Wer alles selbst macht, macht die Mitarbeiter unselbstständig. Wer nicht delegiert, arbeitet länger, arbeitet mehr, arbeitet schneller bis zur Erschöpfung. Auch Mitarbeiter mit geringerer Qualifikation begrüßen bei guter Einweisung Delegation, denn sie können dabei ihre Fähigkeiten und Kenntnisse einsetzen und sich weiterentwickeln. Sie fühlen sich ernst genommen und freuen sich, wenn sie bestimmte Arbeiten in eigener Regie voll verantwortlich durchführen dürfen.
Delegierbar sind alle Routineaufgaben, die nicht unbedingt von Vorgesetzten selbst ausgeführt werden müssen und die Mitarbeiter aufgrund ihrer Routine genauso gut erledigen können. Man entlastet sich damit und kann sich besser auf die eigenen Kernkompetenzen konzentrieren. Delegieren setzt voraus, dass der Delegationsempfänger gut eingearbeitet ist und die nötige Qualifikation hat, um die delegierte Aufgabe voll verantwortlich zu übernehmen. Delegation bedeutet nicht den Verlust an Autorität, auch dann nicht, wenn der Mitarbeiter die delegierte Aufgabe schneller und besser erledigt als der Chef selbst. Durch Delegation entwickeln die Mitarbeiter in den Fachgebieten Spezialkenntnisse und werden zu Experten.
Bei der Einführung der Delegation ist eine gewisse Anlaufzeit notwendig: In dieser Zeit sollen die Mitarbeiter in ihren Delegationsbereich hineinwachsen, die notwendige Sicherheit gewinnen und sich an selbstständiges Arbeiten gewöhnen. Jeder Mitarbeiter soll aber das Gefühl haben, dass er sich an den Chef wenden kann, wenn es zu Problemen bei der Erledigung kommt.
Prioritäten: Erst A, dann B, dann C
Viele arbeiten nach dem „Spaßprinzip“: Arbeiten, die man gerne macht, beanspruchen einen viel größeren Zeitanteil; bei seinen Lieblingsarbeiten hält man sich gerne länger auf. Es ist ein ganz natürlicher Vorgang, dass das, was Spaß macht, gleich erledigt wird und man sich dafür viel Zeit nimmt. Bei der Priorisierung der täglichen Arbeiten bringt die Einteilung zwischen „wichtig“ und „eilig“ mehr Effektivität. Dann stimmt die Reihenfolge der Tätigkeiten, man kann sich besser konzentrieren und Termine einhalten. Außerdem verzettelt man sich nicht mit unwichtigen Tätigkeiten. Und vermeidet Terminverzögerungen mit den negativen Folgen.
Aufgaben in drei Bereiche unterteilen
A-Aufgaben: sind eilig und gleichzeitig wichtig. Sie haben in der Planung absoluten Vorrang, sollten 25 % der gesamten Arbeitszeit möglichst nicht überschreiten. Wer die meisten Aufgaben als eilig und wichtig einstuft, hat am Ende zu viele A-Aufgaben.
B-Aufgaben: sind entweder eilig oder wichtig und beanspruchen circa 50 % der Arbeitszeit. Eilige Aufgaben werden den wichtigen vorgezogen.
C-Aufgaben: sind im Augenblick weder eilig noch wichtig, können also verschoben werden. Ihr Anteil beträgt etwa 25 % der Arbeitszeit. Mit der Zeit ändern sich aber die Voraussetzungen, sodass C-Aufgaben zu A oder B aufsteigen können. Die Vorfahrtsregel lautet: Eiliges wird vor dem Wichtigen bearbeitet. Mit der Delegation wird nicht nur die Durchführung der Arbeit abgegeben, sondern auch die Verantwortung übertragen.
Falls eine Arbeit mehr Zeit beansprucht als geplant, helfen Pufferzeiten. Beispiel: Für ein umfangreiches Angebot werden ca. 45 Minuten Zeit geplant. Der Puffer von 20 % aus dieser Zeit macht ca. 10 Minuten aus. Die Alternative zu Pufferzeiten: Eine Stunde hat grundsätzlich nur 45 Minuten Planzeit, es werden nie 60 Minuten verplant, so verbleiben für unvorhergesehene Dinge immer 15 Minuten Reserve.
„Erstens kommt es anders und zweitens, als man denkt.“ Das ist ein Grund, warum viele einen großen Bogen um exakte Arbeitsplanung machen. Aber wer nicht plant, wird verplant. Der Arbeitstag ist eine überschaubare Einheit für die eigene Arbeitseinteilung. Idealerweise sind alle Aktivitäten und Termine bei Arbeitsbeginn festgelegt.
Arbeitsunterbrechungen möglichst vermeiden
Effektiv arbeiten heißt, dass man sich nur in Ausnahmefällen bei der augenblicklichen Tätigkeit unterbrechen lässt. Arbeiten werden am Stück erledigt. Um sich nach einer Unterbrechung wieder auf die ursprüngliche Tätigkeit zu konzentrieren, braucht man wieder eine Anlaufzeit, das kostet Energie und verursacht Stress. Vielen ist das gar nicht bewusst. Unterbrechungen lassen sich nicht immer vermeiden, aber man ist ihnen auch nicht hilflos ausgeliefert. Einen Motor, den man nur ein paar Sekunden laufen lässt und dann wieder abstellt, wird gar nicht erst auf Betriebstemperatur kommen. Er wird nie seine volle Leistungsfähigkeit erreichen und sogar mehr Kraftstoff verbrauchen. Man kann sich daran gewöhnen, wegen einer Rückfrage oder vom Telefon ständig unterbrochen zu werden. Für den „Unterbrecher“ ist es einfacher, den Chef oder einen Kollegen zu fragen, als sich erst einmal selbst Gedanken über seine Aufgabe zu machen.
Arbeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, sollten von niemandem unterbrochen werden. Häufig kommt es zur Eigenunterbrechung. Man denkt schon während der augenblicklichen Arbeit an eine neue, andere Tätigkeit, ist mit den Gedanken schon woanders. Die Konzentration lässt nach, wenn man sich während einer Tätigkeit gedanklich mit einem anderen Thema beschäftigt. Unser Gehirn kann aber nicht zwei Themen gleichzeitig verarbeiten, es switcht dabei immer zwischen den Themen hin und her. Man trainiert sich sogar eine Aufmerksamkeitsstörung an und kann sich auf Dauer nicht mehr voll auf das konzentrieren, was man gerade tut.
Aufschieben belastet
Dabei geht es meist um unangenehme Arbeiten, z. B. Verwaltungsarbeiten, die man tage- oder wochenlang vor sich herschiebt. Irgendwann ist die „Deadline“ erreicht oder überschritten, und man muss unter Druck alles fertig machen. Hätte man sich rechtzeitig an die Arbeit gemacht, wäre es ohne Hektik gelaufen. Das „Aufschieben“ hat drei Ursachen: Man verschiebt Arbeiten, weil sie unangenehm sind, weil sie schwierig sind, weil sie nicht so dringend erscheinen („Das hat noch Zeit“).
Aufschieben belastet. Denn irgendwann fällt jedem ein, dass er etwas auf die lange Bank geschoben hat. Es kommt dann darauf an, den inneren Schweinehund zu überwinden. Es macht auf die Mitarbeiter einen guten Eindruck, wenn für den Chef Aufschieben die Ausnahme bleibt. Wer Arbeiten auf den letzten Drücker erledigt, riskiert sogar, dass etwas Eiliges dazwischenkommt, und der Abgabetermin nicht eingehalten werden kann.
Gründe, warum man etwas aufschiebt
1. Unangenehmes: Die Aufgabe ließe sich gleich erledigen, nach dem „Lustprinzip“ werden angenehme Arbeiten aber zuerst erledigt. Aufgaben sind nicht immer so unangenehm, wie man anfangs befürchtet hat, und wenn man sich gleich dranmacht, spürt man am Ende eine deutliche Erleichterung.
2. Zeitaufwendiges: Umfangreiche Aufgaben werden gerne auf später verschoben. Man packt gerne das an, was sich schnell erledigen lässt.
3. Arbeiten ohne Termin: Besteht für eine Tätigkeit kein Erledigungstermin, schiebt man sie gerne vor sich her. Verliert man den Termin aus den Augen, kann er sich zur „Zeitbombe“ entwickeln.
Zeitmanagement – Meinungen der Skeptiker und Kritiker
Wer permanent überlegt, wie er noch Zeit sparen kann, setzt sich selbst unter Druck und schafft Stress. Die Einteilung in Prioritäten kostet Zeit, so viel Zeit, dass im Ergebnis der Vorteil minimal ist. Und Prioritäten verschieben sich auch, was heute noch B ist, kann morgen schon A sein. Prioritäten müssen also immer wieder aktualisiert werden: Was für die Firma B-Prio ist, ist für den Kunden A-Prio, jeder sieht das anders. Bei der Planung von Arbeitszeiten mit einem Puffer steht dann nur die Termineinhaltung im Mittelpunkt statt des Arbeitsergebnisses. Effektiv arbeiten heißt, das Arbeitsergebnis in den Mittelpunkt zu rücken und nicht den Zeitaufwand dafür.
Mit Delegation lässt sich nur Zeit sparen, wenn man Mitarbeiter hat, an die man delegieren kann. Es gibt viele Einwände gegen Delegation: Bis man die Arbeit delegiert hat, hat man sie selbst erledigt („Es geht schneller, wenn ich es selber mache“). Durch Personalmangel lässt sich immer weniger delegieren und dort, wo es noch Personal gibt, akzeptiert der Mitarbeiter nicht, dass man ihm wieder eine Aufgabe aufs Auge drückt, er kann oder will nicht die Übernahme einer neuen Aufgabe annehmen, wenn er nicht woanders entlastet wird.
Problematisch ist es, wenn von einer Stelle ein Termin gesetzt wird mit einem „Eilt“-Vermerk, der so nicht stimmt. Es ist manchmal sogar sinnvoll, etwas zu verschieben, wenn dringendere Arbeiten dazwischenkommen. Zeitmanagement heißt auch, flexibel zu reagieren. Grundsätzlich gilt, dass alle im Team sich dem System des Zeitmanagements unterordnen müssen, wenn es gut laufen soll. Mitarbeiter müssen also sensibilisiert werden und die Methoden kennenlernen und akzeptieren. Das wiederum braucht Zeit und Geduld.
Der übervolle Schreibtisch
Trotz PC gibt es noch viel Papier auf dem Schreibtisch. Bei den historisch gewachsenen Stapeln von Papier bekommt man gelegentlich einen „Aufräumanfall“. Es vergeht nur kurze Zeit und schon beginnt der Stapel wieder zu wachsen. Was unbrauchbar ist, sollte gleich entsorgt werden, was später wichtig sein könnte, kommt in die Ablage. Übersicht vermeidet Sucharbeiten. Papierkram und schlechtes Ablagesystem sind große Zeitfresser. Sucharbeiten, auch im Computer, weil die Ablage nicht funktioniert, sind ein großer Zeitdieb. Auch unpräzise Kommunikation bei Anweisungen an Mitarbeiter führt oft zu Rückfragen und kostet Zeit.
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DELEGIEREN auf den Punkt gebracht
D: Durchforsten Sie Routinearbeiten, die delegierbar sind
E: Entscheiden Sie, an wen Sie was delegieren
L: Lernen Sie Mitarbeiter ein, Arbeiten zu übernehmen
E: Erklären Sie jeden Arbeitsschritt ganz genau
G: Geben Sie dem Mitarbeiter die volle Verantwortung
I: Informieren Sie sich nur über Ergebnisse
E: Erweitern Sie bei Erfolg die Delegationsbereiche
R: Rechnen Sie anfangs mit Rückfragen des Mitarbeiters
E: Erfassen Sie Schwachstellen und korrigieren Sie
N: Nehmen Sie stichprobenweise eine offene Kontrolle vor
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Bild: Rolf Leicher
