Weniger Bürokratie, mehr Zeit für die eigentliche Arbeit – so erleichtern Apps den Arbeitsalltag im Handwerksbetrieb.
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So sieht der Handwerkeralltag oft noch aus: Ins Büro gehen, sich über den Terminplan am Whiteboard über derzeitige Aufträge informieren, alle notwendigen Informationen zur tagesaktuellen Arbeit aus dem Registerfach entnehmen, mit Kollegen abstimmen und sich dann mit dem benötigten Material auf den Weg zur Baustelle machen.
Mit mobiler Einsatzplanung und Auftragsabwicklung lassen sich die Abläufe deutlich vereinfachen. Wird über Smartphone oder Tablet kommuniziert und informiert, fallen zusätzliche Wege ins Büro weg und der Monteur kann seine Arbeit direkt auf der Baustelle starten und Verwaltungsaufgaben von dort anstoßen.
Bevor es jedoch soweit ist, gilt es die gesamte Auftragsabwicklung zu modernisieren, zu professionalisieren und mithilfe einer umfänglichen Branchensoftware zu digitalisieren. Mit einer Handwerkersoftware wie beispielsweise Streit V.1 organisieren und verwalten die Mitarbeitenden den gesamten Betrieb. Die Software bietet diese Module:
● Adressverwaltung
● Kalkulation
● Angebotserstellung
● digitaler Einkauf
● Lagerverwaltung
● Monteurplanung
● Rechnungsstellung
Ist das Büro digital gut aufgestellt, können passende Apps wie Monteur+ aus dem Hause Streit Datentechnik zur mobilen Auftragsabwicklung ergänzt werden. Bei der Einsatzplanung werden beispielweise die benötigten Mitarbeiter:innen pro Baustelle eingeteilt. Die App liefert an der Stelle zudem Informationen zum Einsatzort, zur Dauer des Arbeitseinsatzes und alle Informationen zur Baustelle inklusive des notwendigen Materials.
All diese Daten in einer Software zur Verfügung zu haben und dem gesamten Personal mit mobilen Endgeräte zur Verfügung zu stellen, verspricht eine immense Arbeitserleichterung. So lassen sich Prozesse verschlanken, Kommunikationswege vereinfachen, Fehler werden vermieden und Arbeitsabläufe werden effizienter.
Mit Handwerker-App effizienter arbeiten
Mussten Monteure ihre Arbeitsbelege, Materialbedarfe und Zeiterfassung bisher auf Papier festhalten, können diese nun mit der passenden App von unterwegs aus erfasst werden. Die Rückübertragung ins Büro findet automatisch statt und das manuelle Übertragen händisch erfasster Daten bleibt aus. So sparen sich die Handwerker nicht nur den zusätzlichen Weg ins Büro, sondern auch die Nachbearbeitung am Feierabend – da die Büroarbeit direkt, während der Arbeitszeit, quasi nebenbei erledigt wird. Gleichzeitig entfällt die manuelle Zettelwirtschaft, die durch Unleserlichkeit, Vergesslichkeit oder Falscheintragungen fehleranfällig und zeitaufwendig ist. Auch Übertragungsfehler von einer Excel-Liste in eine andere oder ein weiteres System erübrigen sich.
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Nicht nur die Büroarbeit vereinfacht sich, sondern auch die Arbeit vor Ort auf der Baustelle: Da Informationen zum Auftrag jederzeit einsehbar und bearbeitbar sind, kann zusätzlich benötigtes Material direkt vom Großhandel bestellt und verbautes Material sofort in der Materialliste des Auftrags verbucht werden. Material- und/oder Arbeitsbelege werden unverzüglich inklusive digitaler Unterschrift des Kunden beim Auftrag hinterlegt und es erfolgt eine direkte digitale Rechnungserstellung mit wenigen Klicks über das Büro.
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Auch Datenblätter oder Fotos können auf der Baustelle direkt eingesehen oder erstellt und beim Kunden oder Projekt archiviert werden. Zudem wissen die Monteure über die Kalenderfunktion über ihre nächsten Einsätze Bescheid und können so zum Beispiel ihre Wege optimieren. Wünscht sich das Personal dennoch abteilungsübergreifend eine Übersicht über alle Aufträge im Büro, hat auch das klassische Whiteboard ausgedient. Stattdessen setzen moderne Betriebe auf einen Monitor, der für alle zugänglich platziert wird. Auf diesem ist analog zu den Tablets und Smartphones der Firmenkalender ersichtlich – Änderungen, neue Aufträge, Bestelleingänge oder ähnliches werden in Echtzeit übertragen, sodass es keiner manuellen Eintragung mehr bedarf.
Eine Handwerkersoftware mit App optimiert somit nicht nur die Büroarbeit deutlich, sondern erleichtert auch die Arbeit vor Ort beim Kunden. Die App „Monteur+“ verfügt zudem noch über einen Online- und Offline-Betrieb, so werden alle örtlichen Eventualitäten erfüllt. Denn nicht selten kommt es vor, dass Baustellenarbeiten außerhalb von Internetverbindungen anfallen. Die im Offline-Betrieb getätigten Änderungen und Eintragungen, wie erfasster Materialbedarf oder Zeiten, werden bei bestehender Internetverbindung sofort wieder mit dem gesamten System synchronisiert.
Mehr Aufträge mit weniger Personal erledigen
Digitalisierung im Handwerk wird in Bezug auf den Fachkräftemangel immer entscheidender: Wenn durch einen geringeren bürokratischen Aufwand mehr Arbeitszeit für die Baustelle zur Verfügung steht, können Betriebe mehr Aufträge mit weniger Personal erledigen. Und gerade jüngere Handwerker wollen auf den Komfort mobiler Endgeräte nicht verzichten, da sie die Zeitersparnis meist aus ihrem Privatleben kennen.
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Den Kunden bringt ein digitalisierter Betrieb ebenfalls Vorteile: Ob digitale Unterschriften vor Ort, direkte Einsichten von Arbeitsständen per Tablet auf Baustellen oder unverzügliche und reibungslose Auftragsabwicklung und digitale Rechnungsstellung nach beendeter Arbeit – diese Transparenz erweckt nicht nur den Eindruck eines professionellen Betriebs, sondern steigert zudem die Kundenzufriedenheit und schafft Vertrauen, das im besten Fall zu Folgeaufträgen führt.
Fazit
Eine mobile Auftragsabwicklung basierend auf einer umfänglichen Handwerkersoftware erleichtert den Arbeitsalltag von Monteuren deutlich – sowohl bei ihren Bürotätigkeiten als auch beim Einsatz vor Ort beim Kunden. Neben den konkreten Arbeitserleichterungen erzielt sie aber auch positive Effekte in der Arbeitgeberattraktivität, beim Recruiting sowie beim professionellen Umgang mit den Kunden. So entsteht durch die Umstellung auf digitale und mobile Prozesse quasi eine Win-Win-Win-Situation: für den Arbeitgeber, für das Personal und für die Kundschaft. ■
Quelle: Streit Datentechnik / ml
