Die Einführung der elektronischen Rechnung im Unternehmen stellt selbiges vor Herausforderungen, die nicht unterschätzt werden dürfen. Hintergrund ist der Beschluss des Gesetzgebers zur Einführung der elektronischen Rechnung im Rahmen des Wachstumschancengesetzes vom März 2024. Die elektronische Rechnung ist aber nur ein erster Schritt. Mit ihr soll der Weg für das voraussichtlich ab 2028 EU-weit zwingend vorgesehene Meldesystem für innergemeinschaftliche Umsätze im B2B-Bereich geebnet werden. Allerdings werden bereits Verschiebungen um einige Jahre in die Zukunft diskutiert.
Definition elektronischer Rechnungen
Mit der Einführung muss man sich auch mit neuen Begriffsdefinitionen auseinandersetzen. Ab 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Beginnen wir in umgekehrter Reihenfolge, da die sonstigen Rechnungen bereits bekannt sind. Darunter sind die immer seltener werdenden Papierrechnungen sowie Rechnungen in den elektronischen Formaten PDF, JPEG etc. zu verstehen. Eine PDF-Rechnung, die vom SHK-Handwerksunternehmen per E-Mail versendet wird, gilt somit ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
Doch was versteht man nun konkret unter einer elektronischen Rechnung? Eine elektronische Rechnung wird in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Datenformat im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt, empfangen, elektronisch verarbeitet und archiviert. Die oben genannten sonstigen Rechnungen erfüllen die Anforderungen an die Weiterverarbeitung nicht. Das strukturierte elektronische Datenformat muss also verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen.
Nutzbare Datenformate
Es stellt sich für das SHK-Handwerk deshalb die Frage, welche Formate die Anforderungen erfüllen. Hier ist beispielsweise die sogenannte XRechnung zu nennen. Selbige wird bereits im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern verwendet. Aber auch das animalisch anmutende hybride ZUGFeRD-Format, eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei, ist hier anzuführen. Zusätzlich können sich Aussteller und Empfänger von Rechnungen gemeinsam auf die Verwendung eines anderen strukturierten elektronischen Datenformats einigen. Das ist insbesondere für diejenigen Unternehmen interessant, die bereits einen vollautomatisierten Datenaustausch wie zum Beispiel im EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) nutzen.
Pflichten des Rechnungserstellers
Für bestimmte Umsätze besteht die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen. Im Falle eines Verstoßes liegt eine Ordnungswidrigkeit vor. Ferner kann der Leistungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen, da ihm keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Unternehmen des SHK-Handwerks müssen für Umsätze gegenüber einem im Inland ansässigen Unternehmer eine elektronische Rechnung ausstellen. Ein Leistungsempfänger gilt als im Inland ansässig, wenn er seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Inland hat. Wo es Regeln gibt, gibt es auch Ausnahmen: Nicht in jedem Fall ist die Ausstellung einer elektronischen Rechnung Pflicht. Denn sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro können nach wie vor als „sonstige Rechnungen“ übermittelt werden. Dies trifft ebenso auf diverse Rechnungen zu, deren Leistungen von der Umsatzsteuer befreit sind. Umsätze an private Endverbraucher, das heißt das B2C-Geschäft, und nicht-innerdeutsche B2B-Umsätze, sind nicht von der Pflicht zur elektronischen Rechnung betroffen. Das heißt, dass im SHK-Handwerk mit Geschäfts- und Privatkunden ein differenzierter Blick auf die Thematik zu richten ist.
Übergangsregelungen bis Ende 2027
Der Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung einer elektronischen Rechnung im B2B ist bereits ab 1. Januar 2025 im SHK-Handwerksunternehmen zu ermöglichen. Dies gilt, ohne vorher die Zustimmung des Rechnungsempfängers eingeholt zu haben. Das heißt, der zeitliche Engpass bei der Umsetzung liegt auf der Seite des Rechnungsempfangs im Unternehmen.
Ebenso gilt die Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung auch ab 1. Januar 2025. Da der Aufwand zur Umsetzung hoch ist, hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für die Rechnungsaussteller vorgesehen.
Das heißt, dass SHK-Handwerksunternehmen Papier- und PDF-Rechnungen noch bis Ende 2026 versenden dürfen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro, dürfen auch noch im Jahr 2027 die sonstigen Rechnungen erstellen und versenden. Hier ist nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich beziehungsweise einzuholen. Ebenso haben Unternehmen, deren Vorjahresumsatz die Summe von 800.000 Euro überschreitet und die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) Rechnungen übermitteln, die Möglichkeit, dies bis 2027 zu tun. Aber ab 2028 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung für alle inländischen Unternehmen im B2B.
Pflichten des Rechnungsempfängers
Betrachten wir den oben erwähnten zeitlichen Engpass, der beim Rechnungsempfänger liegt, näher. Alle Unternehmen müssen den Empfang von elektronischen Rechnungen gewährleisten, unabhängig davon, ob sie auf der Seite der Rechnungsstellung den Verpflichtungen gemäß der Tabelle mit den Übergangsregelungen unterliegen. Das heißt auch, dass diejenigen Unternehmen, die im B2C tätig sind, aber Lieferanten haben, die möglicherweise frühzeitig elektronische Rechnungen versenden, betroffen sind. Denn es gibt hier keine Notwendigkeit der Empfängerzustimmung wie bei der PDF-Rechnung. Dies trifft auch auf diejenigen SHK-Handwerksunternehmen zu, die nur Privatkunden bedienen.
Wahl des Übermittlungswegs
Der Gesetzgeber hat keine konkreten Anforderungen formuliert, wie der elektronische Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen auszusehen hat. Somit ist davon auszugehen, dass eine E-Mail-Adresse zum Rechnungsempfang, wie zum Beispiel rechnungen@beispielunternehmen.de, eine elektronische Schnittstelle zum Datenaustausch, ein Webservice wie beispielsweise Peppol oder eine Download-Möglichkeit über ein (Kunden-)Portal möglich sind. Mit einer besonderen E-Mail-Adresse wird auch dem Aspekt der Datensicherheit Rechnung getragen.
Anzeigen, verarbeiten und archivieren
Nach Übermittlung der elektronischen Rechnung bedarf es einer Zusatzsoftware, um die Rechnung ansehen und prüfen zu können. Ohne eine Software ist dies nicht möglich, da die Rechnungsdaten aus strukturierten Datensätzen bestehen und nur maschinenlesbar sind. Unter einer Zusatzsoftware versteht man in diesem Kontext ein Anzeigeprogramm, welches den Datensatz lesbar darstellt. Denn es liegt außer dem Datensatz keine bildgebende Datei mehr wie bislang vor.
Anschließend muss die elektronische Rechnung nach den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im bestehenden Format verarbeitet und archiviert werden. Es bedarf einer passenden Software, die die geforderte digitale Archivierung sicherstellt. Bezüglich der bestehenden Fristen zur Aufbewahrung von Rechnungen gibt es keine grundlegenden Änderungen. Von Bedeutung ist, dass die elektronische Rechnung im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Datenformat aufbewahrt werden und die Unveränderbarkeit beim Speichern sichergestellt werden muss.
Vorteile der Einführung
Der Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen bringt für ein SHK-Handwerksunternehmen Vorteile mit sich. Vor allem sind hier Kostenersparnisse beim Personal und eine schnellere Zustellung gegenüber dem Postversand anzuführen. Ferner können die Rechnungsdaten automatisiert übernommen werden. Damit sinkt die Fehlerquote und steigt die Datenqualität.
Praktische Umsetzung
Nachdem sich ein Unternehmen mit den neuen Regelungen vertraut gemacht hat, bedarf es eines Planes zur Einführung der elektronischen Rechnung. Es sind hierzu die notwendigen personellen Ressourcen sicherzustellen, der zeitliche Umfang zu bestimmen und eine Analyse des Ist- und Sollprozesses vorzunehmen. Ferner ist zu überlegen, ob und inwieweit ein IT-Dienstleister und der Steuerberater des SHK-Handwerksunternehmens eingebunden werden. Zusammengefasst bedeutet das, dass ein Projektmanagement benötigt wird, um effizient und zielorientiert agieren zu können. Dabei ist es von Bedeutung, unter anderem folgende Aspekte zu berücksichtigen:
Veränderung der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Durch die Umstellung auf die elektronische Rechnung besteht auch die Notwendigkeit, die Zusammenarbeit zwischen SHK-Handwerksunternehmen und Steuerberater weiterzuentwickeln. Mit der Einführung der elektronischen Rechnung können in Zukunft Belege direkt durch den Steuerberater in der Buchhaltung verarbeitet werden. Die Belege könnten dann zum Beispiel in einer Cloud abgelegt werden, sodass beidseitig ein unmittelbarer Zugriff erfolgen kann. Diverse buchhalterische Tätigkeiten können minimiert werden, wodurch Zeit und Kosten gespart werden können. Betriebswirtschaftliche Auswertungen lassen sich unmittelbar in Echtzeit durchführen, sodass der SHK-Unternehmer eine unmittelbare Entscheidungsgrundlage für Investitionen erhält.
Fördermittel und steuerliche Absetzbarkeit
Im Kontext der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnung stellt sich auch die Frage nach der Verfügbarkeit von Fördermitteln und nach der steuerlichen Absetzbarkeit. Fördermittelprogramme des Bundes und der Länder, die Klein- und mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützen sollen, besitzen das Potenzial, auch bei der Einführung der elektronischen Rechnung genutzt werden zu können. Üblicherweise sollten die Anträge gestellt werden, bevor mit der Umsetzung begonnen wird.
Die Möglichkeit zur sofortigen Abschreibung von Software und Computerhardware, wozu PC, Notebooks, Drucker, Scanner und Ähnliches gehören, ist möglich. Eine Abstimmung mit dem Steuerberater ist dem SHK-Handwerksunternehmen zu empfehlen.
Fazit
Zusammenfassend bleibt festzuhalten, dass die Einführung der elektronischen Rechnung keine triviale Aufgabe ist, sondern gut geplant werden muss. Dem Einführungsaufwand folgen vielfältige Vorteile, die im SHK-Handwerk bewusst ausgeschöpft werden sollten. Von großer Bedeutung dabei ist es, ein durchdachtes Projektmanagement als Zugpferd für die erfolgreiche Einführung der elektronischen Rechnung zu nutzen.
Autor
