Der Artikel kompakt zusammengefasst
■ Ein Forschungsprojekt untersucht, wie sich der Beschaffungsprozess im Betrieb stärker digitalisieren und optimieren lässt.
■ Ausgangspunkt für die Betrachtung ist die Erfassung der aktuellen Situation, ergänzt um einen Anforderungskatalog für die Software.
■ Der neue digitale Warenkorb „wandert“ hin und her und beinhaltet unter anderem einen Schritt zur Prüfung der Bestellung.
■ Es gilt abzuwägen: Gewohnte Verhaltensmuster und die Scheu vor Neuem stehen Benutzerfreundlichkeit, digitaler Funktionalität und einer ansprechenden Oberfläche gegenüber.
■ Erkenntnis: Es ist unverzichtbar, für solche Entscheidungen die Abläufe im eigenen Betrieb genau zu durchleuchten und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf diesem Weg mitzunehmen.
Solche oder ähnliche Aussagen sind öfter zu hören: „Schon wieder was mit Digitalisierung!“ „Wann sind wir endlich durch mit dem Thema?“ „Ich kann das Wort ‚Digitalisierung‘ nicht mehr hören.“ Alles Sätze, die Ihnen als SHK-Handwerksunternehmer aus dem Berufsalltag bekannt vorkommen könnten, wenn Sie Digitalisierungsbeauftragter sind oder Kolleginnen und Kollegen über das Thema reden hören. Oder vielleicht ertappen Sie sich selbst dabei, wie Sie so etwas sagen. Wenn es um Digitalisierung in Unternehmen geht, trifft man oft auf Widerstand und wenig Begeisterung beim Personal.
Doch warum ist das so? In der Vergangenheit gescheiterte Vorhaben in diesem Bereich, eifrige neue Kollegen und Kolleginnen, die ihr Wissen aus dem Studium umsetzen wollen, oder die allgemein vorhandene Ablehnung für Veränderungen sind nur wenige Beispiele, die die Reaktionen begründen. Im Rahmen einer laufenden Untersuchung zum Thema Prozessoptimierung im Hinblick auf „Einkauf 4.0“ (hochgradig digitalisiert) wurden diese Anforderungen gestellt, um den bestehenden Beschaffungsprozess des SHK-Betriebs Wilhelm Theis GmbH in Bad Marienberg (Westerwald) zu digitalisieren und zu optimieren.
Prozess, Mensch und Software
Für jede Anpassung bzw. Implementierung einer neuen Technologie im Unternehmen müssen drei Faktoren analysiert und berücksichtigt werden: der Prozess, der Mensch und die Software. Im ersten Schritt der Untersuchung wurde der Ist-Zustand des Beschaffungsprozesses festgehalten. Dieser läuft zwar digital gestützt, allerdings werden einige Schritte manuell ausgeführt. So schreibt beispielsweise ein Projektleiter die Bedarfsanforderung händisch auf Papier, die Anforderung wird kopiert und im Lager manuell ohne IT-System geprüft, die Bestellung wird händisch in eine Maske der jetzigen Software am Rechner eingetippt und anschließend als generiertes PDF per Mail an den Lieferanten versandt. Diese Vorgehensweise beinhaltet unsachgemäße und eine nicht transparente Kommunikation.
Daraus resultiert das Risiko, Zeit zu verlieren, und zudem können dadurch zusätzliche Kosten entstehen. Auf Basis des Ist-Zustandes wurde mittels einer Analyse der Schwachstellen und Fehleranfälligkeiten ein möglicher zukünftiger Beschaffungsprozess entworfen. Hierbei ist jedoch die Anmerkung wichtig, dass sich der Entwurf nur auf einen Teil des Prozesses bezieht und nicht auf den gesamten Ablauf. Dies hängt mit dem vorgegebenen Umfang der Arbeit zusammen.
Diagramm für die Prozesskette
Der Entwurf des neuen Prozesses wurde grafisch dargestellt (Abbildung A). Die Darstellungsform ist eine „ereignisgesteuerte Prozesskette“ (EPK) mit den relevanten Bausteinen. Der bedeutendste Unterschied zum bisherigen Beschaffungsprozess ist der komplett digitale Ablauf. Entworfen wurde die Bedarfsanforderung als Warenkorb, der mit einer App oder der Software am Computer erstellt werden kann. Anschließend wird der er digital an die Software des Einkaufs übermittelt, um im Anschluss an das Lager weitergeschickt werden zu können. Dort findet die Prüfung ausschließlich am Rechner statt, da für dieses Vorhaben eine vollständige Bestandsaufnahme und Eingabe aller Lagerartikel in das System notwendig ist. Nach der Lagerprüfung wird der bearbeitete Warenkorb an den Einkauf zurückgesendet, und der Bestellprozess im Sinn startet. Die in der Grafik zu sehende Ausnahme befasst sich mit im Lager vorhandenen Teilmengen und der Lösung, dass im Warenkorb die Menge angegeben wird, die vom Lager genommen wird. Der unter dem letzten Baustein ins Leere gehende Kontrollfluss deutet den weiteren Prozess an.
Bild: Teschke et al.
Funktionen der Software mitbestimmt
Die Frage, die sich während des Vorhabens bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbietern aus der Abteilung Einkauf aufgetan hat, war, warum der Prozess überhaupt anders gemacht werden soll. Das ist der Beginn einer Ablehnung von Veränderungen. Begründet wird dies gerne mit einer Aussage wie: „Bislang hat das doch auch gut funktioniert.“ Diese Aussage ist im Regelfall korrekt, aber dennoch ist das Potenzial vorhanden, den Prozess effizienter zu machen. Nur weil etwas gut funktioniert, heißt das im Umkehrschluss nicht, dass es nicht noch besser gemacht werden kann. Nach Betrachtung des bisherigen Prozesses fällt sofort ins Auge, dass der Ablauf veraltet und nicht mehr zeitgemäß ist. Es sind Argumente wie zukünftige Wettbewerbsfähigkeit, Fachkräftemangel und effizienteres Arbeiten, die neue Vorgehensweisen attraktiv machen. Bis zu diesem Zeitpunkt war die ins Auge gefasste neue Software „Cathago“ gerade erst entwickelt, sodass eine Aufstellung angelegt wurde, wie welche Funktionen umgesetzt werden müssen, dass sie für den späteren Gebrauch einsatzfähig und nach Entwurf des zukünftigen Prozesses im Betrieb Theis umsetzbar ist. Zuletzt wurden die bisher verwendete und die potenziell neue Software Cathago gegenübergestellt und die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken analysiert. So wurde festgestellt, dass die bisherige Software Vorteile wie geringere Kosten und Akzeptanz im Unternehmen hat sowie offline nutzbar ist. Im Gegenzug bietet „Cathago“ Vorteile wie Benutzerfreundlichkeit, eine ansprechende Oberfläche und besonders die Erfüllung der Kriterien des „Einkaufs 4.0“. Dies betrifft die Unterkategorien Business-Intelligence, künstliche Intelligenz, Automatisierung und mobile Technologie. Besonders die Punkte künstliche Intelligenz und Automatisierung werden nach dem entworfenen Prozess noch von großer Bedeutung werden. Dies wird allerdings erst in Zukunft näher betrachtet. Die ermittelten Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken wurden zur Abwägung in einer Matrix übersichtlich dargestellt (Abbildung B).
Bild: Teschke et al.
Ziel: vollständig digitaler Beschaffungsprozess
Bislang kann festgehalten werden, dass, auch wenn die durch den neuen Prozess ausgelösten Veränderungen zunächst für Unruhe bei den Mitarbeiter*innen sorgen und gewisse Risiken damit behaftet sind, die sich bietenden Chancen die negativen Punkte in den Schatten stellen. Welche Chancen und Risiken der gesamte Bestellprozess bietet bzw. birgt, ist dabei allerdings noch gar nicht vollständig erkennbar. Dies soll jedoch eine fortlaufende Analyse herausfinden. Ziel des gesamten Vorhabens ist ein vollständig digitalisierter Beschaffungsprozess, der die Wettbewerbsfähigkeit stärkt, das Arbeiten erleichtert und dem Fachkräftemangel entgegenwirkt.
Doch der Prozess ist nur einer der eingangs erwähnten drei Faktoren. Da ein vollständig digitalisierter Beschaffungsprozess mit der aktuell eingesetzten Software nicht möglich ist, muss für diesen Faktor eine alternative Lösung gefunden werden. In Zeiten der Digitalisierung und weil Unternehmen sich bemühen, vollständig digital zu werden, ist dieser Weg unausweichlich. Das Start-up Cathago bietet das Potenzial, dieses Ziel zu erreichen, indem zukünftige Prozesse optimiert und standardisiert werden. Jedoch hat die Analyse gezeigt, dass der Entwurf bislang nicht wie gedacht abgebildet werden kann. Für den dritten Faktor Mensch sind besonders Schulungen von Bedeutung, damit sich Software und Prozess im Unternehmen etablieren können. Das erfordert ein intensives, positiv ausgerichtetes Abholen der Mitarbeiter durch die Geschäftsleitung. Denn nur wenn alle zusammen an solch einem Projekt arbeiten, kann das Vorhaben erfolgreich sein.
Quellen
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Fischer, Fabian (2020): Die Rolle des Company Builder in der Digitalen Transformation. In: Fortmann, Harald (Hrsg.): Digitalisierung im Mittelstand. Trends, Impulse und Herausforderungen der digitalen Transformation. 1. Auflage. Wiesbaden. Springer Gabler.
Gadatsch, Andreas (2020): Grundkurs Geschäftsprozess-Management. Analyse, Modellierung, Optimierung und Controlling von Prozessen. 9. Auflage. Wiesbaden. Springer Gabler.
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Liebetruth, Thomas (2020): Prozessmanagement in Einkauf und Logistik. Instrumente und Methoden für das Supply Chain Process Management. 2. Auflage. Wiesbaden. Springer Gabler.
Lundborg, Martin/Schrade, Lisa (2020): Förderungsmaßnahmen zur Digitalisierung des Mittelstandes. In: Fortmann, Harald (Hrsg.): Digitalisierung im Mittelstand. Trends, Impulse und Herausforderungen der digitalen Transformation. 1. Auflage. Wiesbaden. Springer Gabler.
PropTech Germany (2022): Online: https://proptechgermanyaward.de/. Abgerufen am: 10.10.2022.
Stöger, Roman (2018): Prozessmanagement. Kundennutzen, Produktivität, Agilität. 4. Auflage. Stuttgart. Schäffer-Poeschel.
Das ist Cathago
Alle Lieferanten in der Hosentasche: Cathago ist eine Software für die Beschaffung von Material, Werkzeug und Geräten. Die Baustelle greift mit einer mobilen App für Smartphones auf alle Lieferanten und Warengruppen mit wenigen Klicks zu, während der Einkauf stets den Überblick über alle Materialflüsse auf den Baustellen behält. Bei der Beschaffung werden Lieferanten der individuellen Handelsunternehmen in kürzester Zeit integriert. Durch stets aktuelle Preiskonditionen, Workflow-Management, Lieferkalender und den standardisierten, digitalen Lieferschein sowie die digitale Warenannahme wird der Bestellvorgang erheblich vereinfacht. Dabei ermöglicht die digitale Lösung eine papierlose Beschaffung von der Bedarfsmeldung und der Bestellung über den digitalen Lieferschein bis zur automatisierten Rechnungsprüfung. Alle Informationen und Dokumente werden in Echtzeit mit allen am Prozess Beteiligten geteilt. Cathago arbeitet mit großen Lieferanten zusammen.
www.cathago.de
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