch diese Arbeit hat nichts mit professionellem Forderungsmanagement zu tun und bewegt sich häufig am Rande der Legalität.

Seriöse Inkassounternehmen arbeiten mit psychologischem Einfühlungsvermögen, Taktik und Beharrlichkeit. Zudem sind sie bestrebt, einen Interessenausgleich zwischen Gläubigern und Schuldnern herzustellen.

Die Arbeit des Inkassounternehmens beschränkt sich jedoch nicht nur auf den Beitreibungsprozess Ihrer Forderung, sondern sie beraten ihre Auftraggeber in allen Fragen des Forderungs- und Kreditmanagements. Sie haben daher nicht nur die Aufgabe schlichter Mahn- und Beitreibungstätigkeit, sondern sie übernehmen die Verantwortung für die wirkungsvolle Durchsetzung fremder Rechte und Vermögensinteressen, so die Sichtweise des Bundesverfassungsgericht (1 BvR 423/99).

Wann tritt Schuldnerverzug ein?

Im Schuldnerverzug befindet sich der Schuldner einer fälligen und durchsetzbaren Forderung, wenn er seine Leistungshandlung im Zeitpunkt des verzugsauslösenden Umstandes (in der Regel Mahnung oder Zeitablauf) nicht vorgenommen und diese Verzögerung zu vertreten hat. Im Falle einer Geldforderung spricht man (insbesondere außerhalb der Rechtswissenschaft) auch vom Zahlungsverzug. Der Schuldnerverzug löst verschiedene Rechtsfolgen aus, vor allem die Schadensersatzpflicht des Schuldners. Diese sind z. B. die Kosten für ein Inkassounternehmen oder die Beauftragung eines Rechtsanwaltes. Außerdem können Verzugszinsen erhoben werden, die 5 % (Privatpersonen) oder 8% (Unternehmer) über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank liegen.

Neun Tipps zur Reduzierung von Kundenforderungen

– Durchforsten Sie Ihre Kundenkartei. Arbeiten Sie nur noch für bonitätsmäßig einwandfreie Auftraggeber, die auch prompt zahlen.

– Für „klamme“ Kunden erbringen Sie Ihre Leistungen nur noch gegen Vorkasse.

– Mahnen Sie unverzüglich und konsequent alle fälligen und überfälligen Außenstände an, auch unter Androhung von Zwangsmaßnahmen, wenn es sein muss.

– Ab sofort versenden Sie Ihre Rechnungen unverzüglich, sobald Sie Ihre Leistung erbracht haben.

– Straffen Sie Ihr Mahnwesen, indem Sie auch künftig alle offenen Rechnungsbeträge sofort nach dem Fälligkeitstag einfordern.

– Schalten Sie bei hartnäckigen Schuldnern unverzüglich bei überfälligen Forderungen einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro ein.

– Berechnen Sie säumigen Kunden Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe.

– Arbeiten Sie für unbekannte Kunden gegen Vorkasse oder holen Sie Kredit­auskünfte ein, bei einer gewerblichen Auskunftei und auch über Ihre Bank.

– Gewähren Sie Ihren Kunden als Anreiz zur schnellen Zahlung Skonto.

Tanja Ludwig ist Geschäftsführerin der DI–Direkt Inkasso GmbH in 87439 Kempten. Das Unternehmen beschäftigt sich seit 1998 schwerpunktmäßig mit dem Einzug von Handwerkerforderungen; Tel. (08 31) 59 09 08-81 00, Fax (08 31) 5 90 9 08-81 99, http://www.di-inkasso.de