Warum es sich lohnt, Baustellen-Apps und Co. zu nutzen

29.01.2024 | Druckvorschau

Dokumentations-Apps rationalisieren die Erfassung von Baustellenaktivitäten und das Management von Mängeln.

Baustellen-Apps dokumentieren Aktivitäten oder Mängel. Einige vereinfachen auch die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle und das Auftrags-Management.

Wer statt Digitalkamera, Bleistift und Papier eine Smartphone- oder Tablet-App für die Dokumentation von Baustellen, Tätigkeiten, Mängeln oder des Baufortschritts einsetzt, kann seinen Zeit- und Organisationsaufwand erheblich reduzieren.

Einige Apps sind auf Bautagebücher oder Bautagesberichte spezialisiert, andere unterstützen die Aufnahme und Nachverfolgung von Mängeln. Manche vereinfachen auch das Management von Aufträgen oder den Nachrichtenaustausch.

Keine App kann alles, deshalb hängt die Auswahl der richtigen Lösung davon ab, was man konkret braucht.

Vorteile von Apps und Messengern

● WhatsApp bis Memomeiste: Schneller und einfacher Austausch unter Kollegen, mit anderen Gewerken, dem Fachplaner oder Lieferanten und Kunden.

● Umfassende digitale Bauakte können leicht erstellt und geführt werden, wenn alle Beteiligten Zugang haben.

● Der Baufortschritt kann mit Bildern dokumentiert werden: Fotos, rechtssicher abgespeichert mit unveränderbarem Zeitstempel, überzeugen auch Gutachter.

Arbeitsabläufe optimieren

Die herkömmliche Erfassung des baulichen Zustands im Zusammenhang mit Installationsarbeiten, die Dokumentation von Baustellenaktivitäten und des Baufortschritts, von Schäden oder Mängeln ist zeitaufwendig. Auch das Führen von Bautagebüchern oder Bautagesberichten ist sehr arbeitsintensiv.

Vor-Ort-Daten müssen schriftlich notiert und anhand von Fotos dokumentiert werden. Die Dokumentationen und Berichte werden später im Büro mit Office-Programmen erstellt und per E-Mail, Fax oder Post an Projektbeteiligte verschickt. Kopien werden in Ordnern abgelegt und zu Erledigendes auf Wiedervorlage gelegt. All das generiert Mehraufwand. Mit speziellen Baudokumentations-Apps lassen sich Medienbrüche vermeiden und Arbeitsabläufe optimieren.

Nacharbeiten entfällt

Außerdem entfällt das umständliche Hantieren mit Notizblock, Bleistift und Digitalkamera. Stattdessen werden mit Smartphones oder Tablets und den entsprechenden Apps die Vor-Ort-Informationen per Text und Bild digital erfasst und sofort Projekten und Beteiligten zugeordnet. Das erübrigt das nachträgliche Eintippen, Sortieren, Verorten und Zuordnen manuell notierter Daten.

Eingabemasken mit strukturierten Abfragen und Textbausteinen beschleunigen die Erfassung und sorgen dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird. Da bei der Mängelverfolgung oder Bautagesbericht-Erstellung auch rechtliche Aspekte und Fristen zu beachten sind, unterstützt die Software auch das Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder die Fristenverfolgung.

Die mobil erfassten Baustellendaten werden von der App in den Büro-PC übertragen und dort verarbeitet.

Fotos kommentieren, bearbeiten und verorten

Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente einbinden, häufig auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Fotos können in einfacher Form bearbeitet (Größe, Ausschnitt ändern etc.) und mit Hinweispfeilen, Maßen und Bildkommentaren ergänzt werden.

Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können Fotos auch verortet werden, sodass man auf Anhieb weiß, was auf welcher Baustelle fotografiert wurde. Aus den erfassten Daten lassen sich Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder Mahnungen generieren und per E-Mail versenden.

Was leisten Baudokumentations-Apps?

Damit Abläufe, Bau- oder Montagearbeiten auf der Baustelle später nachvollzogen werden können, müssen wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten sowie die jeweiligen Bedingungen möglichst vor Ort dokumentiert werden.

Die verarbeiteten Baustellendaten werden in Form von Berichten an Betroffene und Projektpartner verteilt.

Erfasst werden
● Wetterdaten,
● anwesende (Sub-)Unternehmen,
● ausgeführte Arbeiten,
● Materialeingänge,
● Mängel,
● Behinderungen,
● Nachträge und Änderungen,
● Ergebnisse von Besprechungen,
● Prüfungen und Aufmaße,
● besondere Vorkommnisse,
● persönliche Notizen und anderes mehr.

Daraus entstehen digitale Baustellendokumentationen, die bei Störungen des Bauablaufs, bei strittigen Fragen, Nachtragsforderungen oder bei der Ursachenforschung für Baumängel oder Terminverzögerungen wichtige Hinweise liefern können.

Die Dokumentationen können auch als Nachweis bei der Rechnungsstellung oder als Grundlage für die Projektdokumentation herangezogen werden. Wird kontinuierlich dokumentiert, entsteht zugleich sukzessive eine digitale Informationsdatenbank, die für spätere Renovierungs-, Umbau- und Erweiterungsmaßnahmen oder die Bewirtschaftung wertvolle Informationen zu verwendeten Materialien, Produkten oder Planänderungen liefert.

Alles in der Cloud

Cloudbasierte Lösungen bieten zusätzlich die Möglichkeit, auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem plattform-, zeit- und ortsunabhängig zugänglichen Webserver abzulegen. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte können damit für sie relevante und freigegebene Berichte jederzeit online einsehen, sich über den aktuellen Projektstand informieren und eigene Informationen beisteuern.

Über eine Benutzer- und Rechteverwaltung kann der Administrator steuern, wer welche Anzeige-/Bearbeitungs- und Upload-/Downloadrechte erhält. Werden die Daten statistisch ausgewertet, können zudem wichtige Fragen beantwortet werden – bspw. zur Dauer einer Mängelbehebung, zur Mängelanfälligkeit von Bauteilen und Leistungen oder zur Zuverlässigkeit ausführender Subunternehmen, was die Qualität der Bauausführung steigern hilft und Entscheidungen bei künftigen Projekten vereinfacht. ■

Welche Baustellen-Apps es gibt und worauf man bei der Auswahl achten sollte, lesen Sie im ausführlichen Artikel „Schluss mit der Zettelwirtschaft“ mit Marktübersicht von Dipl.-Ing. Marian Behaneck in der SBZ 01-2024.

Lesen Sie auch:
Apps und Software für Handwerker und Planer