Der Artikel kompakt zusammengefasst
■ Damit jeder weiß, was er tun und lassen soll: Für betriebliche Abläufe ist eine Dokumentation der Arbeitsvorgaben unverzichtbar.
■ Checklisten sind ein gangbarer Weg, um Prozesse kontrollierbar zu machen. Wenn sie digital eingebunden sind.
■ Der Königsweg: eine digitale Lernplattform, die hauptsächlich selbst produzierte Videos beinhaltet. Zugeschnitten auf die Belange jedes einzelnen Betriebs.
In den letzten Jahren hat gefühlt für jeden der Stress im Büro oder auf der Baustelle zugenommen. Du kennst das Gefühl, wenn es mal wieder drunter und drüber geht und du genervt bist, weil nichts so richtig klappen will. In einigen Betrieben, in denen es besonders gut läuft, ist das oft anders. Diese haben eine Sache gemeinsam: Arbeitsvorgaben werden eingehalten und nicht nur dokumentiert.
Was hast du schon alles probiert, damit sich deine Mitarbeiter an die Prozesse, Verfahrensanweisungen, Kommunikationsabläufe und die Anwendung von digitalen Tools halten? Wie viele Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter hast du eingestellt und dir kurz vor Beginn der Tätigkeit in deinem Unternehmen gesagt: „Oha, da müssen wir mal schauen, wie wir ihn/sie schnellstmöglich zu einem produktiven Teammitglied machen …“?
Was dokumentiert ist, darf auch gefordert werden
Arbeitsvorgaben sind Anweisungen, die klar und verständlich vermitteln, was zu tun ist und wie es zu tun ist. Sie geben klare Richtlinien, an die sich alle halten sollen, damit die Arbeit effektiv und effizient erledigt werden kann. Außerdem helfen sie dabei, Fehler zu vermeiden und Unfälle zu verhindern. Klingt logisch.
Will jeder haben – und doch ist es wie die Suche nach dem heiligen Gral. Irgendwie befinden wir uns dauernd auf der Reise und sind gefühlt immer noch nicht am Ziel angekommen. Durch fehlende Dokumentation der Arbeitsvorgaben hat jeder im Unternehmen jederzeit das Recht, sich nur an die Vorgaben zu halten, die er oder sie kennt oder meint zu kennen.
Vom Qualitätsmanagement zu Checklisten
Vor über 30 Jahren haben wir damit angefangen, sogenannte Qualitätsmanagementsysteme (QM) in Unternehmen (von 3 bis 3000 Angestellte) einzuführen. Damals schon mit dem Ansatz, dass die Beschreibungen nicht durch externe Berater geschrieben werden können, sondern gemeinsam mit den Profis an ihren Arbeitsplätzen entstehen müssen. Danach kam eine lange Phase von … nix.
Die QM-Dokumentationen zu erstellen war wertvoll, doch hinterher hat sich keiner dran gehalten. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter mithilfe dieser Dokumente war – ich sage es höflich – mühselig. Dann kamen die Checklisten. Erst auf Papier, dann so vor fünf Jahren auch in digitaler Form. Schon besser und wirklich dazu geeignet, Prozesse kontrollierbarer und systematischer zu machen: Wenn sie gut organisiert und z. B. in eine digitale Projektmappe eingebunden sind.
Es ist Zeit für dein eigenes Videoportal
Lesen ist denken mit einem fremden Gehirn (das Zitat ist nicht von mir, sondern von Jorge Luis Borges – wer das ist, könnt ihr googeln). Jedenfalls: Glückwunsch! Du gehörst eindeutig zu einer seltener werdenden Spezies, denn du liest meine Kolumne in der SBZ. Aber im Ernst: Uns ist doch klar, dass das für viele Menschen längst nur noch nebensächlich ist. (Junge) Menschen konsumieren heute auf Youtube, Instagram oder Tiktok täglich mehr Videomaterial, als klassisch im Fernsehen. Es ist mehr als an der Zeit, zur Vermittlung von Fachinhalten über Text auf Video umzusteigen.
Bereits mehrfach erfolgreich umgesetzt habe ich Videoportale für Mitarbeiter. Stell dir das einfach wie einen gegliederten, strukturierten Youtube-Kanal vor, in dem du alle Arbeitsprozesse systematisch als Videos präsentierst. Diese Kanäle werden auf Lernplattformen aufgebaut und du kannst dafür sorgen, dass systematisch die Fachinhalte von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angeschaut werden. Wenn du dann am Ende einer „Lektion“ noch ein Quiz einfügst, kannst du den Lernerfolg in Teilen kontrollierbar machen. Der Nutzen für dein Unternehmen:
Ja, die Investition in eine Plattform (um die 800 Euro), deren Einrichtung mit einem externen Berater (um die 3000 Euro) sowie die eigene Zeit zu investieren klingt für viele Unternehmer erst einmal „zu teuer”. Ich kann dir aber versichern: Spätestens nach der zweiten Neueinstellung rechnet sich so ein Portal. Wenn dann endlich Fehler abgestellt werden und Prozesse so laufen, wie du sie schon immer gut gedacht und umgesetzt haben wolltest, spätestens dann ist das Portal unbezahlbar wertvoll für dich und dein Unternehmen.
Ein Tipp noch: Ziehe in Erwägung, dich bei der Einrichtung und Erstellung von Externen begleiten zu lassen. Bei der Auswahl des/der Externen sollte Erfahrung in der Prozessbeschreibung bei QM-Systemen in deinem Handwerkssegment vorhanden sein. Modelle, bei denen Externe (die sogenannten Coaches) gemeinsam mit dir die Gliederung für das Portal erarbeiten wollen, statt selbst bereits fertige Vorschläge und Bausteine mitzubringen. Die funktionieren selten und kosten dann tatsächlich viel Zeit und Geld.
Ein Videoportal für Arbeitsvorgaben nutzen
Noch bevor du mit einem Portal startest: Einfach mal ein Video zu einer Arbeitsanweisung aufnehmen (z. B. „So ordentlich hat ein Firmenfahrzeug am Abend auszusehen” oder „So füllst du den 15-Uhr-Tagesreport aus”) und über die firmeneigenen Kanäle verteilen. Das ist generell wichtig dafür:
Foto: Moortz
